Office Management

Was bedeutet das 'Office Management' eigentlich für Parasol Island?

- Der Gleichgewichtspunkt und die Anlaufstelle für alle Departments und damit der Zusammenhalt der Insel.

Das Team Office Management zeichnet sich durch ihre Vielfältigkeit und Flexibilität aus. Neben den gewöhnlichen Office Manager To Dos, agiert das Team als Kundenansprechpartner, Supporter, Problemlöser sowie offenes Ohr jegliche Belange.

Wie man sieht, deckt das OM ein breites Aufgabengebiet ab und arbeitet in viele verschiedene Richtungen. Die wichtigsten Oberthemen sind:

Kunden,
(neue) Kollegen,
Events und
die Infrastruktur.

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Was wollen wir assoziieren und was ist uns als Team wichtig?

Wir zeichnen uns durch Zuverlässigkeit, Flexibilität, Problemlösungskompetenz und einen großen Wissensschatz aus. Dabei ist uns wichtig, die Kollegen und das Teamspirit im Auge zu behalten und für alle ein offenes Ohr zu haben. Im Gegenzug, möchten wir die Gleichwertigkeit und den Respekt der Kollegen erfahren und bekommen. Zu 90% besteht unsere Arbeit aus Department übergreifenden Aufgaben, bei der gute Kommunikation immens wichtig ist. Wir möchten eine Arbeitsphilosophie schaffen, die auf Geben und Nehmen beruht, Spaß macht und für alle Seiten angenehm ist.

Außerdem möchten wir uns von anderen Firmen abheben, in dem wir Exra-Service für Kunden und Kollegen bieten und eine gute Arbeitsatmosphäre schaffen.

What's new?

Travel

Das Reisen soll für Kollegen mit einem minimalen Aufwand verbunden sein, weshalb wir eine Standard Mail verfasst haben, die Euch sowohl mit allen Informationen versorgt, aber auch Hinweise gibt, wie Ihr Euch das Reisen noch angenehmer machen könnt. Daneben checken wir Euch für Flüge ein und tragen diese in Euren Kalender ein. Bei Bahnfahrten bekommt Ihr in der Mail Euren Reisecode geschickt, mit dem Ihr Euer Ticket in der DB App ganz einfach eintragen könnt. Ciao Papierchaos!

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Außerdem gibt es seitens der Kollegen auch neue Regeln und zwar, wenn die Anfragen nicht vollständig oder die Anleitung im Wiki Artikel nicht beachtet wird:

Ermahnung
Antwort: *Anfrage unvollständig
Selbst buchen

Kundenpackage

Um den Kunden das Welcoming noch besonderer und eindrucksvoller zu machen, gibt es ab jetzt Kundenpackages. Diese bestehen aus unseren "Island Notes" Notizbüchern, einer Banderole mit einem Text und einem QR-Code zu unserem WIFI, dem handschriftlichen Namen des Kunden, einem PSL Bleistift befestigt mit einem schwarzen Gummiband.

-Bild kommt-

Meetings

Für problemlose Abläufe ist es wichtig, dass wir vollständige Meeting-Anfragen erhalten. Wir versuchen auch beim Kalendercheck Meetings zu beachten und ggf. nachzufragen. Wenn Ihr aber ein Catering benötigt, muss die Mail mind. 12h vorher verschickt werden.

Es gibt immer Ausnahmesituationen, daher wird beim 1. Mal darauf aufmerksam gemacht, die Voraussetzungen im Wiki Artikel beim nächsten Mal bitte zu beachten. (Teamwork!)

Beim 2. Mal gibt es dann einen kurzen Hinweis, dass die Anfrage unvollständig ist und beim 3. Mal müsst Ihr Euer Catering selbst organisieren.