Themenfeld / Zielsetzung

Mit der Nutzung von Google Drive ermöglichen wir eine sichere Projekt-Datenablage welche für jedes Projekt-Team-Mitglied verfügbar ist. Egal ob er sich dabei in einem unserer Offices befindet oder Remote.
Mit "Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen" haben alle Projekt-Team-Mitglieder die Möglichkeit immer und von überall auf wichtige Daten eines Projektes zuzugreifen und mit anderen zu teilen.

Auslegung / Sinn

Durch den Wechsel von "Google Meine Ablage" / "My Drive" auf "Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen" haben wir einen weiteren Schritt in Richtung

Zukunftssicherheit
Transparenz
Datensicherheit
Datenhoheit

vorgenommen.
Vor allem das Thema Datenhoheit hat uns davon überzeugt den Wechsel auf "Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen" vorzunehmen, da die alte Lösung technisch instabil und die Datei-Ownership personenbezogen behandelte.
Im Gegensatz zu "Meine Ablage" gehören die Dateien in geteilten Ablagen nicht einer einzelnen Person, sondern dem gesamten Team. Auch wenn jemand das Team verlässt, bleiben die Dateien am selben Speicherort und können von den anderen Mitgliedern weiterhin gemeinsam bearbeitet werden

Abhängigkeiten

Google Shared Drives Berechtigungen auf das Projekt-Verzeichnis und deren Ordner werden sinnvollerweise über die Agentursoftware durch Hinzufügen von Team-Mitgliedern erteilt.
(Bei ANM & FLM nur für Owner und Supervisoren)
Alternativ und in Ausnahmefällen auch direkt vom Projektowner in "Google Shared Drives" (aber nur von diesem, da nur der Projektowner auch ADMIN Rechte für sein Projekt in "Google Shared Drives" besitzt)
Alternativ kann man jedoch auf Dateiebene weitere Personen in Google Shared Drive hinzufügen und mit individuellen Rechten versehen.

Nutzungsbeschreibung

Allgemein:
Google hat Best Practices und Tipps zusammengestellt, wie geteilte Ablagen optimal genutzt werden.

und hier ein nettes Video über die Vorteile der Google Suite.

Alle operativen Kundenprojekte aus der Agentursoftware in "Google Shared Drives" automatisch angelegt. Dies in der Euch bekannten Struktur und Berechtigung.

In einer Übergangsphase von 6 Wochen werden beide Google Drive Lösungen aktiv sein (Also die Neue und die Alte).
Für die vollständige Migration brauchen wir Eure Hilfe:
Sobald Euer Projekt neu in "Google Shared Drives" angelegt wurde, bitte auch ab sofort nur noch diesen nutzen!
Bei bereits laufenden Projekten in denen bereits Projektdaten im alten Drive angelegt wurden, sollen nun sukzessive die Daten in den neuen Drive Projektordner verschoben werden.

Neues Projekt anlegen

Wenn ein neues Projekt in der Agentursoftware angelegt wird, wird ab sofort automatisch mit einer kleinen Zeitverzögerung von ca. 2-3 Min auch ein Projekt-Ordner im Google Shared drives erstellt.

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Individuelle Ordner-Struktur pro Department

Jedes Department hat eine individuelle Projekt-Unter-Ordner-Struktur.

Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, werden automatisch die Rechte vergeben.
Zusätzlich bleibt immer noch die Möglichkeit Berechtigungen manuell auf Dateiebne im Google Drive zu ändern.

Rechtevererbung und individuelle Rechteeinstellungen - Achtung!

Bitte beachtet, dass die Rechte (Freigaben) in Google Drive vererbt werden. Alle User, die einen Schreib-&Lesezugriff auf den Projekt-Ordner haben, bekommen automatisch die gleichen Rechte für die Dokumente und Ordner, die Ihr dort neu anlegt!

Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten

01 Ordner und Dokumente mit Kunden teilen

Ich möchte Ordner und Dokumente mit dem Kunden teilen, austauschen und gemeinsam bearbeiten. Dabei ist es auch aus Kundensicht wichtig, dass nur ein kleiner Kreis an Parasol-Mitarbeitern darauf Zugriff haben.
Lösung:
Für solche Fälle bietet es sich an in "Google Shared drives" projektübergreifende Kundenordner anzulegen und diesen Ordner nur einem begrenzten Personenkreis freizuschalten und mit individuellen Rechten zu versehen (nur lesen, lesen und schreiben,..).

02 Dateien mit einem erweiterten Personenkreis teilen

Manchmal muss ich bestimmte Dateien mit einem erweiterten Personenkreis teilen. Dabei dürfen diese jedoch nicht Projekt-Teammitglieder sein. Das können zB. Ansprechpartner auf Kundenseite oder freie Mitarbeiter sein.
Lösung:
In diesem Fall kannst du ganz einfach in den Freigabeeinstellungen des jeweiligen Dokuments weitere Personen freischalten und mit individuellen Rechten versehen (nur lesen, lesen und schreiben,..).

