Vorwort

Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder die Möglichkeit immer und von überall auf wichtige Daten eines Projektes zuzugreifen und mit anderen zu teilen.
Wir möchten Euch bitten alle Projekt-Daten unbedingt im entsprechenden Projekt-Ordner auf GoogleDrive abzulegen.

Alles Wichtige steht in der folgenden Anleitung:

Viel Spaß!

NEU: Google Shared Drives (Geteilte Ablagen)

Geteilte Ablagen sind gemeinsam nutzbare Bereiche, in denen Teams ihre Dateien speichern und orts- sowie geräteunabhängig darauf zugreifen können.

Im Gegensatz zu "Meine Ablage" gehören die Dateien in geteilten Ablagen nicht einer einzelnen Person, sondern dem gesamten Team. Auch wenn jemand das Team verlässt, bleiben die Dateien am selben Speicherort und können von den anderen Mitgliedern weiterhin gemeinsam bearbeitet werden.

Google hat Best Practices und Tipps zusammengestellt, wie geteilte Ablagen optimal genutzt werden.

und hier ein nettes Video über die Vorteile der Google Suite.

NEU: Information an alle für die Einführung von Google Shared drives (Geteilte Ablagen)

Google Shared drives (Geteilte Ablagen)!
Ab sofort werden die operativen Projekte aus der Agentursoftware in Google Shared Drives angelegt. Dies in der Euch bekannten Struktur und Berechtigung.

In einer Übergangsphase von 6 Wochen werden beide Google Drive Lösungen aktiv sein (Also die Neue und die Alte).
< Für die vollständige Migration brauchen wir Eure Hilfe:
Sobald Euer Projekt neu in Google Shared Drives angelegt wurde, bitte auch ab sofort nur noch diesen nutzen!
Bei bereits laufenden Projekten in denen bereits Projektdaten im alten Drive angelegt wurden, werden wir nun sukzessive die Daten in den neuen Drive Projektordner verschieben.

Neues Projekt anlegen

Wenn ein neues Projekt in der Agentursoftware angelegt wird, wird ab sofort automatisch mit einer kleinen Zeitverzögerung von ca. 2-3 Min auch ein Projekt-Ordner im Google Shared drives erstellt.
Dieser Ordner wird je nach Auswahl der Projektbeteiligten im Google Shared drives angelegt und freigegeben (Dazu versendet Google Drive eine entsprechende eMail).
Bitte beim Anlegen des Projekts darauf achten, dass alle Personen die Zugriff erhalten sollen auch in den Projekt-Basisdaten ausgewählt sind.

Wo finde ich meinen Projekt Ordner

Die Projektordner findest du im Google Drive unter „Shared drives“ ("Geteilte Ablagen")

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Welcher Speicherort wird wann benutzt?

Bitte benutze ab sofort den Projektordner im Google Drive für das Daily Business
Ordner werden nur noch in Google Drive verwendet.
Alle anderen Dateien je nach Department werden wie gewohnt auf dem Fileserver oder in Shotgun abgelegt.
Nach Bedarf könnt Ihr aber entscheiden, ob Ihr auch andere Daten via GoogleDrive ablegen und "teilen" wollt. Dies ist vor allem dann zu empfehlen, wenn einige Team-Mitglieder von Ausserhalb am Projekt arbeiten.

Individuelle Ordner-Struktur pro Department

Jedes Department hat eine individuelle Projekt-Unter-Ordner-Struktur.
Ab sofort sind IMMER alle Projekt-Ordner auch mit der jeweiligen Projektnummer versehen

Ihr habt darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit weitere Ordner in Google Drive anzulegen und individuel erweitert freizugeben!

Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, werden automatisch die Rechte vergeben.
Zusätzlich bleibt immer noch die Möglichkeit Berechtigungen manuell im Google Drive zu ändern.
User, die auf die Projektdaten in Google Drive keinen Zugriff mehr haben sollen müssen in Google Drive manuell entfernt werden.

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Rechtevererbung und individuelle Rechteeinstellungen - Achtung!

Bitte beachtet, dass die Rechte (Freigaben) in Google Drive vererbt werden. Alle User, die einen Schreib-&Lesezugriff auf den Projekt-Ordner haben, bekommen automatisch die gleichen Rechte für die Dokumente und Ordner, die Ihr dort neu anlegt!
Wenn Ihr Eure Kunden über die Freigabe (Rechts-Klick auf Ordner oder Datei "Freigeben/Share") einen Zugriff auf bestimmte Ordner oder Dateien geben wollt, so ist es aus Sicherheitsgründen zu empfehlen, daß Ihr die Personen als User hinzufügt (Angabe der eMail-Adresse).

Die "Link zum Freigeben"-Funktion (mit einer Link-URL) ist öffentlich, die URL kann also an jeden X-Beliebigen weitergeleitet werden. Das solltet Ihr also nach Möglichkeit aus Sicherheitsgründen vermeiden!
Individuelle Freigabeeinstellungen könnt Ihr durch den Link "Erweitert" (unten rechts) aufrufen und vornehmen.

Individuelle Freigabeeinstellungen lassen begrentzen Zugriff auf Dokumente für bestimmte Personen zu. "X" schleisst den User aus der Freigabe / Benutzung aus.

Anwendungsbeispiele Fragen & Antworten

01 Ordner und Dokumente mit Kunden teilen

Ich möchte Ordner und Dokumente mit dem Kunden teilen, austauschen und gemeinsam bearbeiten. Dabei ist es auch aus Kundensicht wichtig, dass nur ein kleiner Kreis an Parasol-Mitarbeitern darauf Zugriff haben. Lösung: Für solche Fälle bietet es sich an in "Google Shared drives" projektübergreifende Kundenordner anzulegen und diesen Ordner nur einem begrenzten Personenkreis freizuschalten und mit individuellen Rechten zu versehen (nur lesen, lesen und schreiben,..).