Features

NEU: 5 Sprachwahl

Die 5 anrufen, auf das "BEEP" warten und den Namen des Kollegen nennen den du sprechen möchtest.
(Beispiel: 5 ... BEEP... "Sebastian Druschel" -> Sebastian Druschel)

XXX Durchwahl

3-stellige Durchwahl des Mitarbeiters
(Beispiel: 100 → Sebastian Druschel)

XXX6 Mobiltelefon

3-stellige Durchwahl des Mitarbeiters plus die Ziffer 6
(Beispiel: 1006 → Sebastian Druschel Mobiltelefon)

Leitet den Anruf auf das Mobiltelefon des Mitarbeiters weiter. Hierfür muss die Mobiltelefonnummer in den Kontakten der Agentursoftware als "Mobil 1" eingetragen sein.
Jeder Mitarbeiter kann Kontakte in der Agentursoftware bearbeiten.

XXX9 Telekonfi

3-stellige Durchwahl des Mitarbeiters plus die Ziffer 9
(Beispiel: 1006 → Sebastian Druschel Telekonfi)

Telefonkonferenz Raum des Mitarbeiters. Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Telefonkonferenz Raum der immer für ihn frei ist.

#-Taste

Die #-Taste wird nicht mehr zum transferieren von Anrufen genutzt.

OOO (Out Of Office)

Anrufer werden automatisch weitergeleitet wenn ihr nicht im Büro seid. Entscheidend dafür ist ein vorhandener Eintrag in der Agentursoftware.

Web Interface

Zur PhoneControl gelangt ihr über den Navigationspunkt in MyParasol hier:
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oder: URL: https://voip.parasol-island.com Dort findet ihr

Übersicht aller ein- und ausgehenden Anrufe
Bearbeiten der ooo-Weiterleitungsziele
Einrichten und bearbeiten einer permanenten Anrufweiterleitung

*9[0/1]XXX HotDesking

Übernahme eines Telefons mit *91XXX und *90XXX um die Übernahme zu beenden. Wobei XXX eure Durchwahl ist.
(Beispiel: *91100 → die Durchwahl 100 wird übernommen)
(Beispiel: *90100 → die Übernahme der Durchwahl 100 wird beendet)
Wer temporär an einem anderen Platz arbeitet kann seine Anrufe auch dort entgegen nehmen.

*8 Pick-Up

Übernahme eines Anrufs im selben Raum.

Telefon und die Telefonanlage

Die zentrale Telefonnummer von Parasol Island ist +49 211 159220 – 0. Jedes Telefon hat seine eigene dreistellige Durchwahl. Diese wird auch auf der linken Seite des Displays angezeigt, solange kein Gespräch geführt wird.

Eine Telefonliste der Durchwahlen steht im Intranet. Jeder Mitarbeiter ist angehalten, seine Durchwahl an seine Kontakte zu geben um den Aufwand auf der Zentral Nummer so gering wie Möglich zu halten.

Telefonkonferenzen

Ansprache

Wenn wir das Telefon beantworten melden wir uns mit „Parasol Island. Vorname Nachname“

Über verpasste Anrufe informieren

Wenn du das Gespräch eines Kollegen annimmst, der gerade nicht das Gespräch annehmen kann, notiere bitte den vollen Namen, ggf. Firma und die Rückruf Nummer, und schicke die Info IMMER via Mail an den betreffenden Kollegen. Namen nicht verstanden? Keine Angst, noch mal fragen!

Gespräche Vermitteln

Mit den Leitungstasten können Gespräche vermittelt werden. Während des Gespräches drückt Ihr die freie Leitungstaste L2.
Sofort könnt ihr ein neues internes oder externe Gespräch anfangen, indem ihr einfach die interne oder externe Nummer wählt. Ihr kündigt den Anrufer an und drückt die TRANSFER Taste. Auf dem Display erscheint die Telefonnummer des zu Vermittelnden auf Leitung L1, zur Bestätigung drückt ihr die Bestätigungs-("Häkchen") Taste um die beiden Leitungen miteinander zu vermitteln.

Wählen aus der Agentursoftware

Telefonnummern können auch direkt aus dem Kontaktverzeichnis der Agentur Software gewählt werden:

DECT Telefone

Jeder Mitarbeiter mit viel Kundenkontakt hat ein DECT Telefon. Dieses funktioniert auf dem kompletten Gelände. Bitte tragt es bei Euch wenn ihr nicht am Platz seit.

Anrede von Kunden und Dienstleistern

Obwohl Parasol Island eine sehr partnerschaftliche und vertraute Beziehung zu seinen Kunden und Dienstleisten führt, gebietet es die Höfflichkeit und der Respekt sie generell zu „Siezen“ und sie mit „Frau“ und „Herr“ anzusprechen. Erst auf ein eindeutiges Signal der bestreffenden Person sie zu „Duzen“ werden wir dieses auch tun.

Türöffner

Eine Besonderheit ist die Türöffnerfunktion. Mit der Durchwahl 340 ruft die Tür-Gegensprechanlage an. Abheben und man spricht mit der Person vor der Tür. Diese öffnet man im laufenden Gespräch mit der Tastenkombination #61.

Mobiltelefone

Parasol respektiert die Freizeit und das Privatleben seiner Mitarbeiter. Dazu gehört auch die Diskretion bei der Weitergabe von Mobiltelefonnummern.

Mobiltelefonnummern werden NUR vom Eigentümer dieser Nummer persönlich weitergegeben. In Fällen erhöhter Dringlichkeit hat sowohl unsere Telefonanlage als auch jedes Mobiltelefon die Möglichkeit, Gespräche weiterzuleiten und die entsprechenden Teilnehmer zu verbinden.

Weiterleitung der Festnetznummern

Die automatische, auch temporäre, Weiterleitung von Anrufen von der Firmenfestnetznummer auf ein Mobiltelefon ist nur in Einzelfällen möglich und muss von der Systemadministration eingerichtet werden.

Fax

Die zentrale Faxnummer lautet +49 (0)211 159220 -290. Faxe werden bei Parasol ausschließlich elektronisch empfangen und laufen in dem Öffentlichen eMail Ordner eFax als PDF Datei auf.

Für den Faxversand steht auch ein Papierfax zur Verfügung.

Erfassung

Um den Erfolg unserer Bemühungen besser erreichbar zu sein nachvollziehen zu können, werden wir in Zukunft die Reaktionszeit auf Anrufe messen und regelmässig auswerten.

Private Nutzung

Die private Nutzung von über die Firma abgerechneten Festnetz und Mobiltelefonen ist ein Privileg, keine Selbstverständlichkeit. Sollte sich eine unverhältnismäßig hohe private Nutzung bestimmter Anschlüsse abzeichnen, werden diese in eine Fallweise Einzelabrechnung des Gesprächsaufkommens überführt.