Vor der Reise

Reisen sollten so lang wie möglich im Voraus geplant werden um diese optimal vorzubereiten. Dazu schickt ihr bitte eine eMail mit folgenden Informationen an

travel@parasol-island.com

Name des oder der Reisenden
Datum wann bis wann?
Von wo und wohin?
Auto/Bahn/Flug?
Gewünschte Ankunft-/Abfahrtzeitpunkt hin und zurück
Projektnummer?
Geld: V-Geld, Geld wechseln oder hat einer der Reisende eine Parasol Kredit Karte dabei?
Unterkunft buchen?
Restaurant buchen?
Sonstiges

Ein wenig Inspiration findet ihr hier: Städte&Reisen.

Reisen Buchen

Der Mitarbeiter der die Reise bucht, trägt diese direkt nach der Anfrage in Administration/Agentur/Reisetätigkeit ein. Dies gilt für alle Abwesenheiten über 6 Stunden, bsp. auch für ganztägige Kundenmeetings. Sollte Zugriff auf den Bereich der Agentursoftware fehlen, bitte an Jo wenden.

Du willst ausser Haus sein und arbeiten ohne Out of Office Benachrichtigung und trotzdem Deine Kollegen informieren? Zum Beispeil wenn du als Düsseldorfer in Berlin oder als Berliner in Düsseldorf arbeitest, dann kann das jetzt in der Agentursoftware entsprechend hinterlegt werden.

Dazu trägst du eine Geschäftsreise in die Agentursoftware ein und benutzt ein bestimmtes Kürzel.

Für diese "Geschäftsreise" wird dann keine Out of Office Nachricht erzeugt die Abwesenheit wird nur intern vermerkt, in den Dashboards und den Google Kalendern für Abwesenheit und Geschäftsreisen. Außerdem erscheint die Information in den Dailies.

Wenn Du als Berliner in Düsseldorf arbeitest[edit | edit source] Beim Eintragen der Geschäftsreise das Kürzel

[IOODUS]

in das Kommentarfeld der Agentursoftware schreiben

Wenn Du als Düsseldorfer in Berlin arbeitest[edit | edit source] Beim Eintragen der Geschäftsreise das Kürzel

[IOOBER]

in das Kommentarfeld der Agentursoftware schreiben

Wenn Du außer Haus, aber trotzdem erreichbar bist[edit | edit source] Beim Eintragen der Geschäftsreise das Kürzel

[IOONON]

in das Kommentarfeld der Agentursoftware schreiben

Wenn Du im Homeoffice und erreichbar bist[edit | edit source] Beim Eintragen der Geschäftsreise das Kürzel

[IOOHOME]

in das Kommentarfeld der Agentursoftware schreiben

Erstattbare Reisekosten + Formulare für Arbeitnehmer

Jedes Teammitglied, ohne Ausnahme, ist dafür verantwortlich seine Reisekostenabrechnung komplett selbstständig anzufertigen und für Vollständigkeit zu sorgen.

Wenn Ihr für Parasol unterwegs seid, werden Euch folgende Kosten, gegen entsprechenden Nachweis bis zu den aufgeführten Obergrenzen erstattet. Belege, die außerhalb diesen Anforderungen liegen müssen 10 Tage vor Reiseantritt von Sebastian Druschel oder Moritz von Schrötter genehmigt werden.

Übernachtungskosten (Hotel national und international)

Wird in der Regel vom Front Office gebucht
Umfangreiche produktionsbedingte Reisen laufen entsprechend über den Producer/PA
Rechnung immer ergänzen mit den Namen der Personen die übernachtet haben und Projektnummer
Grundsätzlich werden Minibarentnahmen oder Sonderservices im Hotel NICHT erstattet (siehe Verpflegung)

Mietwagen

Buchungsklasse für Sixt: VW/Golf / Limousine (CLMR)
Buchungsklasse für Europecar: Audi A1 / Economy (HCMR)
Kennzeichen notieren
Tankquittungen nur in Verbindung mit der Anmietung eines Mietwagens.

Finde mehr Infos zu Mietwagen hier

Bahn national und international

2. Klasse

Flugzeug national und international

günstigste Verbindung
Economy Class
Flugzeiten außerhalb der offiziellen Arbeitszeit

Taxibelege

bis max. 20,-- Euro / Fahrt
Kosten privater Fahrdienste werden nicht erstattet

Öffentliche Verkehrsmittel

In Höhe der Fahrkosten

Drive Now

In Höhe der Fahrtkosten

Telefonkostenerstattung

In Höhe der Auslagen gegen Vorlage des Einzelverbindungsnachweises.

Fahrkostenerstattung bei Nutzung des eigenen PKW´s

Die Erstattung erfolgt analog der geltenden Steuersätze (Stand 10/2013 sind das 0,30 Euro /km) und wird über das Gehalt abgerechnet.

Formulare

Alle notwendigen Formulare, die Ihr für die Reiseerstattung benötigt und wo Ihr sie findet, gibt es hier: Vorlagen#Dokumentenvorlagen

Erstattungsvorgang Reisekosten

Die ausgefüllten Belege sendet Ihr direkt an die Buchhaltung.