"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"
Vorwort
Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder die Möglichkeit immer und von überall auf wichtige Daten eines Projektes zuzugreifen und mit anderen zu teilen.
Wir möchten Euch bitten alle Projekt-Daten unbedingt im entsprechenden Projekt-Ordner auf GoogleDrive abzulegen.
Alles Wichtige steht in der folgenden Anleitung:
Viel Spaß!
Neues Projekt anlegen
- Wenn ein neues Projekt in der Agentursoftware angelegt wird, wird ab sofort automatisch mit einer kleinen Zeitverzögerung von ca. 2-3 Min auch ein Projekt-Ordner im GoogleDrive erstellt.
- Dieser Ordner wird je nach Auswahl der Projektbeteiligten im GoogleDrive angelegt und freigegeben (Dazu versendet Google Drive eine entsprechende eMail).
- Bitte beim Anlegen des Projekts darauf achten, dass alle Personen die Zugriff erhalten sollen auch in den Projekt-Basisdaten ausgewählt sind.
Wo finde ich meinen Projekt Ordner
- Die Projektordner findest du im Google Drive unter „Neu hinzugekommen“ (zusätzlich zum Projekt Ordner auf dem Fileserver "pslrsv10")
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Welcher Speicherort wird wann benutzt?
- Bitte benutze ab sofort den Projektordner im Google Drive für das Daily Business
- Ordner werden nur noch in Google Drive verwendet.
- Alle anderen Dateien je nach Department werden wie gewohnt auf dem Fileserver oder in Shotgunabgelegt.
- Nach Bedarf könnt Ihr aber entscheiden, ob Ihr auch andere Daten via GoogleDrive ablegen und "teilen" wollt. Dies ist vor allem dann zu empfehlen, wenn einige Team-Mitglieder von Ausserhalb am Projekt arbeiten.
- Parasol OS wird "Eigentümer" aller GoogleDrive Projektordner und Dateien, diese Routine läuft einmal Nachts. Somit werden Eure eigenen GoogleDrive Accounts nicht mit den Projektdaten belastet.
Individuelle Ordner-Struktur pro Department
- Jedes Department hat eine individuelle Projekt-Unter-Ordner-Struktur, derzeit wie folgt:
- Ab sofort sind IMMER alle Projekt-Ordner auch mit der jeweiligen Projektnummer versehen
- Projektordner in Google Drive sind für die Departments wie folgt:
Interactive/Digital und Another Slang:
Beispiel:
Animation/VFX und Film:
NewBusiness & Account Management (DEV)
Ihr habt darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit weitere Ordner in Google Drive anzulegen und individuel freizugeben!
Sharing
- Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, werden automatisch die Rechte vergeben.
- Zusätzlich bleibt immer noch die Möglichkeit Berechtigungen manuell im Google Drive zu ändern.
- User, die auf die Projektdaten in Google Drive keinen Zugriff mehr haben sollen müssen in Google Drive manuell entfernt werden.
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Rechtevererbung und individuelle Rechteeinstellungen - Achtung!
- Bitte beachtet, dass die Rechte (Freigaben) in Google Drive vererbt werden. Alle User, die einen Schreib-&Lesezugriff auf den Projekt-Ordner haben, bekommen automatisch die gleichen Rechte für die Dokumente und Ordner, die Ihr dort neu anlegt!
- Wenn Ihr Eure Kunden über die Freigabe (Rechts-Klick auf Ordner oder Datei "Freigeben/Share") einen Zugriff auf bestimmte Ordner oder Dateien geben wollt, so ist es aus Sicherheitsgründen zu empfehlen, daß Ihr die Personen als User hinzufügt (Angabe der eMail-Adresse).
- Die "Link zum Freigeben"-Funktion (mit einer Link-URL) ist öffentlich, die URL kann also an jeden X-Beliebigen weitergeleitet werden. Das solltet Ihr also nach Möglichkeit aus Sicherheitsgründen vermeiden!
- Individuelle Freigabeeinstellungen könnt Ihr durch den Link "Erweitert" (unten rechts) aufrufen und vornehmen.
- Individuelle Freigabeeinstellungen lassen begrenzen Zugriff auf Ordner oder Dokumente für bestimmte Personen zu. "X" schleisst den User aus der Freigabe / Benutzung aus.
- Individuelle Freigabeeinstellungen (zB. auf eigens angelegte Unterordner im Projekt) vererben die Zugriffsrechte ebenfalls innerhalb dort abgelegter Dokumente und weitere Unterordner.
Cross Verlinkung
Cross-Verlinkung von Google Drive zum Fileserver und zurück:
- Auf dem Fileserver im Projektordner befindet sich die Datei Namens "GoogleDrive-Link.url".
EIn einfacher Doppelklick auf die Datei öffnet den Browser mit dem entsprechendem Google-Drive-Projekt
falls es nicht funktioniert: Drag & Drop der Datei auf Deinen Browser öffnet den Projektordner in Google Drive
- in Google Drive befinden sich die Dateien "Fileserver-Mac.webloc" (für Mac User) sowie "Fileserver-Win.lnk" (für PC User):
- Habt Ihr eine lokale Kopie von Google Drive auf Eurem System, so reicht ein einfacher Doppelklick auf die jeweilige Datei und der Fileserver wird vom Desktop entsprechend aufgerufen.
- Benutzt Ihr Google Drive lediglich über den Browser, so müsst Ihr die Datei zunächst herunterladen und dann Doppelklicken oder Ihr öffnet die Datei und kopiert den Link "smb://192.168.50.10/pslsrv10/Projects/10SEC15_INT14_DriveTest12" um dann anschließen mit dieser URL eine direkte Netzwerkverbindung herzustellen.
(Für die Cross Verlinkung müsst ihr natürlich mit Eurem Rechner in unserem Netzwerk sein.)
Projektabschluss
- Nach dem Projektabschluss erhält der verantwortliche Projektmanager automatisch eine Email mit einem Link zu einer Projektabschlussseite. Dort wird man gebeten die Daten per "Knopf-Druck" vom Google Drive auf den Parasol Server 10 zu übertragen.
- Nach diesem Prozess verschwinden die Daten aus dem Google Drive und liegen nur noch lokal auf dem Parasol Server 10.
- Als nächsten Schritt wird man gebeten einen Termin zu Archivierung auszuwählen, welcher automatisch in deinem Kalender und des verantwortlichen Administrators (Peter) eingetragen wird.
- Dieser Termin kann jederzeit über den gleichen Link zur Projektabschlussseite auch wieder geändert werden.
