Pleo - Virtuelle und physische Kreditkarte und Barauslagen Management

Warum Pleo Kreditkarten

Mit dem Pleo Kreditkartensystem ermöglichen wir Mitarbeitern eine sichere, einfache und transparente Möglichkeit für das Unternehmen und Projekte Ausgaben zu tätigen.

Mit den PLEO Kreditkarten möchten wir flexibel und einfach diese Ausgaben verwalten.

Auslegung / Sinn | Was wollen wir damit erreichen?

Unser Anspruch ist es, Ausgaben schnell und sofort mit Belegen (schneller Belegfluss sorgt für bessere Belegqualität) und den entsprechenden Projekten (eindeutige Projektzuweisung) zu versehen.

Wir möchten den Aufwand, eine Ausgabe für das Unternehmen zu tätigen und buchhaltungskonform zu dokumentieren maximal vereinfachen.

Abhängigkeiten

Pleo Webservice / Pleo Smartphone App

Deine Pleo Kreditkarte verwaltest du online über https://app.pleo.io, oder in der Pleo Smartphone App.

Parasol Island Google Mail Account

Der Zugang zum Pleo Webservice oder zur Pleo Smartphone App erfolgt über den Parasol Island Google Mail Account

Agentursoftware

Ausgaben mit einer Pleo-Kreditkarte werden immer einem entsprechenden Projekt aus der Agentursoftware zugewiesen

Bargeldautomat

Mit einer Pleo Plastik-Kredikarte kann bei Geldautomaten Bargeld abgehoben werden (max. 400,- EUR)

Vorgehen / Anwendung

Was sind Pleo Kreditkarten?

Pleo ist ein virtuelles Prepaid-Kreditkartensystem.
Jeder Nutzer besitzt zunächst eine sogenannte "virtuelle Kreditkarte", die für Einkäufe genutzt werden kann bei der man keine physische Kreditkarte benötigt (zB für reine Online-Einkäufe).
Bei Bedarf kann zusätzlich eine physische Kreditkarte vergeben werden. Diese bekommst du von Jo.

Erste Anmeldung

Nachdem Jo Dich als User in Pleo angelegt hat, bekommst Du von Pleo eine eMail, in der Du aufgefordert wirst, Dich in Pleo als User anzumelden. Verwende dafür am Besten Deinen Google-Mail-Account und ein Passwort. Diesen Login benötigst du auch später für die Pleo Smartphone App und trägst ihn daher am Besten in 1Password ein.
Danach kannst du Dich mit deinem Parasol Google Account einloggen.

Aktivierung deiner Pleo-Kreditkarte

Unter “My Cards / Virtual Card / Unlock” wirst Du aufgefordert eine für Deine Kreditkarte 4-Stellige persönliche Passcode (PIN-Nummer) zu setzen. Mit dieser “Entsperrst“ Du Deine Kreditkarte und bekommst Zugriff auf Nummer, Ablaufdatum und CVV Code.
Jede Karte ist mit einem Limit gesetzt, sollte dieses für Deinen Einsatzzweck nicht ausreichen, wende Dich zur Anpassung Deines Limits bitte einfach an Jo.

Deine Ausgaben

Jede einzelne Ausgabe wird im Pleo-System automatisch erfasst.
Das Einzige, was jetzt von Dir gemacht werden muss, ist:

Beleg hinzufügen
Projekt auswählen und der Ausgabe zuweisen

Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten

Ausgaben und Belegerfassung

Ich habe mit meiner Pleo Kreditkarte ein Ausgabe getätigt und möchte diese nun richtig erfassen.

Deine Ausgaben werden dir unter “Expenses” angezeigt. Mit Klick auf die Ausgabe siehst Du die Details, kannst den elektronischen Beleg (PDF, jpeg, png) der Ausgabe hinzufügen und unter “Projekt” die Kostenstelle auswählen.
Beides erfasse bitte bis spätestens zwei Wochen nach Deiner Auslage, Kostenstelle und der Beleg sind die Grundlage für die Abrechnung!

Ich habe mit meiner Pleo Kreditkarte ein Ausgabe getätigt, welche mehreren Projekten zugewiesen werden soll.

