Office Management Berlin

Ein Tag im Office Management bei Parasol Island in Berlin.

Check In

Du stehst mit Deinem PSL Türchip vor der Tür im Seitenflügel der Rudi-Dutschke Str. 26, 1. OG und checkst, ob das Licht oben an der Decke leuchtet: rot = Alarm ist scharf gestellt, grün= Alarm ist ausgeschaltet, d.h. es ist schon jemand im Office.

Tür öffnen (Pin lautet one vier fuenf 8) Lampe der Pflanzeninsel ausschalten und verstauen Parasol Leuchtschrift anschalten (Lichtschalter hinter dem Empfangstresen) Kaffeemaschine anschalten, Wassertank und Kaffeebohnen auffüllen (Kaffee "Gorilla Superbar Crema 8kg" von roastmarket.de, Wassertank Kalkschutz Pad "BWT bestsave" von Amazon alle 2 Monate wechseln) Briefkasten leeren (Schlüssel in oberster, mittlerer, schwarzer Schublade am Empfang) Rechner anschalten, E-Mail Postfächer: Das eigene checken, die geteilten Postfächer om@, travel@ und hombre@ in Absprache und Kennzeichnung mit OM Düsseldorf sortieren & bearbeiten Anfragen von Kunden an boards@paraosl-island.com weiterleiten, wichtige E-mails an ehemalige MA an deren Nachfolger schicken (alternativ auch an PM@, wenn Nachfolger nicht bekannt)

Info: Schlüssel!

In der Schublade im hintersten weißen Schrank am Empfang sind alle Schlüssel für zukünftige Mitarbeiter/Freelancer und die PSL Barkasse (seit 05.03.19 ohne Geld). Die Schublade kann von allen mit Türchip geöffnet werden.

Das Hoftor vorn wird ab 20 Uhr zugemacht, wenn Tim Raue schließt - Sonntags und Montags hat das Restaurant Ruhetag. Toröffner und Schlüssel für die Tür zum Eingang des Seitenflügels liegen in der mittleren, obersten, schwarzen Schublade am Empfang (Schlüsselbund mit Flamingo beschriftet mit "Tor und Eingang”). Ein weiterer Bund mit großem, dicken Schlüssel öffnet den Lastenaufzug.

Morning Routine

Küche

Küchencheck (Reinigungsfirma: Iwona über contact@ig-cleaning.de oder Tel: 0176 - 32 34 76 14, Reklamationen via Email, immer schriftlich): Oberflächen sauber?, Spülmaschine ausgeräumt?, Geschirrtücher sauber? Kühlschrank: Getränke auffüllen mit Drinks aus dem Studio (Wir bestellen Charitea+Lemonaids div. Sorten, Tannenzäpfle und Augustiner über officedrink.de, Leergut geht auch dorthin zurück) Schmaler Schrank hinter Kühlschrank: Milch checken (Wir bestellen 1,5% & 3,8% Milch, Soja, Hafer und laktosefreie von rewe.de) Tee, Kekse und Nüsse für Meetings befinden sich am Empfang, weiße Schubladen, Mitte Geschirrtücher bitte 1x täglich wechseln, schmutzige vor den Reinigungsschrank im Storage Room legen; ebenso Schwämme und Lappen in der Küche alle 1-2 Tage wechseln Rewe Bestellungen mit Lieferung ins Büro umfassen: Milch, Kekse, Nüsse, Spülmaschinentabs, -salz und -klarspüler, Reinigungstücher, Feuchttücher, Küchenrolle, Schwämme sowie Extras wie Deo, Mundspülung, Hygieneartikel

Badezimmer

Sauberkeit prüfen: Spiegel, Türen, Böden, Raumduft ("Dark Amber" von zarahome.com/de), genug Handseife (füllt und kauft Reinigungsfirma)? Funktioniert das Licht? genug WC Papier ( kauft Reinigungsfirma) ggf lüften.

