Belegfluss / Abrechnung von Pleo- & Barauslagen

Um einen reibungslose Erstattung der für Parasol getätigten Barauslagen zu ermöglichen, müssen folgende Regeln eingehalten werden:

Grundregeln

1. Keine Erstattung ohne Beleg. Daher bitte für alle Aufwendungen in jeglicher Betragsgröße immer einen Beleg fordern.
2. Belege bitte immer als PDF einreichen. Papierbelege also entweder via Scan-to-Mail oder einer entsprechenden Smartphone-App im PDF-Format digitalisieren.
3. Belege deren Ausstellungsdatum älter als 6 Wochen alt sind, werden nicht erstattet.
4. Beträge über fehlende Belege, die länger als 4 Wochen nicht eingereicht werden, werden entweder nicht erstattet oder vom Gehalt einbehalten.
5. Generell müssen alle Belege die gesetzlichen Rechnungsanforderungen erfüllen.
6. Belege über 250,-- Euro müssen mit dem vollständigen Rechnungsempfänger gekennzeichnet sein. Häufig muss man diese Rechnung /Beleg speziell anfragen (Ikea, Restaurants, Saturn,etc). Eine handschriftliche Ergänzung ist nicht gestattet.

Belegfluss

Mit der Einführung der Pleo-Firmenkreditkarten und des Dokumenten-Management-Systems hat sich die Auslagenabrechnung enorm vereinfacht!
Es gibt 2 Varianten für das Unternehmen Ausgaben zu tätigen:

1. Du hast eine Pleo-Firmenkreditkarte
2. Du tätigst Ausgaben mit deinem Geld und bekommst deine Auslage zurückerstattet

Einzelbelege

Für Taxi-, Tank- und Bewirtungsbelege wurden spezielle Einzelbelege vorangefertigt. Bitte diese Belege verwenden & die entsprechenden Felder ausfüllen. Alle weiteren Belege, die nicht DINA 4 groß sind, bitte auf einen Blankoblatt kleben.

Kundengeschenke

Müssen mit dem Namen des Kundengeschenk-Empfängers gekennzeichnet. Pro Jahr und Mitarbeiter dürfen maximal 35.- Euro abgerechnet werden.

Mitarbeitergeschenke

Müssen mit dem Namen des Beschenkten gekennzeichnet sein. Abgerechnet werden dürfen pro Person / pro Monat maximal 44.- Euro für besondere Anlässe. Der Anlass muss benannt werden (z.B. Geburt Kind oder Jubiläum..)

UNARTEN - Belege, die nicht erstattet werden[edit | edit source]

1. Lokale Coffee-Shops. Wir haben eine ausgezeichnete Kaffeemaschine. Belege z.B. der Kaffee-Piraten über Kaffee, Tee, etc. werden daher nicht erstattet.
2. Eigenbelege als Ersatzbeleg oder handgeschriebenen Quittungen können leider nicht erstattet werden.

Auszahlung eines Vorschüssen

Vorschüsse erhalten Projektmanager (größtenteils aus dem Film Departement) vom Frontdesk in Berlin oder Düsseldorf.

Beträge größer 300.- Euro müssen mind. 48 Stunden vorher angemeldet werden.

Erstattungsvorgang für in Vorlage gegangene Beträge

Die ausgefüllten Barauslagen gemäß der Vordrucke dem Front Office vorlegen.

Dort erhaltet ihr bei kleineren Beträgen nach Möglichkeit die Auslagen sofort erstattet. Andernfalls wird Euch der Betrag sehr kurzfristig von der Buchhaltung überwiesen.

Wann erfolgt die Auszahlung in bar / wann wird überwiesen?

• Beträge bis 150.- Euro können in bar am Frontdesk abgerechnet werden.
• Beträge größer als 150.- Euro bitte bei der Buchhaltung zur Überweisung einreichen. (Überweisung kann bis zu 5 Werktage in Anspruch nehmen)

Belege außerhalb der Anforderungen

Kosten/Belege die die o.g. Angaben nicht erfüllen, müssen vor Einreichung von mvSchrötter oder sDruschel freigegeben werden.

Abrechnungsvorlagen

siehe: [-> Dokumentenvorlagen]

oder Schnellzugriff hier: zu den Google Drive Vorlagen