Kundentermine/Meetings

Vor dem Kundentermin

Wenn es um Kundentermine mit Bewirtung geht, sollen diese spätestens 24h vor dem Eintreffen geplant werden.

Die Ausführung übernimmt das Front Office. Um also einen reibungslosen Ablauf zu schaffen,

schickt dazu bitte eine eMail mit allen wichtigen Infos an: meeting@parasol-island.com

Ein Standard Leitfaden findet Ihr hier:

Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit von/bis)
Raum (Düsseldorf/Berlin, Raum HH Konferenzraum 1. OG Teheran, VH Konferenzraum 1. OG Glashaus etc...)
Anlass
Anzahl Personen (inkl. Parasols) mit Namen u. Firma/Agentur
Projektnummer
Gewünschte Bewirtung (Essenvorschlag: Catering).
Gibt es Allergiker, Intoleranzen,Veganer usw.
Restaurant buchen/Tischreservierung (Uhrzeit, Sitzplatzwünsche, Anzahl Personen)
Gewünschte technische Unterstützung (Flipchart, Moderatorenkoffer, et.)
Flughafenabholung, sonstiges Shuttle
Specials Meeting Raumgestaltung (Blumen, Kundenpräsente, etc.)
Aufmerksamkeit zur Parksituation Parking Policy

Wichtig ist auch die Kundentermine/Meetings im Kalender einzutragen.
Folgende Infos müssen im Kalender Eintrag hinterlegt werden:

Anlass
Raum
Datum und Uhrzeit
Meeting-Host
Kundenname
Agentur/Firma
Bewerber, Freelancer, Lieferanten
Berater, z. B. Bank oder Steuerprüfer, sonstige Geschäftsführer-Termine

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Meeting Anlässe

Kundenbesuch, Agenturbesuch

PPM (Pre-Production Meeting, Produktionsbesprechung)
Projekt Kick-off, Projektbesprechung
Schulterblick
Abnahme, Zwischenabnahme
Workshop mit Kunden

Job Interviews, Kennenlernen von Freelancer

Bewerbungsgespräche
Probetage, Einladung zu Testaufgaben

Interne Meetings

Interne Projektbesprechungen
Mitarbeitergespräche

Telefonkonferenzen

Telkos intern
Telkos mit Kunden, Team/Crew

Daily Meetings

Ressourcenmeetings der Departments
Jour fixe

Workshops

interne Schulungen
Workshops mit Kunden

Management Meetings

Geschäftsführer Meetings
Head Of Meetings
Banktermine
Steuerberater, Steuerprüfung

Catering

Den Leitfaden findet Ihr hier: Catering

Ihr findet dort Inspirationen von unseren Lieblings Caterern, in Düsseldorf und Berlin.

Informationen was sie anbieten, wo sie sich befinden, etc.

Checkliste Meeting Raum

Bestandteil der Running Order: Wird täglich vom Front Office über Asana bearbeitet.

Meeting Raum muss 15 min vor dem anberaumten Termin fertig sein, also zeitig, mind. 30 min vorher mit Vorbereitung starten

sauber und aufgeräumt
Aufgeräumtheit Empfang, Hof (Laufwege frei, kein Müll..)
frische Luft
ausreichend Stühle
Catering Standards: Catering

Arbeitsmaterialien bereit legen:
- Fernbedienungen von Screen + Verstärker bzw. Beamer
- Maus/Trackpad
- P-Blöcke u. P-Stifte

Wichtig: Der Meeting Raum sollte bei längeren Meetings alle 60 - 120 Minuten kontrolliert werden. Kurzer Blickkontakt mit dem Meeting-Host alles ok ist, dann Abfrage nach Getränken. Leere Flaschen/Geschirr/Besteck bei der Gelegenheit einsammeln. Dies erhöht den Aufmerksamkeits- und Wohlfühlfaktor unserer Besucher enorm.

Der Meeting-Host hat auch immer die Möglichkeit, das Front Office telefonisch, eMail oder Hangout zu kontaktieren.

Kunden Welcoming

Gästeempfang LogIn Buch, NDA

Frontoffice Assistant verbindet Besucher (Kunden, Freelancer, Bewerber, Lieferanten) mit zuständigem Host (Producer, …) und begleitet Besuch zum jeweiligen Meeting-Ort oder
Alternativsituation: Host holt Besuch persönlich ab

→ Besuch wird freundlich eingeladen im Front Office Platz zu nehmen, erstes Anbieten von Kaffee/Tee

Beim Welcoming müssen..

die Kunden sich ins LogIn Buch eintragen

die Kunden die Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben

Insel Rundgang bei Neukunden

Nicht selten werden Neukunden durchs Haus geführt à la this is where we work.

Vorab schreibt der Meeting-Host eine Rundmail ans gesamte Team mit der Bitte, dass jeder selbstständig rund um seinen Arbeitsplatz Ordnung hält.

Außerdem wird darauf hingewiesen, Projekte anderer Kunden weitestgehend uneinsichtig zu machen

Checkliste Front Office vor dem Inselrundgang:

Kontrolle der Büroräume

Kontrolle der Küchenzeile + Küche

Innenhof clean?

Besonderheiten

Airport pick-up, Abholung vom Hauptbahnhof

Auf Wunsch organisiert das Front Office die Ankunft von Gästen, zum Beispiel Neukunden die per Flugzeug anreisen oder Regisseure.

Wie eine Anleitung aussehen kann für die Abholung am Flughafen für Kunden:

Da wir nicht wissen, aus welchem Ausgang Sie kommen, möchten wir Sie bitten, mit dem Aufzug auf die Abflugebene, direkt einen Stock höher zu fahren. Unser Fahrer wartet am Anfang der Zufahrt zum Abflug Terminal B. Das Fahrzeug ist ein BMW i3 D-PI-222. Zur Erkennung wird der Fahrer ein Schild mit dem Namen bereit halten.

Sollte etwas schief laufen, melden Sie sich bitte unter der Nummer: 02111592200. Dann werden wir eine schnelle und passende Lösung finden.

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Pick-up Checkliste

Liegen Ankunftsdaten vor
Poolcar im Kalender blocken
Poolcar voll betankt und sauber von innen/außen
Charmante, sichere Autofahrer beauftragen aus dem Team
Kleine Wasserflaschen (im Sommer gekühlt!) im Wagen bereithalten
Kommunikation mit dem Kunden über Treffpunkt über Producer/Projektmanager laufen lassen und vergewissern, dass alle auf dem gleichen Stand sind was Treffpunkt betrifft
Skizze, Briefing anfertigen
Namensschild anfertigen, auf Clipboard dem Fahrer mitgeben

Rechnung

Taxi

Rheintaxi 0211 21 21 21 → bitte immer Fahrgastnamen angeben

my.taxi kann man online bestellen, bezahlen und bekommt immer eine Rechnung: https://mytaxi.com/de?gclid=EAIaIQobChMI4NGO8dPe4AIVqDLTCh0k2QdCEAAYASAAEgJoG_D_BwE

Ein Taxi-Stand für ganz kurzfristige Aufbrüche befindet sich direkt an der Bilker Kirche.

Kundengeschenke, Goodies

Auf Wunsch/Anmeldung des Meeting-Host halten wir Parasol-Goodies bereit: Notebook-Set mit Kugelschreiber, Tshirts, Festivalposter oder was auch als Geschenk/Goodie rausgegeben werden soll. Dazu dann kurzes Briefing.