Konferenzräume & Suiten

Ausstattung der Konferenzräume: Blöcke, Bleistifte, Gläser sowie die aktuelle Radar Kabel ordentlich in den Kabelkanal, Stühle an den Tisch rücken, gegebenenfalls lüften

Studio

Aufschließen (Schlüssel in oberster, mittlerer, schwarzer Schublade am Empfang) Sauberkeit prüfen, Küche sowie Waschräume, gegebenenfalls lüften Getränke prüfen, Pfand vorsortieren, Kühlschrank auffüllen Wein prüfen (Bestellung über Wein Force GmbH, E-mail an gonzo@weinforce.de mit gewünschter Anzahl, Gonzo sucht sie aus & versendet umgehend, Rechnung direkt an Düsseldorf) Requisiten ordentlich verstauen Daily Business Pflanzeninsel Alle 14 Tage kommt Matthias von Der Palme und kümmert sich um unsere Pflanzen, bitte auch auf Pflanzen im Petite Mystique Meetingraum verweisen! Abends und über's Wochenende Pflanzenlampe in wechselnden Positionen aufstellen Inventar Berlin Office Geschirr Inventar Büromaterial Storage Room Post/Kurier Eingangspost: WUV Magazin auslegen, Post/Briefe immer mit Datumstempel versehen, besonders Eingangsrechnungen Post und Pakete an Berliner Kollegen einfach auf deren Tisch legen Briefmarken über online bestellen oder bei der Post kaufen, nächste Post ist um die Ecke: Markgrafenstraße 20, 10969 Berlin.

Daily Business

Pflanzeninsel

• Alle 14 Tage kommt Matthias von Der Palme und kümmert sich um unsere Pflanzen, bitte auch auf Pflanzen im Petite Mystique Meetingraum verweisen!
• Abends und über's Wochenende Pflanzenlampe in wechselnden Positionen aufstellen

Inventar

• Berlin Office Geschirr Inventar
• Büromaterial Storage Room

Post

• Eingangspost: WUV Magazin auslegen, Post/Briefe immer mit Datumstempel versehen, besonders Eingangsrechnungen
• Post und Pakete an Berliner Kollegen einfach auf deren Tisch legen
• Briefmarken über online bestellen oder bei der Post kaufen, nächste Post ist um die Ecke: Markgrafenstraße 20, 10969 Berlin.

Kurier

Twister

Kundennummer: 310637

Berlin und Umland Tel: 030-29 30 40 National & overnight: 030-29 30 44 44

Cosmo

Stadtkurier Berlin Tel : 030-4030440, unbedingt Kostenstelle angeben Overnight Tel: 030-40304444

Reisebuchungen Anfragen über travel@, Bearbeitung siehe Travel

Ticketmanagement (Bahncard)

Bahncard

Die Freigabe erfolgt grundsätzlich über die*den Vorgesetzte*n. Nach Freigabe erfolgt die schriftliche Bestellung über OM Asana Board für Anfragen, Bestellungen & Buchungen.

Für eine ordnungsgemäße Bestellung benötigt das OM folgende Informationen:

• vollständigen Namen
• Geburtsdatum
• Department

Die Kosten werden dem Department des*der Mitarbeiters*Mitarbeiterin belastet.

Die Beauftragung erfolgt über unseren Firmenzugang auf DB Bahncard Business.

Der*die Mitarbeiter*innen erhalten ein elektronisches/vorläufiges Ticket, welches ab sofort gilt und bis zur Ankunft der eigentlichen Bahncard genutzt werden kann.

BCs von ausscheidenden Mitarbeiter*innen müssen aktiv gekündigt werden. Die Kommunikation erfolgt von Daniela Schiwek über ein Asana Ticket an das Office

Management.

Die BahnCard Verträge werden in der AS unter dem Namen des*der Mitarbeiters*in festgehalten, mit der Gültigkeit und Eurer Bahncard Nummer. Das OM pflegt diese Daten

auch im Personio Programm ein. Daneben ist noch ein Excel Sheet aktiv, bis Personio alle Erinnerungen vollständig übernehmen kann. Die BCs werden automatisch vom

Office Management verlängert bzw. erfolgt eine kurze Rücksprache ob verlängert werden soll oder nicht.

