Freigabe Einstellungen für den gMail Kalender

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Setup (Das mit dem Zahnrad) > Einstellungen.

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Dort tauchen alle Eure Kalender und Kalender Abonnements auf. Die Freigabe Einstellungen betreffen i.d.R. euren eigenen Kalender.

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Die Allgemeine Freigabe sollte in der Organisation gelten und zumindest die Frei/Besetzt Zeit zulassen damit Eure Kollegen basierend auf diesen Infos Termine planen können. Die persönlichen Freigaben gelten für die dort genannten Personen und können über die allgemeine Freigabe hinaus gehen.

Google Kalender

Einen Termin planen

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Das Quadratraster in der Top Navigations-Leiste bringt Euch zu Eurem Terminkalender und zu den anderen Google Apps. Mit "Termin Eintragen" startet ihr das einstellen eines Termin in Euren Kalender. Im Anschluss öffnet sich folgendes Fenster. Hier könnt Ihr in verkürzter Form einen Termin erstellen. Wenn Ihr alle Optionen zur Verfügung haben wollt, klickt auf "Weitere Optionen".

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Neben dem Anlass/Titel und dem Datum/Uhrzeit (und ob es sich um einen Ganztägigen oder Wiederholenden Termin handelt) sind vor allem Wichtig:

Anzeigen als
Verfügbar: Trotz Termin werdet ihr für Eure Kollegen als verfügbar angezeigt. z.B. wenn der Termin nur eine Erinnerung ist.
Beschäftigt: Für Eure Kollegen werdet ihr in diesem Zeitraum als beschäftigt angezeigt, so dass sie für diesen Zeitraum keine Termine mit Euch planen sollten.

Datenschutz
Der Datenschutz betrifft die Sichtbarkeit des Termins wenn andere mit Euch planen. Standard: So wie in Euren Einstellungen hinterlegt (Siehe Kalender_Konfiguration), Öffentlich: Der Termintitel und die Details sind für alle Parasol Kollegen sichtbar, Privat: Nur der geblockte Zeitraum ist für Eure Kollegen sichtbar.

Kollegen einladen und Ressourcen buchen

Über "Hinzufügen: Gäste | Räume u. a." ladet Ihr externe wie interne Termin Teilnehmer ein.

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Gäste sind Eure Kollegen oder externe Meeting Teilnehmer, die beim speichern des Termins eine Einladung bekommen und Euch anschließend auf diese zu- oder absagen können. Dazu könnt Ihr ihnen erlauben "den Termin zu bearbeiten", "andere Personen einzuladen", oder "die Gästeliste anzuzeigen".

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Über "Räume" bucht ihr die Ressourcen für Euren Termin, also einen Konfi, ein Auto, einen Beamer, das Studio oder eine Suite. Die Tür neben der Ressource signalisiert Euch, das die Resource zu diesem Zeitpunkt zur Verfügung steht und noch nicht gebucht ist. Bitte beachtet, das unser Front Office zukünftig keine der dort aufgeführten Ressourcen mehr für Euch buchen wird, da es mit diesem System nicht mehr notwendig ist. Vielmehr könnt Ihr nun selbst Ressourcen buchen, was wesentlich effizienter und fortschrittlicher ist.

Sollte eine Ressource nicht verfügbar sein, ist sie durchgestrichen:

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Mit "Zeitpunkt finden" bekommt Ihr alle Gäste und Ressourcen in einer grafischen Übersicht. Diese hilft Euch eine freie Ressource oder einen möglichen Termin zu finden, wenn es in Eurer Planung zu Überschneidungen mit der Verfügbarkeit kommt.

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Gruppen einladen

Das Einladen von Google Groups zu einem Termin ist zwar möglich, jedoch ist dringend davon abzuraten, da Mitglieder einer Gruppe den Termin weder bestätigen noch absagen können. Möchtet ihr eine ganze Gruppe zu einem Termin einladen kopiert einfach alle E-Mail-Adressen der Mitglieder der Google Group in das Gäste-Eingabefeld. Eine Liste der Mitglieder erhaltet ihr hier.

Praktische Tipps & Tricks von Google

Hier findet Ihr tolle Tipps&Tricks um Termine zu planen, auf Einladungen zu reagieren, etc.