Jahreswechsel

Regelung Jahreswechsel

Ziel:

Eine buchhalterisch korrekte Jahresabgrenzung ohne Abgrenzungsdifferenzen.

Grundsatz:

Alle Rechnungen (Eingangs- & Ausgangsrechnungen) müssen in dem Jahr datiert sein, indem die LEISTUNG erbracht wird. Das gilt für unsere Leistungen sowie für Lieferanten-Leistungen (freie Mitarbeiter / andere Lieferanten)

Handlungsanweisung:

Ausgangsrechnungen:

Leistungen von Parasol Island müssen bis zum Jahresende abgerechnet werden. Dies in Form von einer Endabrechnung, bzw. wenn das Projekt noch über den Jahreswechsel hinaus läuft, in Form einer Teilschlussrechnung. In beiden Fällen muss das RG-Datum im Jahr vor dem jahreswechel und die Leistungserbringung (Start & Ende) ebenfalls im Jahr vor dem Jahreswechsel definiert sein. Dies muss zum Jahreswechsel oder unmittelbar danach (rückwirkend) erfolgen.

Eingangsrechnungen:

Rechnungen von Lieferanten und freien Mitarbeitern für Leistungen in 2017 müssen bis spätestens Mitte Januar mit einem Rechnungsdatum rückwirkend im Dezember (zB. 31.12.YYYY) bei uns eingegangen sein.

—> Bitte informiert Eure FMAs/Lieferanten rechtzeitig darüber!

Beispiele /FAQ:

• Ich habe Projekte, bei denen der Leistungszeitraum in 2019 beginnt und erst in 2020 endet.
  In diesem Fall stellt Ihr eine Teilschlussrechnung über die erbrachten Leistungen in 2019. Im beschreibenden Text der Rechnung bitte den Zusatz "Teilabrechnung für die erbrachten Leistungen in 2019" aufführen. —> Bitte stimmt Euch hierzu auch rechtzeitig mit Eurem Kunden ab.
• Ich habe mit meinem Kunden monatliche Retainer-Projekte, die in der Regel erst im Folgemonat abgerechnet werden.
  In diesem Fall ist die Rechnung bis spätestens 20.01.2020 an den Kunden zu stellen. Das Rechnungsdatum und die Leistungserbringungsdaten hierbei auf das Jahr 2017 setzen (z.B. 31.12.2017)
• Ein von mir beauftragter FMA / Lieferant stellt in der Regel erst im Folgemonat seine Rechnung.
  In diesem Fall kann die Rechnung auch erst im Januar (bis 13.01.2018) vom FMA gestellt werden. Wichtig ist auch hier, dass das Rechnungsdatum auf das Jahr 2017 zurückdatiert ist (z.B. 31.12.2017) —> Bitte informiert Eure FMAs/Lieferanten rechtzeitig darüber!

SONDERFÄLLE, oder "Und jetzt the crazy shit":

• 1. Mein Kunde kann mir über Projekte aus 2017 aus organisatorischen Gründen relevante Rechnungsinformationen (Auftragnummer, etc.) nicht rechtzeitig bis zum 20.01.2018 geben.
  Das sollte unbedingt vermieden werden, sobald Ihr soetwas befürchtet bitte eindringlich auf den Kunden einwirken. Ausnahmen sind nur nach zuvor erfolgter Abstimmung/Freigabe (bis zum 13.01.2018) mit Jo Kammer und der Geschäftsführung möglich.
• 2. Mein FMA / Lieferant schafft es aus eigenen organisatorischen Gründen nicht die Rechnung rechtzeitig (zum 13.01.2018) über seine Leistungen aus dem Vorjahr 2017 zu stellen.
  Das sollte unbedingt vermieden werden, sobald Ihr soetwas befürchtet bitte eindringlich auf den FMA / Lieferant einwirken. Ausnahmen sind nur nach zuvor erfolgter Abstimmung/Freigabe (bis zum 13.01.2018) mit Jo Kammer und der Geschäftsführung möglich.
• 3. Mein Kunde möchte, dass ich ein Projekt erst in 2018 berechne, obwohl der Leistungszeitraum in 2017 beginnt und in 2017 endet.
  Diese Anfragen sind nicht ungewöhnlich, bitte in diesem Fall rechtzeitig Rücksprache mit Jo Kammer und der Geschäftsführung halten.
• 4. Mein Kunde möchte, dass ich ein Projekt bereits in 2017 berechne, obwohl der Leistungszeitraum in 2017 beginnt und erst in 2018 endet.
  Diese Anfragen sind nicht ungewöhnlich, bitte in diesem Fall rechtzeitig Rücksprache mit Jo Kammer und der Geschäftsführung halten.
• 5. Mein Kunde möchte, dass ich ein Projekt bereits in 2017 berechne, obwohl der Leistungszeitraum erst in 2018 beginnt.
  Diese Anfragen sind nicht ungewöhnlich, bitte in diesem Fall rechtzeitig Rücksprache mit Jo Kammer und der Geschäftsführung halten.
• 6. Mein Kunde möchte, dass ich ein Projekt erst in 2018 berechne, obwohl der Leistungszeitraum komplett in 2017 liegt.
  Diese Anfragen sind nicht ungewöhnlich, bitte in diesem Fall rechtzeitig Rücksprache mit Jo Kammer und der Geschäftsführung halten.
• 7. Mein Kunde möchte, dass ich einen pauschalen Betrag in 2017 berechne, deren Leistungen jedoch erst in 2018 über evt. mehrere Projekte erbracht werden sollen.
  Diese Anfragen sind nicht ungewöhnlich, bitte in diesem Fall rechtzeitig Rücksprache mit Jo Kammer und der Geschäftsführung halten.

Sonderfälle bitte unbedingt auch hier eintragen: https://docs.google.com/a/parasol-island.com/spreadsheets/d/1GrZNFBZf8HZ8jKbBhE0cT6wbukoYnukywGqb1jk7VQ8/edit?usp=sharing