How to: OS/

PSL Onboarding

Onboarding Termin 2 (Agentursoftware in der Praxis)

Übersicht OS/

OS/ Budget

In OS/ Budget werden Projekte angelegt und kalkuliert, siehe:

Projektanlage & Angebotsstruktur

1. Neues Projekt anlegen in OS/

Oben rechts entdeckt ihr den Button "Projekt anlegen" womit ihr ganz einfach euer neues Projekt erstellen könnt: Error creating thumbnail: File missing

2. Projekt erstellen

Nachdem ihr auf den Button geklickt habt erscheint ein kleines Fenster, in dem ihr euer Projekt benennen könnt und den Geschäftsbereich sowie auch den Kunden auswählen könnt.

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Nachdem du dein Projekt erstellt hast, kannst du unter "Team" die Mitarbeiter des Projektes hinzufügen und diesen eine Projektrolle zuweisen.

Unter "Budget" kannst du anhand von Gliederungspunkten deine Projektkalkulation festlegen welche du schließlich unter dem Reiter "Ausgangsrechnungen" abrechnen kannst.

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Ausgangsrechnungen schreiben

Unter "Ausgangsrechnung" kannst du ganz entspannt deine Rechnungen schreiben. Error creating thumbnail: File missing

Sie können im Voraus als Entwurf erstellt und mit dem Kunden abgestimmt werden.

Ausgangsrechnungen werden direkt bei der Erstellung der Rechnung im Projekt und im Journal der Ausgangsrechnungen im Buchhaltungs-Workspace sichtbar. Noch nicht an die DATEV übertragene Ausgangsrechnungen befinden sich zusätzlich in der übersichtlichen Export Ansicht.

Eingangsrechnungen / Fremdleistungen

1. Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen können auf drei Wegen erfasst werden:

• In der Buchhaltungs-Eingangsrechnungserfassung.
• In den Eingangsrechnungen eines Projektes.
• Über eine Integration, wie zum Beispiel Pleo.

Eingangsrechnungen von Freelancern und Lieferanten tauchen unter den aktuellen Kosten deines Projektes in der Übersicht auf. So erhältst du die Möglichkeit, deine budgetierten Kosten mit deinen aktuellen Kosten gegenüberzustellen.

Nutzungsrechte Buyouts

Falls Du in deinem Projekt Nutzungsrechte, Buyouts anbietest, so müssen diese in der Agentursoftware unter
Administration/Verträge/Nutzungsrechte
angelegt und mit einem Start- und End-Datum versehen werden.

Auf der Startseite werden im Zeitraum 6 Wochen VOR und NACH Ablauf des Nutzungsrechts einzelheiten angezeigt.

Bitte regelmäßig darauf achten (auch wenn es nicht Deine Projekte sind!) Denn es kan ja sein, daß es Deinen Kunden betrifft und der seinerzeit verantwortliche Producer/Projektmanager nicht da ist.
Besonders wenn es externe Nutzungsrechte oder Buyouts von Fotografen oder Models, Darsteller sind, riskieren wir hier eine Vertragsmissachtung mit entsprechenden Konsquenzen.

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zu weiteren Details:

Beauftragung freier Mitarbeiter / Artbuying

Du hast einen neuen Freelancer, den du beauftragen möchtest? Bitte unbedingt wie hier beschrieben vorgehen: Artbuying

Angebots-Split

Ein Projekt-Split wird gemacht sobald ein Projekt Leistungen von mehreren Departments erfordert welche über 5.000,- EUR liegen! Das gilt immer!

Hier geht es zum Artikel: THE EPIC PROJECT SPLIT

File:Splitt.png

OS/ Contacts

Unsere eigene Contacts Applikation, in der neue Kontakte angelegt und verwaltet werden: https://wiki.parasol-island.com/Parasol_OS/_Contacts

OS/ Resources

Arbeitszeit planen und auf Projekte buchen

Das Ganze kannst du in OS/ Resources mühelos handhaben.

Dieser Workspace bietet dir die Möglichkeit, deine Arbeitszeit effizient zu planen und direkt auf spezifische Projekte zu buchen.

In OS/ Resources kannst du nicht nur deine täglichen oder wöchentlichen Stunden erfassen, sondern auch sicherstellen, dass jede Stunde korrekt den entsprechenden Projekten zugewiesen wird.

1. Deine Arbeitszeit planen

Unter dem Reiter „Planen“ kannst du deine Arbeitszeiten detailliert organisieren. Hier wird dir eine intuitive Kalenderansicht geboten, die dir sowohl die Kalenderwochen, als auch die Projekte anzeigt, bei denen du Mitglied bist.

Durch die Personio Integration hast du direkten Einblick auf deine Arbeitstage, da diese automatisch übernommen werden. Durch einfaches Klicken auf einen spezifischen Tag kannst du dann die genaue Anzahl der Arbeitsstunden festlegen, die du für jedes Projekt aufwenden möchtest. Diese Flexibilität ermöglicht es dir, deine Ressourcen optimal zu planen.

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2. Deine Arbeitszeit buchen

Unter dem Reiter „Buchen“ hast du die Möglichkeit, deine Arbeitszeiten direkt den entsprechenden Projekten zuzuordnen. Hier kannst du deine Arbeitsstunden spezifisch auf das jeweilige Projekt buchen. Wähle das gewünschte Projekt aus und gib die Anzahl der Stunden unter "+" ein.

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In beiden Ansichten kannst du die geplanten sowie die tatsächlich gebuchten Stunden einsehen, was dir einen direkten Vergleich und Überblick ermöglicht.