Pleo - Virtuelle und physische Kreditkarte und Barauslagen Management

Warum Pleo Kreditkarten

Mit dem Pleo Kreditkartensystem ermöglichen wir Mitarbeitern eine sichere, einfache und transparente Möglichkeit für das Unternehmen und Projekte Ausgaben zu tätigen.

Mit den PLEO Kreditkarten möchten wir flexibel und einfach diese Ausgaben verwalten.

Was wollen wir damit erreichen?

Unser Anspruch ist es, Ausgaben schnell und sofort mit Belegen (schneller Belegfluss sorgt für bessere Belegqualität) und den entsprechenden Projekten (eindeutige Projektzuweisung) zu versehen. Wir möchten den Aufwand, eine Ausgabe für das Unternehmen zu tätigen und buchhaltungskonform zu dokumentieren maximal vereinfachen.

Abhängigkeiten

Pleo Webservice / Pleo Smartphone App

Deine Pleo Kreditkarte verwaltest du online über https://app.pleo.io, oder in der Pleo Smartphone App.

Parasol Island Google Mail Account

Der Zugang zum Pleo Webservice oder zur Pleo Smartphone App erfolgt über den Parasol Island Google Mail Account

Agentursoftware

Ausgaben mit einer Pleo-Kreditkarte werden immer einem entsprechenden Projekt aus der Agentursoftware zugewiesen

Bargeldautomat

Mit einer Pleo Plastik-Kredikarte kann bei Geldautomaten Bargeld abgehoben werden (max. 400,- EUR)

Vorgehen / Anwendung

Was sind Pleo Kreditkarten?

Pleo ist ein virtuelles Prepaid-Kreditkartensystem.
Jeder Nutzer besitzt zunächst eine sogenannte "virtuelle Kreditkarte", die für Einkäufe genutzt werden kann bei der man keine physische Kreditkarte benötigt (zB für reine Online-Einkäufe).
Bei Bedarf kann zusätzlich eine physische Kreditkarte vergeben werden. Diese bekommst du von Jo.

Erste Anmeldung

Nachdem Jo Dich als User in Pleo angelegt hat, bekommst Du von Pleo eine eMail, in der Du aufgefordert wirst, Dich in Pleo als User anzumelden. Verwende dafür am Besten Deinen Google-Mail-Account und ein Passwort. Diesen Login benötigst du auch später für die Pleo Smartphone App und trägst ihn daher am Besten in 1Password ein.
Danach kannst du Dich mit deinem Parasol Google Account einloggen.

Aktivierung deiner Pleo-Kreditkarte

Unter “My Cards / Virtual Card / Unlock” wirst Du aufgefordert eine für Deine Kreditkarte 4-Stellige persönliche Passcode (PIN-Nummer) zu setzen. Mit dieser “Entsperrst“ Du Deine Kreditkarte und bekommst Zugriff auf Nummer, Ablaufdatum und CVV Code.
Jede Karte ist mit einem Limit gesetzt, sollte dieses für Deinen Einsatzzweck nicht ausreichen, wende Dich zur Anpassung Deines Limits bitte einfach an Jo.

Deine Ausgaben

Jede einzelne Ausgabe wird im Pleo-System automatisch erfasst.
Das Einzige, was jetzt von Dir gemacht werden muss, ist:

Beleg hinzufügen
Projekt auswählen und der Ausgabe zuweisen

Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten

Ausgaben und Belegerfassung

Ich habe mit meiner Pleo Kreditkarte ein Ausgabe getätigt und möchte diese nun richtig erfassen.

Deine Ausgaben werden dir unter “Expenses” angezeigt. Mit Klick auf die Ausgabe siehst Du die Details, kannst den elektronischen Beleg (PDF, jpeg, png) der Ausgabe hinzufügen und unter “Projekt” die Kostenstelle auswählen.
Einen Beleg bekommst du entweder per eMail (PDF) oder du bekommst ihn ausgehändigt.
Den ausgehändigten Beleg kannst du entweder einscannen oder mit der Pleo Smartphone App fotografieren und direkt dem Bezahlvorgang zuordnen.
Erfasse dies bitte bis spätestens zwei Wochen nach Deiner Auslage, Kostenstelle und der Beleg sind die Grundlage für die Abrechnung!
Wir empfehlen dir, den Originalbeleg sicherheitshalber 6 Wochen aufzuheben. Danach kannst du ihn entsorgen.

