Warum "Google Shared Drives"

Mit Google Drive ermöglichen wir die sichere, flexible und transparente Dateiablage für alle Projekte.

Auslegung / Sinn

Mit "Google Meine Ablage" / "My Drive" auf "Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen" haben wir einen weiteren Schritt in Richtung

Zukunftssicherheit
Transparenz
Datensicherheit
Datenhoheit

vorgenommen.
Vor allem das Thema Datenhoheit hat uns davon überzeugt den Wechsel auf "Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen" vorzunehmen, da die alte Lösung technisch instabil und die Datei-Ownership personenbezogen behandelte.
Im Gegensatz zu "Meine Ablage" gehören die Dateien in geteilten Ablagen nicht einer einzelnen Person, sondern dem gesamten Team. Auch wenn jemand das Team verlässt, bleiben die Dateien am selben Speicherort und können von den anderen Mitgliedern weiterhin gemeinsam bearbeitet werden

Abhängigkeiten

Google Shared Drives Berechtigungen auf das Projekt-Verzeichnis und deren Ordner werden sinnvollerweise über die Agentursoftware durch Hinzufügen von Team-Mitgliedern erteilt.
(Bei ANM & FLM nur für Owner und Supervisoren)
Alternativ und in Ausnahmefällen auch direkt vom Projektowner in "Google Shared Drives" (aber nur von diesem, da nur der Projektowner auch ADMIN Rechte für sein Projekt in "Google Shared Drives" besitzt)
Alternativ kann man jedoch auf Dateiebene weitere Personen in Google Shared Drive hinzufügen und mit individuellen Rechten versehen.

Nutzungsbeschreibung

Allgemein:
Google hat Best Practices und Tipps zusammengestellt, wie geteilte Ablagen optimal genutzt werden.

und hier ein nettes Video über die Vorteile der Google Suite.

Alle operativen Kundenprojekte aus der Agentursoftware in "Google Shared Drives" automatisch angelegt. Dies in der Euch bekannten Struktur und Berechtigung.

In einer Übergangsphase von 6 Wochen werden beide Google Drive Lösungen aktiv sein (Also die Neue und die Alte).
Für die vollständige Migration brauchen wir Eure Hilfe:
Sobald Euer Projekt neu in "Google Shared Drives" angelegt wurde, bitte auch ab sofort nur noch diesen nutzen!
Bei bereits laufenden Projekten in denen bereits Projektdaten im alten Drive angelegt wurden, sollen nun sukzessive die Daten in den neuen Drive Projektordner verschoben werden.

Neues Projekt anlegen

Wenn ein neues Projekt in der Agentursoftware angelegt wird, wird ab sofort automatisch mit einer kleinen Zeitverzögerung von ca. 2-3 Min auch ein Projekt-Ordner im Google Shared drives erstellt.

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Individuelle Ordner-Struktur pro Department

Jedes Department hat eine individuelle Projekt-Unter-Ordner-Struktur.

Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, wird automatisch die Freigabe und Berechtigung vergeben.
Zusätzlich bleibt immer noch die Möglichkeit Berechtigungen manuell auf Dateiebene im Google Drive zu ändern.

Rechtevererbung und individuelle Rechteeinstellungen - Achtung!

Bitte beachtet, dass die Rechte (Freigaben) in Google Drive vererbt werden. Alle User, die einen Schreib-&Lesezugriff auf den Projekt-Ordner haben, bekommen automatisch die gleichen Rechte für die Dokumente und Ordner, die Ihr dort neu anlegt!

07 Stornierte und abgeschlossene Projekte

Stornierte und abgeschlossene Projekte werden in Google Shared Drives "ausgeblendet" und können von Dir in der Sektion oben rechts: "Ausgeblendete geteilte Ablagen" aufgerufen werden.

Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten

Anwendungsbeispiele Fragen und Antworten findest du hier im Parasol OS / Assist