Zeiterfassung

Die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird in der Agentursoftware erfasst. Die Zeiterfassung dient nicht -wie häufig fälschlich angenommen- dazu, die quantitative Anwesenheit der Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern vielmehr um die auf bestimmte Projekte verbuchten Aufwendungen zu dokumentieren. Es geht also nicht darum, möglichst viel Zeit zu verbuchen, sondern vielmehr darum, sie möglichst präzise auf Projekte zu verschlüsseln.

Dies hilft der Geschäftsführung und den Projektleitern Projekte optimal zu kalkulieren und darüber hinaus für einen geordneten Projektablauf zu sorgen.

Regeln zur Erfassung der Arbeitszeit

• Jeder Mitarbeiter, ausgenommen unserer Praktikant(Innen), hat die Pflicht, seine Arbeitszeit vollständig zu erfassen.
• Projektarbeitszeit ist im vollständigem Umfang mit einer groben aber eindeutigen (Arbeits-)Beschreibung auf das jeweilige Projekt zu buchen (inkl. Wartezeit, die nicht anderweitig genutzt werden kann, Pitchaufwände, Vorbereitung, Recherche, Fortbildung für das Projekt, Einarbeitung, Nachbearbeitung, etc.).
• Die Arbeitszeit ist tagesaktuell, spätestens aber bis Montag der Folgewoche zu erfassen und wöchentlich abzuschliessen.
• Das wiederholte nicht- oder zu späte Erfassen ist Bestandteil der Mitarbeiterbeurteilung und kann zu Ermahnungen oder gar Abmahnungen führen -mit entsprechenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen.
• Die Zeiterfassung muss kein (!) minutiöses Abbild des Tagesablaufs sein, sondern stellt die Verteilung der geleisteten Arbeitszeit in ihrer Gesamtmenge dar.
• Reisezeit ist dann Arbeitszeit, wenn ihr diese für Projektarbeit nutzt, bsp. im Zug die letzten Vorbereitungen für einen Kundentermin erledigen oder den Besprechungsbericht schreibt. Solltet ihr eure Reisezeit lieber nicht zum arbeiten nutzen, so erfasst ihr keine Arbeitszeit.
• Technische Probleme mit der Zeiterfassung? Bitte wendet euch an den OS/ Chat.

Erfassung von Arbeitszeit-Aufwände

Projektarbeit

1. Projekt: Betreffendes Client Service Kundenprojekt.

Suchen, buchen, onboarden und managen von Freelancern

Suche/ Talent Scouting

1. Projekt: PSL##_HR## New Talent Scouting
2. Delivery: Erfassung von neue Talente / Recherche-Ergebnisse in raindrop.io (Account: software@parasol-island.com);
3. Mind: Du stellst Deine Talent Recherche Ergebnisse im Team vor, bsp. im Rahmen des IMMM.

Buchung/ Admin

1. Projekt: Betreffendes Client Service Kundenprojekt.
2. Mind: Bei mehreren Projekten muss der Aufwand aufgeteilt werden, wenn sich das lohnt...

Onboarding

1. Projekt: Betreffendes Client Service Kundenprojekt.
2. Mind: Bei mehreren Projekten muss der Aufwand aufgeteilt werden, wenn sich das lohnt...

Ad-Hoc Feedback

Projekt- & Kunden-Feedback

1. Projekt: Betreffendes Client Service Kundenprojekt.

Mitarbeiter-Feedback - Bspw. Lob

1. Projekt: Erfolgt außerhalb der Arbeitszeit, bsp. beim Lunch. Es ist keine Zeiterfassung möglich.

Strukturiertes Feedback

Zyklische Mitarbeitergespräche

1. Projekt: PSL##_HR## PSL Human Resources Development
2. Delivery: Unverzügliche Dokumentation in Leapsome.
3. Mind: Zyklus alle 6 Monate. Sollte unter der Moderation von HR erfolgen.

Anlassbezogene Klärung, bsp. bei Konflikten

1. Projekt: PSL##_HR## PSL Human Resources Development
2. Delivery: Unverzügliche Dokumentation in Leapsome.
3. Mind: Erfolgt immer unter der Moderation von HR.

Fortbildung

Generell

1. Projekt: Auf dem betreffenden Client Service Kundenprojekt ("On the Job") oder intrinsisch außerhalb der Arbeitszeit.
2. Delivery: In der Verantwortung des Projektverantwortlichen.

Individuell

1. Projekt: Das Fortbildungsziel (Delivery) wird inkl. Umfang/Aufwand dem HOD gepitched und im Anschluss als bsp. "PSL##_{DPT}## How to use AI for ideation.." Projekt angelegt.
2. Delivery: Whitepaper, Keynote Deck, Plus Lunch Event, etc. Vorstellung bsp. IMMM oder auf Nachfrage.
3. Mind: Laufzeit max. 4 Wochen. Social Part, bsp. Team Dinner, außerhalb der Arbeitszeit. Geldbudget für Hospitality außerhalb Parasol bitte mit dem HOD abstimmen.

Nicht kundenorientierte Arbeitszeit

Montagsmeeting, IMMM & THM

1. Projekt: PSL##_{DPT}## Nicht kundenorientierte Arbeitszeit
2. Mind: Montagsmeeting & IMMM (0,5h/Woche), Ressourcen-Planung (1h/Woche; Nur Teamleads), THM.

Onboarding

1. Projekt: PSL##_{DPT}## Nicht kundenorientierte Arbeitszeit
2. Mind: Max 3 Tage pro neuer, eigener Mitarbeiter. Verantwortlich ist der Teamlead (fachlicher Vorgesetzter). Diese stellt die Termine ein + begrüßt den neuen MA mit Zugängen, vollständiger IT-Technik, ersten Arbeitsaufgaben usw.

Keine Aufgabe/ unausgelastete Arbeitszeit

1. Mind: Eure Kollegen, spätestens euer Teamlead oder HOD haben etwas für Euch.

Neu- und Bestandskunden-Entwicklung

1. Projekt: PSL##_DEV## KAD/Kunde Akquisition & KeyAccount Development
2. Delivery: Innovations-Idee, Whitepaper, Keynote Deck, Neukunden-Lead, Pitch, etc. Vorstellung bsp. IMMM oder auf Nachfrage …
3. Mind: Verantwortlich ist der KAD(Projektverantwortlicher).