Ich habe mit meiner Pleo Kreditkarte ein Ausgabe getätigt, welche mehreren Projekten zugewiesen werden soll.

Gehören zu einer Zahlung mehrere Projekte oder Kostenstellen, wähle unter Projekte bitte "_mehrere Projekte Kostenstellen" an und füge die Projekte mit einer entsprechenden Betragsverteilung als Notiz/Note hinzu.

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Besonderheiten

Bewirtungsbelege

Ich habe meinen Kunden zum Essen eingeladen und mit der Pleo-Kreditkarte bezahlt. Wie erfasse ich dies in Pleo? Muss ich wie bei Barauslagen unser Bewirtungsbeleg-Formular ausfüllen?

Achte bitte darauf, dass du vom Gastronom immer einen ordentlichen Bewirtungsbeleg bekommst.Auf einem ordentlichen Bewirtungsbeleg sind bereits freie Felder zum Ausfüllen der notwendigen Angaben vorhanden.

* Ein ordentlicher Bewirtungsbeleg bis 250,- EUR inkl. Umsatzsteuer beinhaltet:

Vollständiger Name und Anschrift des Gastwirtes (z.B. Seifen Horst, Neusser Str. 125, 40219 Düsseldorf)
Rechnungsdatum
Genaue Aufschlüsselung und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke (der Vermerk „Speisen und Getränke“ ist unzulässig).
Preise der einzelnen Gerichte und Getränke (der Gesamtbetrag aller Speisen als Pauschale allein ist nicht ausreichend, allerdings genügt der Bruttobetrag mit Angabe der gültigen Steuersätze).
Bitte auf dem Bewirtungsbeleg handschriftlich alle Teilnehmer und den Anlass aufführen.
Jetzt kannst du den Bewirtungsbeleg einscannen oder fotografieren und in Pleo zuweisen. (Angabe der Kostenstelle / des Projektes bitte nicht vergessen)

Du musst keine weiteren Formulare ausfüllen!
Wir empfehlen dir, den Originalbeleg sicherheitshalber 6 Wochen aufzuheben. Danach kannst du ihn entsorgen.

* Ein ordentlicher Bewirtungsbeleg ab 250,- EUR inkl. Umsatzsteuer beinhaltet:

Vollständiger Name und Anschrift des Gastwirtes (z.B. Seifen Horst, Neusser Str. 125, 40219 Düsseldorf)
Steuer- oder Umsatzsteuernummer des Gastwirtes
Fortlaufende Rechnungsnummer
Bei einer Bewirtung über 250,-- EUR Brutto: Vollständiger Name des Rechnungsempfängers (Parasol Island GmbH, Neusser Str. 125, 40219 Düsseldorf) In diesem Fall ggf. eine gesonderte Rechnung ausstellen lassen. (Diese Angabe kann nicht handschriftlich ergänzt werden.)
Rechnungsdatum
Genaue Aufschlüsselung und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke (der Vermerk „Speisen und Getränke“ ist also unzulässig).
Preise der einzelnen Gerichte und Getränke (der Gesamtbetrag aller Speisen als Pauschale allein ist nicht ausreichend).
Bezifferung des Nettobetrags, des angewendeten Steuersatzes und des Umsatzsteuersatzes.
TRINKGELDER bitte handschriftlich auf dem Beleg ergänzen!
Als Gastgeber bitte den Originalbeleg unterschreiben
Anlass: Meeting und Kundenbewirtung reicht als Anlass nicht aus (zu allgemein) Projektabnahme KST..... oder Neukundenquise...Name des potentiellen Kunden ggf. KST hingegen sind ausreichend
Bitte auf dem Bewirtungsbeleg handschriftlich alle Teilnehmer aufführen.
Jetzt kannst du den Bewirtungsbeleg einscannen oder fotografieren und in Pleo zuweisen. (Angabe der Kostenstelle / des Projektes bitte nicht vergessen)

Du musst keine weiteren Formulare ausfüllen!
Wir empfehlen dir, den Originalbeleg sicherheitshalber 6 Wochen aufzuheben. Danach kannst du ihn entsorgen.

