"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"
Vorwort
Eine neue Ära beginnt mit der Umstellung auf Google Drive. Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder nun die Möglichkeit immer und von überall auf den "Documents" Ordner ihres Projektes zuzugreifen. Der Umgang mit den anderen Projektordnern auf dem Fileserver funktioniert wie gewohnt.
Wir möchten Euch bitten von nun an alle Daten, die Ihr bislang im Ordner "Documents" auf dem Fieserver abgelegt habt, nun im entsprechenden Documents-Ordner auf GoogleDrive abzulegen.
Vom Fileserver zu Google Drive und von Google Drive zum Projekt auf dem Fileserver sind jeweilige Directory Links angelegt (Cross-Verlinkung von Google Drive zum Fileserver und zurück).
Alles Wichtige steht in der folgenden Anleitung:
Viel Spaß!
Neues Projekt anlegen
- Wenn ein neues Projekt in der Agentursoftware angelegt wird, wird ab sofort automatisch mit einer kleinen Zeitverzögerung von ca. 2-3 Min auch ein Projekt-Ordner im GoogleDrive erstellt (Verzeichnisse auf Dateiserver anlegen = Ja).
- Dieser Ordner wird je nach Auswahl der Projektbeteiligten im GoogleDrive angelegt und freigegeben (Dazu versendet Google Drive eine entsprechende eMail).
- Bitte beim Anlegen des Projekts darauf achten, dass alle Personen die Zugriff erhalten sollen auch in den Projekt-Basisdaten ausgewählt sind.
Wo finde ich meinen Projekt Ordner
- Die Projektordner findest du im Google Drive unter „Neu hinzugekommen“ (zusätzlich zum Projekt Ordner auf dem Fileserver "pslrsv10")
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Welcher Speicherort wird wann benutzt?
- Bitte benutze ab sofort den Projektordner im Google Drive für das Daily Business
- Dinige Ordner werden von nun an nur noch in Google Drive abgelegt.
- Alle anderen Dateien wje nach Department) erden wie gewohnt auf dem Fileserver abgelegt.
- Je nach Bedarf könnt Ihr aber entscheiden, ob Ihr auch andere Daten via GoogleDrive ablegen und "teilen" wollt. Dies ist vor allem dann zu empfehlen, wenn einige Team-Mitglieder von Ausserhalb am Projekt arbeiten.
- Parasol OS wird "Eigentümer" aller GoogleDrive Projektordner und Dateien, diese Routine läuft einmal Nachts. Somit werden Eure eigenen GoogleDrive Accounts nicht mit den Projektdaten belastet.
Individuelle "Documents"-Ordner-Struktur pro Department
- Jedes Department hat eine individuelle Projekt-Unter-Ordner-Struktur, derzeit wie folgt:
INT
Für Interactive Projektewird die komplette Projektstruktur über Google Drive gehandelt.
Auf dem Fileserver findet ihr nach wie vor einen Projektordner, jedoch wird dieser nur noch in Ausnahmefällen verwendet.
SLANG & Meda:
"Documents" mit Subfoldern:
- Concept
- Protocols
- Timing
ANM & FLM:
"Documents" mit Subfoldern:
- PPM-Booklet
- Concept
- Directors-Interpretation
- Timing
- Protocols
Ihr habt darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit weitere Ordner in Google Drive anzulegen und individuel freizugeben!
Sharing
- Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, werden automatisch die Rechte vergeben.
- Zusätzlich bleibt immer noch die Möglichkeit Berechtigungen manuell im Google Drive zu ändern.
- User, die auf die Projektdaten in Google Drive keinen Zugriff mehr haben sollen müssen in Google Drive manuell entfernt werden.
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Rechtevererbung und individuelle Rechteeinstellungen - Achtung!
- Bitte beachtet, dass die Rechte (Freigaben) in Google Drive vererbt werden. Alle User, die einen Schreib-&Lesezugriff auf den Projekt-Ordner haben, bekommen automatisch die gleichen Rechte für die Dokumente und Ordner, die Ihr dort neu anlegt!
- Wenn Ihr Eure Kunden über die Freigabe (Rechts-Klick auf Ordner oder Datei "Freigeben/Share") einen Zugriff auf bestimmte Ordner oder Dateien geben wollt, so ist es aus Sicherheitsgründen zu empfehlen, daß Ihr die Personen als User hinzufügt (Angabe der eMail-Adresse).
- Die "Link zum Freigeben"-Funktion (mit einer Link-URL) ist öffentlich, die URL kann also an jeden X-Beliebigen weitergeleitet werden. Das solltet Ihr also nach Möglichkeit aus Sicherheitsgründen vermeiden!
- Individuelle Freigabeeinstellungen könnt Ihr durch den Link "Erweitert" (unten rechts) aufrufen und vornehmen.
- Individuelle Freigabeeinstellungen lassen begrenzen Zugriff auf Ordner oder Dokumente für bestimmte Personen zu. "X" schleisst den User aus der Freigabe / Benutzung aus.
- Individuelle Freigabeeinstellungen (zB. auf eigens angelegte Unterordner im Projekt) vererben die Zugriffsrechte ebenfalls innerhalb dort abgelegter Dokumente und weitere Unterordner.
Cross Verlinkung
Cross-Verlinkung von Google Drive zum Fileserver und zurück:
- Auf dem Fileserver im Projektordner befindet sich die Datei Namens "GoogleDrive-Link.url".
EIn einfacher Doppelklick auf die Datei öffnet den Browser mit dem entsprechendem Google-Drive-Projekt
falls es nicht funktioniert: Drag & Drop der Datei auf Deinen Browser öffnet den Projektordner in Google Drive
- in Google Drive befinden sich die Dateien "Fileserver-Mac.webloc" (für Mac User) sowie "Fileserver-Win.lnk" (für PC User):
- Habt Ihr eine lokale Kopie von Google Drive auf Eurem System, so reicht ein einfacher Doppelklick auf die jeweilige Datei und der Fileserver wird vom Desktop entsprechend aufgerufen.
- Benutzt Ihr Google Drive lediglich über den Browser, so müsst Ihr die Datei zunächst herunterladen und dann Doppelklicken oder Ihr öffnet die Datei und kopiert den Link "smb://192.168.50.10/pslsrv10/Projects/10SEC15_INT14_DriveTest12" um dann anschließen mit dieser URL eine direkte Netzwerkverbindung herzustellen.
(Für die Cross Verlinkung müsst ihr natürlich mit Eurem Rechner in unserem Netzwerk sein.)
Projektabschluss
- Nach dem Projektabschluss erhält der verantwortliche Projektmanager automatisch eine Email mit einem Link zu einer Projektabschlussseite. Dort wird man gebeten die Daten per "Knopf-Druck" vom Google Drive auf den Parasol Server 10 zu übertragen.
- Nach diesem Prozess verschwinden die Daten aus dem Google Drive und liegen nur noch lokal auf dem Parasol Server 10.
- Als nächsten Schritt wird man gebeten einen Termin zu Archivierung auszuwählen, welcher automatisch in deinem Kalender und des verantwortlichen Administrators (Peter) eingetragen wird.
- Dieser Termin kann jederzeit über den gleichen Link zur Projektabschlussseite auch wieder geändert werden.
