Pleo - Virtuelle und physische Kreditkarte und Barauslagen Management

Einführung Pleo

Wir wollen, daß Ihr schnell flexibel und einfach Ausgaben für die Firma tätigen könnt. Zur Vergütung dieser Ausgaben kommen in Frage:

persönliche Auslage der Kosten in Bar
Barvorschuß
Bestellung auf Rechnung
und die Nutzung einer Kreditkarte

Da ein Großteil unserer Ausgaben online getätigt wird, wollen wir mit der Einführung von Pleo die Nutzung von Kreditkarten für Euch vereinfachen.

(Siehe auch Artikel vereinfachter Softwarekauf)

Pleo ist eine virtuelles Kreditkartensystem, welches bei uns alle physisch ausgestellten Kreditkarten ersetzen wird. Pleo wird bis Ende Juni 2019 alle “alten” Kreditkarten ablösen.

Die Pleo Kreditkarten sind “virtuell”, haben also alles, was eine Kreditkarte braucht. Ihr könnt mit dieser alle Online Ausgaben tätigen und Abonnements abschließen.

Sofern eine Plastikkarte eingesetzt werden muss (Bsp. Filmdrehs im Ausland), so kann mit Pleo auch kurzfristig eine Plastikkarte ausgestellt werden. Hierfür wird eine blanko Plastikkarte mit dem persönlichen Pleo Account des Karteninhabers “gepaired” und nach dem Einsatzzeitraum und nach erfolgter Beleg-Abrechnung wieder entkoppelt.

Karteninhaber

In jedem Team existiert mindestens eine Pleo Kreditkarte:

PM Interactive:
Luisa Vohrer

Producer Animation:
Philippe Stalla

Producer Film:
Kim Düsselberg, Dana Moegeltoender, Christoph Wallmeyer, Dirk Moritz

Office Management:
Mila Mardan, Daria Dumbrava, Sevasti Giannitsi, Dana Peppmüller

Buchhaltung:
Susanne Asbeck

Another Slang:
Ferry Mohr

IT:
Peter Norenkemper

Sofern Du regelmäßig mit Deinem Team Ausgaben für die Firma tätigst, für die eine virtuelle Pleo Kreditkarte in Frage kommt, wende dich zur Ausstellung Deiner Kreditkarte bitte an Moritz.
Benötigst Du temporär für eine Geschäftsreise, einen Dreh, etc. auf der Du Auslagen von mindestens 500 EUR tätigst, eine physische Plastik-Kreditkarte, wende Dich bitte an Moritz.

Vorgehen / Anwendung

Nachdem wir Dich als User in Pleo angelegt haben, bekommst Du von Pleo eine eMail, in der Du aufgefordert wirst, Dich in Pleo als User anzumelden. Verwende dafür am Besten Deinen Google-Account.

Unter “My Cards / Virtual Card / Unlock” wirst Du aufgefordert eine für Deine Kreditkarte 4-Stellige persönliche Passcode (PIN-Nummer) zu setzen. Mit dieser “Entsperrst“ Du Deine Kreditkarte und bekommst Zugriff auf Nummer, Ablaufdatum und CVV Code.
Jede Karte ist mit einem Limit gesetzt, sollte dieses für Deinen Einsatzzweck nicht ausreichen, wende Dich zur Anpassung Deines Limits bitte einfach an Moritz.

Ausgaben und Belegerfassung

Deine Ausgaben werden dir unter “Expenses” angezeigt. Die Anzeige erfolgt bis auf wenige Ausnahmen in Echtzeit. Mit Klick auf die Ausgabe siehst Du die Details, kannst den elektronischen Beleg (PDF, jpeg, png) der Ausgabe hinzufügen und unter “Projekt” die Kostenstelle auswählen. Beides erfasse bitte bis spätestens zwei Wochen nach Deiner Auslage, Kostenstelle und der Beleg sind die Grundlage für die Abrechnung deine Auslage!

Gehören zu einer Zahlung mehrere Projekte oder Kostenstellen, wähle unter Projekte bitte "_mehrere Projekte Kostenstellen" an und füge die Projekte mit einer entsprechenden Betragsverteilung als Notiz/Note hinzu.

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That’s it;)

Special bei Bewirtungsbelege, etc.:

Deine Pleo Kreditkarte verwaltest du online über https://app.pleo.io.
Bitte bei ALLEN Ausgaben dort einen Beleg hochladen und das Projekt benennen!
Im Falle von Bewirtungsbelegen, etc. bitte zusätzlich auch das Google Drive Vorlage ausfüllen und in Pleo mit hochladen
WICHTIG! Im Falle von Bewirtungsbelegen, bitte diese zusätzlich auch als Original in der Buchhaltung einreichen

Ihr habt über eine Plastik-Kreditkarte Bargeld am Geldautomaten gezogen?

Mit einer Pleo Plastik-Kreditkarte kann in einem Vorgang bis zu 400,-€ bar abgehoben werden.
Bitte hier in Pleo den Beleg vom Bar-Automaten abfotografieren und als Beleg in Pleo hochladen
Die Bar-Ausgaben dann bitte "normal" wie eine Barauslage abrechnen - In diesem Fall wird der Betrag der Bar-Abhebung wie ein Vorschuss behandelt

Pleo Smartphone-App

Ihr seid unterwegs und nutzt Eure Pleo Kreditkarte? Dann ist die Pleo-Smartphone App wirklich zu empfehlen!

Sie unterstützt Euch unter anderem bei der Belegerfassung von Ausgaben, die Ihr zB mit einer physischen Pleo “Plastikkarte” tätigt. Pleo App starten, Ausgabe anwählen, Projekt hinzufügen, Notitzen hinzufügen, Beleg abfotografieren - fertig!

Achtung, für die Anmeldung in der Pleo-Amartphone-App bitte Euren bei der Registrierung angelegte Login (Benutzername&Passwort verwenden! (hier funktioniert leider der Google-Login nicht)

Wollt ihr trotzdem Euren Google Login benutzen?

Um den Google Login in iOS Apps auf eurem iPhone oder iPad nutzen zu können benötigt ihr zuvor die Google Device Policy App. So bald diese installiert und synchronisiert ist klappt es auch mit dem Login in der App.

In der Einführungsphase

In der Einführungsphase der Pleo Kreditkarten bitte unbedingt nach wie vor noch alle Belege in Papierform beibringen!