Grundsätzlich

Boards bzw. Neugeschäfts-Anfragen sind der Erste und damit wichtigste Eindruck den wir bei einem potentiellen Auftraggeber hinterlassen. Das Ziel ist, diesen Prozess so zu optimieren, das dieser erste Kontakt erstklassig gehandhabt wird und einen sehr guten Eindruck hinterlässt. Außerdem sollte das Kernteam von neuen Anfragen wissen, um intern und extern kompetent kommunizieren, und mit eigenem Wissen und Erfahrungen unterstützen zu können.

Aber: E-Mails ersetzen nicht die persönliche Kommunikation.

Rückmeldung

Spätestens 4 Stunden nach der Anfrage sollte der Kunde von uns zurück hören, das wir uns für die Anfrage bedanken, darüber informiert werden das wir an der Anfrage arbeiten, wer sein Ansprechpartner und was die nächsten Schritte sind. Bei Anfragen die Abends eingehen, entsprechend spätestens am nächsten Arbeitstag (Bsp. Eingang 16:30m, Rückmeldung bis spätestens 11:30).

How To

Anfragen erreichen uns auf vielfältige Arten. Per Telefon, persönlich, eMail, manchmal per Post. Jede Anfrage wird per eMail an

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Zum weiterleiten der Emails hier eine Vorlage mit der jede Email an den Boards Verteiler anfangen soll.

Projektname: Name in der Agentursoftware
Producer: Name des aktuell verantwortlichen Producers.
Status: Hier den aktuellen Status einfügen und bei erneutem senden aktuell halten.
Shotgun: Link zum Shotgun Projekt.
interne Info: Kurze Info über die nächsten Schritte bzw. was besprochen wurde.
interne todo´s: Kurz und knapp was zu tun ist. Z.B. Anim Team soll Styleframes machen.
Client Briefing: Briefing vom Kunden.
gesendet und erreichen so das Kernteam. Bei Bedarf wird hier die Aufgabe evaluiert und eine zentrale Entscheidung wie die Anfrage weiter gehandhabt wird. Sofern es bereits weiterführende Informationen (Insbesondere Budget und Timing) gibt, so sollten diese in der Boards-eMail hinterlegt sein.

Auch über Nachrichten gewonnener und verlorener Projekte freut sich der Mailverteiler!

Email Vorlage für den Mailverteiler

Zum weiterleiten der Emails hier eine Vorlage mit der jede Email an den Boards Verteiler anfangen soll.

Projektname: Name in der Agentursoftware
Producer: Name des aktuell verantwortlichen Producers.
Status: Hier den aktuellen Status einfügen und bei erneutem senden aktuell halten.
Shotgun: Link zum Shotgun Projekt.
interne Info: Kurze Info über die nächsten Schritte bzw. was besprochen wurde.
interne todo´s: Kurz und knapp was zu tun ist. Z.B. Anim Team soll Styleframes machen.
Client Briefing: Briefing vom Kunden.

Anbei noch eine Version ohne Erklärung zum kopieren in die Email.

Projektname:
Producer:
Status:
Shotgun:
interne Info:
interne todo´s:
Client Briefing:

Bitte benutzt diese Vorlage für eure Emails, sobald genug Leute damit angefangen haben wird es zur Routine.