Anschaffung von Plugins, Software, SAS (Software as a Service), Cloud Dienste, Domains und SSL Zertifikaten
Anschaffung von Plugins, Software, SAS (Software as a Service), Cloud Dienste, Domains und SSL Zertifikaten (im folgenden immer „Lizenz“)
Ziel
[edit]Den Anschaffungsaufwand reduzieren, die Anschaffung vereinfachen und damit die motivation der Nutzung steigern und die transparenz steigern.
Anschaffungs-Zweck
[edit]Generell unterscheiden wir bei der Anschaffung zwischen:
1. Anschaffung einer Lizenz für ein Projekt. Die Anschaffung kann nur für dieses bestimmte Projekt genutzt werden. Im folgenden „Einzel-Lizenz“.
2. Anschaffung einer Lizenz für mehrere Projekte, Kunden bzw. für die Fachbereiche bzw. das Unternehmen. Im folgenden „Mehrfach-Lizenz“.
Anschaffungs-Kosten
[edit]Die Anschaffung einer „Einzel-Lizenz“ entscheidet der Projektverantwortliche. Eine Freigabe ist nicht erforderlich. Im Vorfeld der Anschaffung sollte geprüft werden (siehe Dokumentation), ob wir ggf. Bereits über eine „Mehrfach-Lizenz“ verfügen, die für das Projekt genutzt werden kann.
Die Anschaffung einer „Mehrfach-Lizenz“ bedarf bis maximal 500 Euro Einzel-Anschaffungspreis bzw. monatliche Abonnementkosten ohne Laufzeitverpflichtung der Freigabe des Fachbereich Teamlead, über 500 EUR der Freigabe eines Geschäftsführers, Partners bzw. Department Head.
Anschaffung
[edit]Per Email an licenses@parasol-island.com mit folgenden Informationen:
Software Name Download / Kauf-URL Für eine Einzel-Lizenz: Projektnummer und Name Für eine Mehrfach-Lizenz: Kurze Beschreibung des Lizenz Modell und des Nutzerkreises
Abrechnung
[edit]Einzel-Lizenzen werden dem angegebenen Projekt belastet und auf dieses gebucht. Ausgenommen sind Domains und SSL-Zertifikate (siehe Weiterberechnung an Kunden), ggf. Cloud Dienste.
Mehrfach-Lizenzen werden bis zu einer Anschaffungsgröße von maximal 500 Euro Einzel-Anschaffungspreis bzw. monatliche Abonnementkosten ohne Laufzeitverpflichtung auf das „PSL{yy}_{Department} SAS / Software Subscriptions“ Projekt des jeweiligen Department bzw. bei einer Unternehmensweiten Nutzung auf „PSL{yy}_ADM SAS / Software Subscriptions“ gebucht. Eine (prozentuale) Umlage auf einzelne Projekte ist zu aufwendig und erfolgt nicht.
Mehrfach-Lizenzen ab einer Anschaffungsgröße von 500 Euro Einzel-Anschaffungspreis bzw. monatliche Abonnementkosten mit und ohne Laufzeitverpflichtung werden auf das „PSL{yy}_{Department} SAS / Software Subscriptions“ Projekt des jeweiligen Department bzw. bei einer Unternehmensweiten Nutzung auf „PSL{yy}_ADM SAS / Software Subscriptions“ gebucht. Eine (prozentuale) Umlage auf Kunden oder Departments wird im Rahmen der Anschaffung definiert und von Accounting umgesetzt.
Weiterberechnung an Kunden
[edit]Die Nutzung von Mehrfach-Lizenzen wird ggf. pauschal an den Kunden weiterberechnet. Höhe und Turnus entscheidet der KAD. Als Richtwert:
- Domain: 150 EUR / Domain / Jahr, Abrechnung 3 Jahre im Voraus.
- SSL Zertifikat (Wildcard): 250 EUR / Zertifikat / Jahr, Abrechnung 3 Jahre im Voraus.
Anschaffung
[edit]Für die Anschaffung wird die Firmen Kreditkarte bzw. das Firmen Paypal Konto genutzt. Für Marktplätze wie bsp. codecanyon.net liegen bereits Accounts vor und sind im LastPass hinterlegt.
Als (Haupt-)Nutzer wird immer „software@parasol-island.com“ hinterlegt, in einzelnen Fällen auch „os@parasol-island.com“ für bsp. Parasol OS relevante Services. Die Freigabe von Passwörtern bsp. zur Nutzung eines SAS wird in LastPass der jeweiligen Nutzergruppe zur Verfügung gestellt.
Dokumentation
[edit]Jede Anschaffung wird in https://wiki.parasol-island.com/Software_Lizenzen nach folgendem Muster dokumentiert:
==={Hersteller} / {Produktname}===
{URL}
{Kurze Beschreibung}
{Kurze Beschreibung des Lizenzmodell}
{Kurze Beschreibung der Lizenznutzung}
{Lizenz Schlüssel, Zugang oder Ablageort. Ggf. Download}
Beispiel:
===WP Rocket=== https://wp-rocket.me/de/
Recognized as the most powerful caching plugin by WordPress experts.
Infinite Lizenz: Erlaubt WP Rocket auf unbegrenzte Websites.
Lizenz in LastPass unter „Shared-Parasol Island GmbH/INT/Licenses“
Good to know/Sonderfälle
[edit]Kein ausreichendes Rechungs-Dokument
[edit]In einigen Fällen stellen die Hersteller von Software keine ausreichendes Rechnungs-Dokument aus. In diesem Fall hält das Accounting Rücksprache mit Sebastian Druschel <sebastian.druschel@parasol-island.com> wie mit der Buchung zu verfahren ist.