Telefon und die Telefonanlage

Telefon und die Telefonanlage

Die zentrale Telefonnummer von Parasol Island ist +49 211 159220 – 0. Jedes Telefon hat seine eigene dreistellige Durchwahl. Diese wird auch auf der linken Seite des Displays angezeigt, solange kein Gespräch geführt wird.

Eine Telefonliste der Durchwahlen steht im Intranet. Jeder Mitarbeiter ist angehalten, seine Durchwahl an seine Kontakte zu geben um den Aufwand auf der Zentral Nummer so gering wie Möglich zu halten.

System für eingehende Anrufe

Eingehende Anrufe werden 5 Sekunden versucht zu der angewählten Durchwahl zuzustellen. Erfolgt in dieser Zeit keine Annahme verschickt das System automatisch eine Rückruf-eMail (inkl. Namen des Anrufers und vCard File) und kommuniziert dies an den Anrufer, bleibt dieser in der Leitung wird das Gespräch weitere 5 Sekunden später an die Rufgruppe (bsp. das gesamte Producing Büro) weitervermittelt.

Sofern Ihr euch in einem Telefonat befindet wird dem Anrufer angesagt das Eure Nebenstelle besetzt ist und es wird automatisch eine Rückruf-eMai verschickt. Bleibt der Anrufer in der Leitung wird das Gespräch weitere 5 Sekunden später an die Rufgruppe (bsp. das gesamte Producing Büro) weitervermittelt.

Sollte der Anrufer keine Rufnummer mitschicken ist der Ablauf bis auf das aussenden der Rückruf Nachricht identisch.

Telefonkonferenzen

Parasol Island PhoneApp

Zur Nutzung der Telefonliste (https://wiki.parasol-island.com/Special:PSLphoneapp) müsst ihr im Wiki mit Eurem Domänen Account eingelogged sein. In der Telefonliste findet ihr alle Parasol Durchwählen in Düsseldorf und Berlin. Je nach dem wie ihr auf die Telefonliste zugreift werden die Informationen und Funktionen unterschiedlich aufbereitet.

LAN
Alle Parasol Durchwahlen (inkl. vCard Download-Option), die letzten 10 eingegangenen und ausgehenden Gespräche. Auf Click wählt Euer Tischtelefon die Nummer.

WiFi
Alle Parasol Durchwahlen, die letzten 10 eingegangenen und ausgehenden Gespräche.

Mobile
Alle Parasol Durchwahlen, die letzten 10 eingegangenen und ausgehenden Gespräche. Alle Rufnummern sind so formatiert, das der Smartphone-Browser diese zum wählen anbietet.

Ansprache

Wenn wir das Telefon beantworten melden wir uns mit „Parasol Island. Vorname Nachname“

Über verpasste Anrufe informieren

Wenn du das Gespräch eines Kollegen annimmst, der gerade nicht das Gespräch annehmen kann, notiere bitte den vollen Namen, ggf. Firma und die Rückruf Nummer, und schicke die Info IMMER via Mail an den betreffenden Kollegen. Namen nicht verstanden? Keine Angst, noch mal fragen!

Gespräche Vermitteln

Mit den Leitungstasten können Gespräche vermittelt werden. Während des Gespräches drückt Ihr die freie Leitungstaste L2.
Sofort könnt ihr ein neues internes oder externe Gespräch anfangen, indem ihr einfach die interne oder externe Nummer wählt. Ihr kündigt den Anrufer an und drückt die TRANSFER Taste. Auf dem Display erscheint die Telefonnummer des zu Vermittelnden auf Leitung L1, zur Bestätigung drückt ihr die Bestätigungs-("Häkchen") Taste um die beiden Leitungen miteinander zu vermitteln.

Wählen aus der Agentursoftware

Telefonnummern können auch direkt aus dem Kontaktverzeichnis der Agentur Software gewählt werden:

DECT Telefone

Jeder Mitarbeiter mit viel Kundenkontakt hat ein DECT Telefon. Dieses funktioniert auf dem kompletten Gelände. Bitte tragt es bei Euch wenn ihr nicht am Platz seit.

Anrede von Kunden und Dienstleistern

Obwohl Parasol Island eine sehr partnerschaftliche und vertraute Beziehung zu seinen Kunden und Dienstleisten führt, gebietet es die Höfflichkeit und der Respekt sie generell zu „Siezen“ und sie mit „Frau“ und „Herr“ anzusprechen. Erst auf ein eindeutiges Signal der bestreffenden Person sie zu „Duzen“ werden wir dieses auch tun.

Türöffner

Eine Besonderheit ist die Türöffnerfunktion. Mit der Durchwahl 340 ruft die Tür-Gegensprechanlage an. Abheben und man spricht mit der Person vor der Tür. Diese öffnet man im laufenden Gespräch mit der Tastenkombination #61.

Mobiltelefone

Parasol respektiert die Freizeit und das Privatleben seiner Mitarbeiter. Dazu gehört auch die Diskretion bei der Weitergabe von Mobiltelefonnummern.

Mobiltelefonnummern werden NUR vom Eigentümer dieser Nummer persönlich weitergegeben. In Fällen erhöhter Dringlichkeit hat sowohl unsere Telefonanlage als auch jedes Mobiltelefon die Möglichkeit, Gespräche weiterzuleiten und die entsprechenden Teilnehmer zu verbinden.

Weiterleitung der Festnetznummern

Die automatische, auch temporäre, Weiterleitung von Anrufen von der Firmenfestnetznummer auf ein Mobiltelefon ist nur in Einzelfällen möglich und muss von der Systemadministration eingerichtet werden.

Fax

Die zentrale Faxnummer lautet +49 (0)211 159220 -290. Faxe werden bei Parasol ausschließlich elektronisch empfangen und laufen in dem Öffentlichen eMail Ordner eFax als PDF Datei auf.

Für den Faxversand steht auch ein Papierfax zur Verfügung.

Erfassung

Um den Erfolg unserer Bemühungen besser erreichbar zu sein nachvollziehen zu können, werden wir in Zukunft die Reaktionszeit auf Anrufe messen und regelmässig auswerten.

Private Nutzung

Die private Nutzung von über die Firma abgerechneten Festnetz und Mobiltelefonen ist ein Privileg, keine Selbstverständlichkeit. Sollte sich eine unverhältnismäßig hohe private Nutzung bestimmter Anschlüsse abzeichnen, werden diese in eine Fallweise Einzelabrechnung des Gesprächsaufkommens überführt.