Bestellungen/Abrechnungen

• alle Bestellungen & Einkäufe immer mit Beleg und Kostenstelle

• Online Bestellungen: Logins für die meisten Bestellportale befinden sich im 1Password Gruppe Administration/Office Management, Freigabe durch Peter/IT
• Catering & Bewirtung ebenso immer mit Beleg & Kostenstelle (bei Projektverantwortlichem zu erfragen)
• Templates/Vorlagen für Abrechnungen/Bewirtung/Barauslage/Briefe im Googledrive unter +Neu Googledoc oder Googletabellen

Parasol Briefumschläge, Briefpapier, PSL Fassadenschilder & Visitenkarten

• Kontakt: Jung Produktion GmbH, Marc Irmscher, Schanzenstraße 20a, 40549 Düsseldorf, Telefon: +49 211 - 40 80 90 -161 oder E-Mail: marc.irmscher@jungpro.de
• Visitenkarten: Siehe Googledoc liste (HR trägt hier die neuen Kollegen und deren Titel ein, IT vervollständigt diese mit Telefonnr. und E-mail), Bestellungen je mehr, desto günstiger, optimalerweise immer im 50er Pack

PSL Blöcke

• Bestellungen über Flyeralarm
• Account für Parasol (hombre@), Bestellung mit angehangenen Druckvorlagen & den Aufträgen für A4 und A3 zum Nachproduzieren

Blöcke mit Leimbindung A4

• Ausführung Hochformat, Bindung oben
• Format DIN A4 (21 x 29,7 cm)
• Blattanzahl 50 Blatt
• Material 90g Offset weiß
• Farbigkeit 4/0 farbig
• Menge 100 Stk. Produkt ID 7875392, Standard

Blöcke mit Leimbindung A3

• Ausführung Hochformat, Bindung oben Format DIN A3 (29,7 x 42 cm)
• Blattanzahl 50 Blatt
• Material 90g Offset weiß
• Farbigkeit 4/0 farbig
• Menge 50 Stk.
• Produkt ID 7875335, Standard
• Vorlagen siehe im Googledrive

Kaffeebohnen

• Neu: Kaffee "Gorilla Superbar Crema 8kg" von roastmarket.de

Gefiltertes Wasser über Clage

• Clage GmbH über Tel: 041318907141 oder E-mail: kdzentrale@clage.de
• Model: ZIP Hydro Tap G4CS175
• Seriennummer 201706-1303007
• Filterflasche Artikel Nr.: 893702 (Achtung - Lieferung dauert ca. 2,5 Monate!)
• Clage bietet uns immer wieder einen Wartungsvertrag an, lohnt sich aber nicht, deshalb haben wir uns dagegen entschieden und zahlen einmal im Jahr die Wartung des Gerätes, wenn dieses das meldet (Vgl. Angebote im Ordner)
• Achtung! Im Sommer Tür vom Gerät auflassen und ggf. auch zwischendurch mal abschalten

Kohlensäureflasche

• Neubestellung über Amazon

• Auffüllung über Firma Steinseiffer: www.steinseiffer.de, per Tel.: 030 - 341 68 21 oder 030 - 33 77 81 01

Kaffeemaschine

• Reparaturen über macchina-caffè GmbH Alte Schönhauser Str. 26, 10119 Berlin Tel.030 28384414 KNr 17508

Gardinen zum Verdunkeln der Suiten

• Erik Heinisch Raumausstattung, Tel: 0173 - 20 77 55 7

Check Out

• Kalendercheck, was am nächsten Tag für Termine anstehen
• Rechner runterfahren
• Kaffeemaschine ausschalten & Sieb säubern mit Reinigungsspray von unter der Spüle
• Spülmaschine anstellen
• Pflanzenlampe anschalten
• Telefon wird nicht umgeleitet oder auf AB gestellt
• Schönen Feierabend!

Elektriker

Elektroinstallation Leuchtenreparatur Handwerk

At Interiors Handels GmbH

Brandenburgische Str. 71

10713 Berlin

Tel.: 030-86396194

i@atinteriors.de

Reinigungsfirma

Gebäudereinigung Galafin

Iwona Galafin

Mobil: +49 (0) 17632347614

Email: contact@ig-cleaning.de

Dienstleisterliste

In allen Fällen immer erst über die Hausverwaltung bzw. über Hausmeister Andreas Bahn!

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