03 Projekt-Unterordner mit Kunden teilen

Ich möchte mit meinem Kunden auf Projektebene einen Ordner nutzen um dort gemeinsam Daten auszutauschen. Dort legt mein Kunde Assets und andere Materialien für uns ab, die wir für das Projekt verwenden müssen.
Lösung:
Auf direkter Projektebene ist es in "Google Shared drives" nicht möglich einen Ordner mit gesonderten Freigabeeinstellungen anzulegen. Hier bietet sich an, wie im Szenario 01 bereits beschrieben einen gesonderten Kundenordner zu nutzen. Hier bietet es sich an, im Unterverzeichnis Projektordner anzulegen und diesen für den Austausch bestimmter Daten zu nutzen.

04 Google Shared drives Projekte sortieren

Als HeadOf / Teamlead (aber auch als normales Team-Mitglied) bin ich bei sehr vielen Projekten beteiligt (in der Supervision). Das führt dazu, dass mein "Google Shared drives" innerhalb kürzester Zeit sehr viele Projekte in der Ablage aufführt und es für mich unübersichtlich geworden ist.
Mit der bisherigen Lösung konnte ich meine Projekte entsprechend organisieren, indem ich zB nur meine eigenen Projekte in “meine Ablage” geschoben oder sie als Favoriten markiert habe.
Lösung:
“Google Shared drives” arbeitet hier nach einem grundsätzlich anderen Prinzip.
“Google Shared drives” lässt es leider nicht zu Projekt-Ordner zu markieren oder zu verschieben. Du kannst allerdings Unterordner eines Projekte markieren.
Aber eine sehr gute und einfache Lösung wäre es hier mit den Browser-Bookmaks zu arbeiten: Du legst einen Shared Drive - Ordner in deine Lesezeichenleiste und legst dazu die jeweiligen Unterordner an. Deine Projekte kannst du nun hier als Bookmarks verwalten. Wenn du eines der Projekt in einen anderen Folder verschieben willst, kannst du dies auch ganz einfach in der Lesezeichenleiste via Drag&Drop machen.
(siehe beispielhafte Abbildung unten)

05 Dateien verschieben und löschen

Als normales Team-Mitglied kann ich zwar meine Dateien hochladen und andere Dateien lesen. Allerdings kann ich diese nicht mehr weiter verwalten, wie zB in einen anderen Ordner zu verschieben oder gar zu löschen (fall ich mich mal vertan habe)
Lösung:
Vielen Dank für diesen Input. Wir haben daraufhin die Rechtevergabe in "Google Shared drives" noch einmal überdacht und wie folgt geändert:
Die Rollen sind nun:

Projektverantwortlicher: Admin, erlaubt den Nutzer den Shared Drive Projektordner zu administrieren (Ordner und Mitglieder ändern, Dateien permanent löschen, etc.)
Projektsupervisoren & Teammitglieder: Organizer, erlaubt den Nutzer innerhalb eines Projektes Dokumente zu verschieben und in den Papierkorb zu legen

06 Projekte nach Projektstatus in Google Drive sortieren

Die meisten Producer im Animation-Department haben ihre Projekte zwecks besserer Übersichtlichkeit in der Google Drive Ablage entsprechend nach Projektstatus in jeweilige übergeordnete Ordner sortiert:

Ordner	Beschreibung
01_Bidding	für alle Projekte die in der Angebotsphase sind
02_Active	für alle Projekte die gerade laufen
03_Lost	für Projekte die wir nicht beauftragt bekommen haben
04_Archive	für Projekte die kürzlich abgeschlossen wurden

Lösung:
“Google Shared drives” arbeitet hier nach einem grundsätzlich anderen Prinzip.
Aber eine sehr gute und einfache Lösung wäre es hier mit den Browser-Bookmaks zu arbeiten:
Du legst einen Shared Drive - Ordner in deine Lesezeichenleiste und legst dazu die jeweiligen Unterordner an. Deine Projekte kannst du nun hier als Bookmarks verwalten. Wenn du eines der Projekt in einen anderen Folder verschieben willst, kannst du dies auch ganz einfach in der Lesezeichenleiste via Drag&Drop machen.
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07 Stornierte und abgeschlossene Projekte

Ich habe ein Projekt storniert oder abgeschlossen. Was passiert mit mit meinem Projekt in "Google Shared drives"?
Lösung:
Zur Zeit nichts. Dein Projekt bleibt in der Liste deine "Google Shared Dives". In Kürze werden diese Projekte jedoch "ausgeblendet" und können von Dir in der Sektion oben rechts: "Ausgeblendete geteilte Ablagen" wieder aufgerufen werden.