Zeiterfassung

Die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters wird in der Agentursoftware erfasst. Die Zeiterfassung dient, wie häufig fälschlich angenommen, nicht dazu die quantitative Anwesenheit der Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern vielmehr um die auf bestimmte Projekte verbuchten Aufwendungen zu dokumentieren. Es geht also nicht darum möglichst viel Zeit zu verbuchen, denn vielmehr diese möglichst real auf Projekte zu verschlüsseln. Dies hilft der Geschäftsführung und den Projektleitern Projekte optimal zu Kalkulieren und für einen geordneten Projektablauf zu sorgen.

Regeln zur Erfassung der Arbeitszeit

• Jeder Mitarbeiter, einzig ausgenommen Praktikanten, ist Zeiterfassungs-Pflichtig.

• Produktive Arbeitszeit muss vollständig erfasst werden.
  
• Unproduktive Arbeitszeit (Arbeitszeit, die nicht für die Firma aufgewendet wird, z.B. „wenn gerade nichts zu tun ist) wird nicht erfasst.
  
• Ziel ist eine 95% Auslastung (siehe 8.) der Mitarbeiter Regel-Arbeitszeit nicht erfasste Arbeitszeit wird als fehlende Auslastung ausgewertet.
  
• Projektaufwände sind im vollständigem Umfang mit einer groben aber eindeutigen (Arbeits-)Beschreibung auf das jeweilige Projekt zu buchen (inkl. Wartezeit, die nicht anderweitig genutzt werden kann, Pitchaufwände, Vorbereitung, Recherche, Fortbildung für das Projekt, Einarbeitung, Nachbearbeitung, etc.).
  
• Die Arbeitszeit ist tagesaktuell, spätestens bis Dienstag der Folgewoche zu erfassen.
  
• Das wiederholte nicht- oder zu späte Erfassen ist Bestandteil der Mitarbeiterbeurteilung.
  
• Die Zeiterfassung muss kein (!) minutiöses Abbild des Tagesablaufs sein sondern stellt in der Summe die Verteilung der geleisteten Arbeitszeit in ihrer Gesamtmenge dar.
  
• Es wird erwartet, dass die kostenstellen bezogene Arbeitszeit (Department ANM, ADM, FLM, INT, außerhalb der Buchung auf Projekte) 5% nicht überschreitet.
  
• Für unausgelastete Arbeitszeit gibt es für jede Qualifikation die WIKI Projekte „What to do in between“. Sollte sich dort keine Aufgabe finden, muss mit dem Department Head Rücksprache gehalten werden.
  
• Es wird erwartet, dass sich die Artists bei unausgelasteter Arbeitszeit an die Projektleiter und die Projektleiter an die Department Heads wenden.
  
• Mitarbeiter, die Akquise Projekte oder administrative Aufgaben übernehmen, sind verpflichtet für diese, nach Rücksprache mit dem Department Head, entsprechende Sonderprojekte anzulegen.
  
• Für Mitarbeiter die KA Aufgaben übernehmen, ist die Erfassung der hierfür geleisteten Aufwände gesondert geregelt:
  

Zeiterfassung Aquisition & Key Account Development

Folgend das Vorgehen für die Erfassung von Aufwänden (Arbeitszeit und externe Kosten), die zur Kunden Akquisition oder zur Key Account Pflege anfallen.

Für jeden Key Account, Producer und Projektmanager sind interne "NWB {Mitarbeiter} Akquisition & Key Account Development" Projekte angelegt auf dem wir Arbeitszeit und externe Kosten erfassen, die zum werben oder pflegen von Neukunden anfallen.
Für jeden Key Account Kunden sind eigene {KUNDE} Akquisition & Key Account Development Projekte angelegt auf dem wir Arbeitszeit und externe Kosten erfassen, die zum werben oder pflegen von Bestandskunden anfallen.

• Diese Projekt sind nicht für Aufwände, die im Rahmen einer Anfrage, eines Pitches oder der Akquisition eines Projektes anfallen. Jede konkrete (oder unkonkrete) Anfrage wird als eigenes Projekt angelegt, alle Aufwände (Arbeitszeit und externe Kosten) auf diesem erfasst.
  
• siehe auch: https://wiki.parasol-island.com/Agentursoftware_Pitch-_%26_NewBusiness-Projekte

• Diese Projekte sind auch nicht für Aufwände, die im Rahmen der kontinuierlichen Account-Betreuung anfallen. Sofern diese existieren bedeutet dies, das es einen Retainer geben oder ein solcher vereinbart werden muss.
  
• Sofern, wie bsp. beim Besuch einer Messe, die Zuordnung uneindeutig ist, müsst Ihr eure Aufwände möglichst realitätsnah aufteilen.
  
• Sofern es sich um eine Neukunden Akquisition handelt, behandeln wir diesen wie einen Kunden (das soll er ja schliesslich werden). Dieser muss also vollständig mit Ansprechpartnern in der Software angelegt werden. Dies ermöglicht euch auch den Akquisitions Verlauf über das Sales Tool in der Software zu dokumentieren.
  
• Die auf diesen Projekten verbuchten Stunden müssen mit einer kurzen, aber eindeutigen Beschreibung eurer Tätigkeit versehen werden.

Zeiterfassung Administration

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