Gehören zu einer Zahlung mehrere Projekte oder Kostenstellen, wähle unter Projekte bitte "_mehrere Projekte Kostenstellen" an und füge die Projekte mit einer entsprechenden Betragsverteilung als Notiz/Note hinzu.

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Besonderheiten

Ich habe meinen Kunden zum Essen eingeladen und mit der Pleo-Kreditkarte bezahlt. Wie erfasse ich dies in Pleo? Muss ich wie bei Barauslagen unser Bewirtungsbeleg-Formular ausfüllen?

Achte bitte darauf, dass du vom Gastronom einen ordentlichen Bewirtungsbeleg bekommst.
Ein ordentlicher Bewirtungsbeleg beinhaltet:

Vollständiger Name und Anschrift des Gastwirtes (z.B. Seifen Horst, Neusser Str. 125, 40219 Düsseldorf)
Steuer- oder Umsatzsteuernummer des Gastwirtes
Fortlaufende Rechnungsnummer
Bei einer Bewirtung über 250,-- EUR Brutto: Vollständiger Name des Rechnungsempfängers (Parasol Island GmbH, Neusser Str. 125, 40219 Düsseldorf) In diesem Fall ggf. eine gesonderte Rechnung ausstellen lassen. (Diese Angabe kann nicht handschriftlich ergänzt werden.)
Rechnungsdatum
Genaue Aufschlüsselung und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke (der Vermerk „Speisen und Getränke“ ist also unzulässig).
Preise der einzelnen Gerichte und Getränke (der Gesamtbetrag aller Speisen als Pauschale allein ist nicht ausreichend).
Bezifferung des Nettobetrags, des angewendeten Steuersatzes und des Umsatzsteuersatzes.
TRINKGELDER bitte handschriftlich auf dem Beleg ergänzen!
Originalbeleg unterschreiben

Anlass:Meeting und Kundenbewirtung reicht als Anlass nicht aus (zu allgemein) Projektabnahme KST..... oder Neukundenquise...Name des potentiellen Kunden ggf. KST hingegen sind ausreichend

Im Falle von Bewirtungsbelegen, etc. bitte zusätzlich auch das Google Drive Vorlage ausfüllen und in Pleo mit hochladen
WICHTIG! Im Falle von Bewirtungsbelegen, bitte diese zusätzlich auch als Original in der Buchhaltung einreichen

Ihr habt über eine Plastik-Kreditkarte Bargeld am Geldautomaten gezogen?

Mit einer Pleo Plastik-Kreditkarte kann in einem Vorgang bis zu 400,-€ bar abgehoben werden.
Bitte hier in Pleo den Beleg vom Bar-Automaten abfotografieren und als Beleg in Pleo hochladen
Die Bar-Ausgaben dann bitte "normal" wie eine Barauslage abrechnen - In diesem Fall wird der Betrag der Bar-Abhebung wie ein Vorschuss behandelt

Pleo Smartphone-App

Ihr seid unterwegs und nutzt Eure Pleo Kreditkarte? Dann ist die Pleo-Smartphone App wirklich zu empfehlen!

Sie unterstützt Euch unter anderem bei der Belegerfassung von Ausgaben, die Ihr zB mit einer physischen Pleo “Plastikkarte” tätigt. Pleo App starten, Ausgabe anwählen, Projekt hinzufügen, Notitzen hinzufügen, Beleg abfotografieren - fertig!

Achtung, für die Anmeldung in der Pleo-Amartphone-App bitte Euren bei der Registrierung angelegte Login (Benutzername&Passwort verwenden! (hier funktioniert leider der Google-Login nicht)

Wollt ihr trotzdem Euren Google Login benutzen?

Um den Google Login in iOS Apps auf eurem iPhone oder iPad nutzen zu können benötigt ihr zuvor die Google Device Policy App. So bald diese installiert und synchronisiert ist klappt es auch mit dem Login in der App.

In der Einführungsphase

In der Einführungsphase der Pleo Kreditkarten bitte unbedingt nach wie vor noch alle Belege in Papierform beibringen!