Kundentermine/Meetings

Vor dem Kundentermin

Wenn es um Kundentermine mit Bewirtung geht, sollen diese spätestens 24H vor dem Eintreffen geplant werden.

Dazu schickt bitte eine eMail mit allen wichtigen Infos an: meeting@parasol-island.com

Ein Standard Leitfaden findet Ihr hier:

Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit von/bis)
Raum (Düsseldorf/Berlin, Raum HH Konferenzraum 1. OG Teheran, VH Konferenzraum 1. OG Glashaus etc...)
Anlass
Anzahl Personen (inkl. Parasols) mit Namen u. Firma/Agentur
Projektnummer
Gewünschte Bewirtung (Essenvorschlag: Catering).
Gibt es Allergiker, Intoleranzen,Veganer usw.
Restaurant buchen/Tischreservierung (Uhrzeit, Sitzplatzwünsche, Anzahl Personen)
Gewünschte technische Unterstützung (Flipchart, Moderatorenkoffer, et.)
Flughafenabholung, sonstiges Shuttle
Specials Meeting Raumgestaltung (Blumen, Kundenpräsente, etc.)
Aufmerksamkeit zur Parksituation Parking Policy

Wichtig ist auch die Kundentermine/Meetings im Kalender einzutragen.
Folgende Infos müssen im Kalender Eintrag festgehalten werden:

Anlass
Raum
Datum und Uhrzeit
Meeting-Host
Kundenname
Agentur/Firma
Bewerber, Freelancer, Lieferanten
Berater, z. B. Bank oder Steuerprüfer, sonstige Geschäftsführer-Termine

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Meeting Anlässe

Kundenbesuch, Agenturbesuch

PPM (Pre-Production Meeting, Produktionsbesprechung)
Projekt Kick-off, Projektbesprechung
Schulterblick
Abnahme, Zwischenabnahme
Workshop mit Kunden

Job Interviews, Kennenlernen von Freelancer

Bewerbungsgespräche
Probetage, Einladung zu Testaufgaben

Interne Meetings

Interne Projektbesprechungen
Mitarbeitergespräche

Telefonkonferenzen

Telkos intern
Telkos mit Kunden, Team/Crew

Daily Meetings

Ressourcenmeetings der Departments
Jour fixe

Workshops

interne Schulungen
Workshops mit Kunden

Management Meetings

Geschäftsführer Meetings
Head Of Meetings
Banktermine
Steuerberater, Steuerprüfung

Catering

Inspiration und den Leitfaden findet Ihr hier: Catering

Checkliste Meeting Raum

Bestandteil der tägl. Running Order: Verlinkung Asana Check the Island

Meeting Raum muss 15 min vor dem anberaumten Termin fertig sein, also zeitig, mind. 30 min vorher mit Vorbereitung starten

sauber und aufgeräumt
Aufgeräumtheit Empfang, Hof (Laufwege frei, kein Müll..)
frische Luft
ausreichend Stühle
Catering Standards: Catering

Arbeitsmaterialien bereit legen:
- Fernbedienungen von Screen + Verstärker bzw. Beamer
- Maus/Trackpad
- P-Blöcke u. P-Stifte

Wichtig: Der Meeting Raum sollte bei längeren Meetings alle 60 - 120 Minuten kontrolliert werden. Kurzer Blickkontakt mit dem Meeting-Host alles ok ist, dann Abfrage nach Getränken. Leere Flaschen/Geschirr/Besteck bei der Gelegenheit einsammeln. Dies erhöht den Aufmerksamkeits- und Wohlfühlfaktor unserer Besucher enorm.

Der Meeting-Host hat auch immer die Möglichkeit, das Front Office telefonisch, eMail oder Hangout zu kontaktieren.

Kunden Welcoming

Gästeempfang LogIn Buch, NDA

Frontoffice Assistant verbindet Besucher (Kunden, Freelancer, Bewerber, Lieferanten) mit zuständigem Host (Producer, …) und begleitet Besuch zum jeweiligen Meeting-Ort oder
Alternativsituation: Host holt Besuch persönlich ab

→ Besuch wird freundlich eingeladen im Front Office Platz zu nehmen, erstes Anbieten von Kaffee/Tee

Beim Welcoming müssen..

die Kunden sich ins LogIn Buch eintragen

die Kunden die Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben

Insel Rundgang bei Neukunden

Nicht selten werden Neukunden durchs Haus geführt à la this is where we work.

Vorab schreibt der Meeting-Host eine Rundmail ans gesamte Team mit der Bitte, dass jeder selbstständig rund um seinen Arbeitsplatz Ordnung hält.

Außerdem wird darauf hingewiesen, Projekte anderer Kunden weitestgehend uneinsichtig zu machen

Checkliste Front Office vor dem Inselrundgang:

- Kontrolle der Büroräume

- Kontrolle der Küchenzeile + Küche

- Innenhof clean?