Pleo - Virtuelle und physische Kreditkarte und Barauslagen Management

Einführung Pleo

Wir wollen, daß Ihr schnell flexibel und einfach Ausgaben für die Firma tätigen könnt. Zur Vergütung dieser Ausgaben kommen in Frage:

persönliche Auslage der Kosten in Bar
Barvorschuß
Bestellung auf Rechnung
und die Nutzung einer Kreditkarte

Da ein Großteil unserer Ausgaben online getätigt wird, wollen wir mit der Einführung von Pleo die Nutzung von Kreditkarten für Euch vereinfachen.

(Siehe auch Artikel vereinfachter Softwarekauf)

Pleo ist eine virtuelles Kreditkartensystem, welches bei uns alle physisch ausgestellten Kreditkarten ersetzen wird. Pleo wird bis Ende Juni 2019 alle “alten” Kreditkarten ablösen.

Die Pleo Kreditkarten sind “virtuell”, haben also alles, was eine Kreditkarte braucht. Ihr könnt mit dieser alle Online Ausgaben tätigen und Abonnements abschließen.

Sofern eine Plastikkarte eingesetzt werden muss (Bsp. Filmdrehs im Ausland), so kann mit Pleo auch kurzfristig eine Plastikkarte ausgestellt werden. Hierfür wird eine blanko Plastikkarte mit dem persönlichen Pleo Account des Karteninhabers “gepaired” und nach dem Einsatzzeitraum und nach erfolgter Beleg-Abrechnung wieder entkoppelt.

Karteninhaber

In jedem Team existiert mindestens eine Pleo Kreditkarte:

PM Interactive:
Luisa Vohrer

Producer Animation:
Philippe Stalla

Producer Film:
Kim Düsselberg, Dana Moegeltoender, Christoph Wallmeyer, Dirk Moritz

Office Management:
Mila Mardan, Daria Dumbrava

Buchhaltung:
Susanne Asbeck

Another Slang:
Ferry Mohr

IT:
Peter Norenkemper

Sofern Du regelmäßig mit Deinem Team Ausgaben für die Firma tätigst, für die eine virtuelle Pleo Kreditkarte in Frage kommt, wende dich zur Ausstellung Deiner Kreditkarte bitte an Moritz.
Benötigst Du temporär für eine Geschäftsreise, einen Dreh, etc. auf der Du Auslagen von mindestens 500 EUR tätigst, eine physische Plastik-Kreditkarte, wende Dich bitte an Moritz.

Vorgehen / Anwendung

Nachdem wir Dich als User in Pleo angelegt haben, bekommst Du von Pleo eine eMail, in der Du aufgefordert wirst, Dich in Pleo als User anzumelden. Verwende dafür am Besten Deinen Google-Account.

Unter “My Cards / Virtual Card / Unlock” wirst Du aufgefordert eine für Deine Kreditkarte 4-Stellige persönliche Passcode (PIN-Nummer) zu setzen. Mit dieser “Entsperrst“ Du Deine Kreditkarte und bekommst Zugriff auf Nummer, Ablaufdatum und CVV Code.
Jede Karte ist mit einem Limit gesetzt, sollte dieses für Deinen Einsatzzweck nicht ausreichen, wende Dich zur Anpassung Deines Limits bitte einfach an Moritz.

Ausgaben und Belegerfassung

Deine Ausgaben werden dir unter “Expenses” angezeigt. Die Anzeige erfolgt bis auf wenige Ausnahmen in Echtzeit. Mit Klick auf die Ausgabe siehst Du die Details, kannst den elektronischen Beleg (PDF, jpeg, png) der Ausgabe hinzufügen und unter “Projekt” die Kostenstelle auswählen. Beides erfasse bitte bis spätestens zwei Wochen nach Deiner Auslage, Kostenstelle und der Beleg sind die Grundlage für die Abrechnung deine Auslage! That’s it;)

Für die Belegerfassung von Ausgaben die Ihr mit einer physischen Pleo “Plastikkarte” tätigt, empfehlen wir Euch die Pleo App, mit der Ihr beim Einsatz der Plastikkarte den Beleg abfotografieren und so der Auslage hinzufügen könnt.