Partner Relations/FMA Booking

Bedingungen:

Wer ist befugt, Aufträge an freie Mitarbeiter und Lieferanten auszusprechen?

• Beauftragungen externer Leistungen in einem Projekt dürfen nur vom Projektverantwortlichen erbracht werden
• Dritte Personen dürfen nur dann eine Beauftragung bei Partner Relations aussprechen, wenn Sie eine eindeutige Weisung vom Projektverantwortlichen dazu vorlegen können. Das kann eine eMail, ein Asana-Ticket, oder ein entsprechendes Urlaubsübergabe-Dokument zB. an Projekt-Supervisoren sein.

Unter welchen Bedingungen, formalen Erfordernisse können freie Mitarbeiter und Lieferanten beauftragt werden?

• Das Projekt wurde unter den Department-spezifischen Ertrags-Zielvorgaben kalkuliert
• Die externen Leistungen sind in der Kalkulation passend zu Beauftragung externer Leistungen mit identischen Kosten abgebildet
• Der Einkauf externer Leistungen erfolgt ausschließlich über Partner Relations

Der Workflow für die Beauftragung externer Leistungen muss eingehalten werden:

• Asana Ticket mit vollständigen Angaben in „FMA Booking“ (durch Projektverantwortlichen)
• Ein Briefing, eine Beauftragung kann nur mit zuvor abgeschlossener und vom Dienstleister signiertem Rahmenvertrag, Datenschutzbestimmungen, Nutzungsbedingungen, NDA erfolgen (via Partner Relations)
• Eine NDA kann auch durch den Projektverantwortlichen eigenständig über die NDA Powerforms eingeholt werden. In diesem Fall ist Partner Relations darüber zu informieren.
• Alle angefragten, beauftragten Dienstleister sind in einem Google Spreadsheet mit den dort spezifizierten Angaben gelistet (via Partner Relations)
• Vertragsdokumente (Rahmenvertrag, Datenschutzbestimmungen, Nutzungsbedingungen, NDA, Beauftragung) erfolgen ausschließlich via DocuSign (via Partner Relations)

• Bei Verlängerung einer bestehenden Beauftragung beginnt der Prozess unter den gleichen Bedingungen neu

FMA Booking:

Step 1:

Um mit FMAs über aufkommende Projekte sprechen zu können, müssen diese vorab eine NDA signieren. Wenn eine Zusammenarbeit sehr wahrscheinlich ist, kann man auch direkt den Rahmenvertrag schicken, dort ist automatisch die NDA angehängt. Der Rahmenvertrag muss mit jedem FMA geschlossen werden, bevor eine konkrete Projektbeauftragung erfolgt und er seinen 1. Arbeitstag bei Parasol Island beginnt.
Dafür müsst ihr nicht auf Partner Relations warten, das könnt ihr ganz easy mithilfe unserer DocuSign Powerforms selbst an die jeweilige Person verschicken. Hier füllen die FMA eigenständig ihre persönlichen Daten aus, eine genaue "how" to Anleitung erscheint automatisch, ihr müsst also keine Erläuterung mehr mitschicken. Ihr und Partner relations erhalten automatisch eine Kopie des PDFs.

Step 2:

Alle FMA Buchungen müssen mit einer offiziellen Auftragsbestätigung über Partner Relations abgeschlossen werden. Deswegen ist es wichtig, dass ihr Partner Relations früher oder später involviert.
Ihr könnt und sollt gerne weiterhin Eure FMAs selbst anfragen (oft gibt es eine persönliche Beziehung, die hier von Vorteil ist) und Partner Relations dann dazu holen, sobald eine feste Buchung ausgesprochen werden soll. Ihr könnt Partner Relations aber auch schon für die Anfrage beauftragen.

Artbuying Workflow:

Bitte ausschliesslich Anfragen über ein Asana Ticket in FMA Booking stellen und Kim Düsselberg als Assignee auswählen.
Hier könnt ihr euch einfach die passende Vorlage aussuchen.
Unbedingt ALLE relevanten Infos ausfüllen. Sobald hier eine Info fehlt, kann Partner Relations das Ticket nicht bearbeiten.

• Vor- und Nachname
• Job Title
• Buchungszeitraum mit genauem Datum (keine KWs, kein "Mitte bis Ende März")
• Eventueller weiterer Optionszeitraum
• Tagesgage / Pauschaldeal
• Projektnummer
• Andere relevante Infos und/oder Email Verkehr in Bemerkungen einfügen

Die Auftragsbestätigung wird von Partner relations über DocuSign erst an Euch geschickt und nachdem ihr signiert habt, wird diese automatisch an den Freelancer weitergeleitet. Ihr erhaltet eine Kopie, die ihr dann bitte in Euren Projektordner ablegt.

Wenn ihr selbst Anfragen macht und denkt, dass der Email Verlauf für Partner Relations relevant ist, bitte in cc. nehmen. Allerdings ist dies kein Arbeitsauftrag an Partner Relations, es muss ein Asana Ticket erstellt werden.

Zugänge für den FMA

Für die Organisation der Zugänge und des Welcomeletters, überlegst du bitte anhand dieser Liste was dein FMA benötigt:

• [ ] Soll er im Ressourcenplan erscheinen? In welcher Leistungskategorie
• [ ] Agentursoftware / myParasol Account (Soll Er/Sie Projekte verwalten?)
• [ ] Braucht Er/Sie einen Parasol-E-Mail Account?
• [ ] Soll Dein FMA in einen entsprechenden Parasol-E-Mail Verteiler?
• [ ] Benötigt Er/Sie einen Active Directory Account (Zugang zu Asana, Fileserver, Private WLAN)?
• [ ] Benötigt Er/Sie Active Directory Groups (pslemp, psluser, WiFi)
• [ ] Benötigt Er/Sie einen Smartsheet-Zugang?
• [ ] Benötigt Er/Sie einen Account in Shotgrid?
• [ ] Benötigt Er/Sie einen einen Filebeam Account
• [ ] Benötigt Er/Sie einen einen 1Password Account

Für den Fall einer langfristigen Beauftragung machen wir auch manchmal

• [ ] alle Verteiler / dailies Verteiler
• [ ] Schlüssel

Ziele unseres Partner Relations Prozess

• Optimierung der Zusammenarbeit mit FMA.
• Dauerhafte Erneuerung und QS des FMA Pool.
• Analyse und Optimierung der Einkaufskonditionen.
• Optimierung der Abrechnung.
• rechtliche Absicherung zum Thema Scheinselbstständigkeit