Ich habe meinen Kunden zum Essen eingeladen und mit der Pleo-Kreditkarte bezahlt. Ich habe vom Gastronom nur eine Quittung, allerdings keine ordentlichen Bewirtungsbeleg bekommen. Was mache ich nun?

In diesem Fall verwendest du bitte unser Bewirtungsbeleg-Formular, füllst dieses entsprechend aus und klebst die Quittung auf das Formular.
Jetzt scannst oder fotografierst du das Dokument und lädst es wie gewohnt bei Pleo hoch. (Angabe der Kostenstelle / des Projektes bitte nicht vergessen)
Wir empfehlen dir, den Originalbeleg sicherheitshalber 6 Wochen aufzuheben. Danach kannst du ihn entsorgen.

Bargeldabhebung an einem Geldautomaten

Ich habe mit meiner Plastik-Kreditkarte Bargeld am Geldautomaten gezogen. Was muss ich nun tun?

Mit einer Pleo Plastik-Kreditkarte kann in einem Vorgang bis zu 400,-€ bar abgehoben werden.
Bitte hier in Pleo den Beleg vom Bar-Automaten abfotografieren und als Beleg in Pleo hochladen
Die Bar-Ausgaben dann bitte "normal" wie eine Barauslage abrechnen - In diesem Fall wird der Betrag der Bar-Abhebung wie ein Vorschuss behandelt

Taxifahren
Ich habe eine Taxifahrt mit der Pleo-Kreditkarte bezahlt. Wie gehe ich nun vor?

Achte bitte darauf, dass der Taxifahrer dir eine ordentliche Quittung ausstellt. Die Quittung muss beinhalten:

Betreiber des Taxiunternehmens
Datum
Abfahrtsort und Ziel der Fahrt (ggf. selber von Hand ausfüllen)
Fahrgäste (ggf. selber von Hand ausfüllen)
Bruttobetrag
Mehrwertsteuersatz (in der Regel 7%)
Unterschrift vom Fahrer

Jetzt scannst oder fotografierst du das Dokument und lädst es wie gewohnt bei Pleo hoch. (Angabe der Kostenstelle / des Projektes bitte nicht vergessen)
Wir empfehlen dir, den Originalbeleg sicherheitshalber 6 Wochen aufzuheben. Danach kannst du ihn entsorgen.

Tanken
Ich habe eines unserer Parasol Firmenfahrzeuge betankt und mit der Pleo-Kreditkarte bezahlt.

Die Tankquittung bitte vor dem scannen oder abfotografieren mit dem KFZ-Kennzeichen versehen. Eine Notiz in Pleo reicht in diesem Fall nicht aus.
Beleg dann in Pleo hochladen (Angabe der Kostenstelle / des Projektes bitte nicht vergessen)

Ich habe ein Mietfahrzeug betankt und mit der Pleo-Kreditkarte bezahlt.

Die Tankquittung bitte vor dem scannen oder abfotografieren mit dem KFZ-Kennzeichen versehen. Eine Notiz in Pleo reicht in diesem Fall nicht aus.
Beleg dann in Pleo hochladen (Angabe der Kostenstelle / des Projektes bitte nicht vergessen)

Ich habe mein privates Fahrzeug für einen geschäftlichen Anlass genutzt und betankt und mit der Pleo-Kreditkarte bezahlt.

Die Nutzung des privaten Fahrzeugs für geschäftliche Anlässe kann nur über die Kilometergeldabrechnung erfolgen.
Daher vermeide bitte in Zukunft in diesem Fall eine Zahlung per Pleo-Kreditkarte
Solltest du dennoch versehentlich die Pleo-Kreditkarte hierfür genutzt haben, so wird der Betrag als Vorschuss behandelt und muss zurückbezahlt werden. In diesem Fall bitte die Buchhaltung per eMail informieren und die eMail als PDF in der Pleo-Ausgabe hinzufügen.