Partner Relations/FMA Booking

Bedingungen:

Wer ist befugt, Aufträge an freie Mitarbeiter und Lieferanten auszusprechen?

• Beauftragungen externer Leistungen in einem Projekt dürfen nur vom Projektverantwortlichen erbracht werden
• Dritte Personen dürfen nur dann eine Beauftragung bei Partner Relations aussprechen, wenn Sie eine eindeutige Weisung vom Projektverantwortlichen dazu vorlegen können. Das kann eine eMail, ein Asana-Ticket, oder ein entsprechendes Urlaubsübergabe-Dokument zB. an Projekt-Supervisoren sein.

Unter welchen Bedingungen, formalen Erfordernisse können freie Mitarbeiter und Lieferanten beauftragt werden?

• Das Projekt wurde unter den Department-spezifischen Ertrags-Zielvorgaben kalkuliert
• Die externen Leistungen sind in der Kalkulation passend zu Beauftragung externer Leistungen mit identischen Kosten abgebildet
• Der Einkauf externer Leistungen erfolgt ausschließlich über Partner Relations

Der Workflow für die Beauftragung externer Leistungen muss eingehalten werden:

• Asana Ticket mit vollständigen Angaben in „FMA Booking“ (durch Projektverantwortlichen)
• Ein Briefing, eine Beauftragung kann nur mit zuvor abgeschlossener und vom Dienstleister signiertem Rahmenvertrag, Datenschutzbestimmungen, Nutzungsbedingungen, NDA erfolgen (via Partner Relations)
• Alle angefragten, beauftragten Dienstleister sind in einem Google Spreadsheet mit den dort spezifizierten Angaben gelistet (via Partner Relations)
• Vertragsdokumente (Rahmenvertrag, Datenschutzbestimmungen, Nutzungsbedingungen, NDA, Beauftragung) erfolgen ausschließlich via DocuSign (via Partner Relations)

• Bei Verlängerung einer bestehenden Beauftragung beginnt der Prozess unter den gleichen Bedingungen neu

FMA Booking:

Step 1:

Um mit FMAs über aufkommende Projekte sprechen zu können, müssen diese vorab eine NDA signieren. Wenn eine Zusammenarbeit sehr wahrscheinlich ist, kann man auch direkt den Rahmenvertrag schicken, dort ist automatisch die NDA angehängt. Der Rahmenvertrag muss mit jedem FMA geschlossen werden, bevor eine konkrete Projektbeauftragung erfolgt und er seinen 1. Arbeitstag bei Parasol Island beginnt.
Dafür müsst ihr nicht auf Partner Relations warten, das könnt ihr ganz easy mithilfe unserer DocuSign Powerforms selbst an die jeweilige Person verschicken. Hier füllen die FMA eigenständig ihre persönlichen Daten aus, eine genaue "how" to Anleitung erscheint automatisch, ihr müsst also keine Erläuterung mehr mitschicken. Ihr und Partner relations erhalten automatisch eine Kopie des PDFs.

Step 2:

Alle FMA Buchungen müssen mit einer offiziellen Auftragsbestätigung über Partner Relations abgeschlossen werden. Deswegen ist es wichtig, dass ihr Partner Relations früher oder später involviert.
Ihr könnt und sollt gerne weiterhin Eure FMAs selbst anfragen (oft gibt es eine persönliche Beziehung, die hier von Vorteil ist) und Partner Relations dann dazu holen, sobald eine feste Buchung ausgesprochen werden soll. Ihr könnt Partner Relations aber auch schon für die Anfrage beauftragen.

Es besteht FMA Bedarf

Du benötigst für eines Deiner Projekte externe Unterstützung durch einen Freelancer oder Dienstleister? Mitarbeiter:Partner Relations hilft dir dabei!

1. Dazu bitte einfach folgende Email-Vorlage nutzen und an partnerrelations@parasol-island.com senden, oder das FMA Booking in Asana nutzen.

2. Partner Relations fragt alle vorhandenen FMAs an und ermittelt deren Verfügbarkeit im angefragt Zeitraum. Den Status sehr ihr im FMA Booking in Asana.

3. Partner Relations schickt Euch die positiven Rückmeldungen der angefragten FMAs ebenfalls im FMA Booking in Asana.

Nutze auch gerne diese Option, wenn du FMA selbst anfragst.

Problem

Du fragst einen Freelancer / Dienstleister via Mail an. Das Ticket dazu musst du in Asana nachtragen - kann man mal vergessen.

Lösung

Nimm die E-Mail Adresse fmabooking@parasol-island.com in BCC. Damit wird, wie beim Boardsverteiler, direkt ein Ticket im Asana Projekt erzeugt, dass du einfach nur noch ergänzen musst.

Watchout

Die Mailadresse solltest du wirklich in BCC nehmen. Es ist keine Mailadresse, die unsere FMA aktiv anschreiben sollen. Außerdem erzeugt jede E-Mail (auch die reply also) ein neues Asana Ticket. Heißt: einmal machen, dann per Hand in Asana pflegen.

Beauftragung

• Benutze dafür bitte das FMA Booking in Asana.

• Partner Relations kontrolliert ob ein Rahmenvertrag vorhanden ist, schliesst gegebenenfalls neue Verträge ab und vereinbart den bestmögliche Preis.

• Sollte dieser FMA allerdings nicht den günstigsten Preis anbieten, musst du dir diese Beauftragung durch einen Partner oder GF freigeben lassen.

• Ist das Vertragswesen komplett und die Beauftragung freigegeben, erstellt Partner Relations die Auftragsbestätigung (Werk- bzw. Dienstvertrag).

• Allen anderen Kandidaten sagt Partner Relations ab.

Auftragsbestätigung und Rechnungsstellung

1. Partner Relations erstellt eine Auftragsbestätigung via Docusign an FMA/DL
2. Der FMA/DL signiert und bestätigt somit den Auftrag über die vereinbarte Leistung, Leistungszeitraum und Vergütung
3. Der Projektverantwortliche ist dabei der Auftraggeber und erhält die abgeschlossene Auftragsbestätigung in Docusign als Kopie
4. Dabei enthalten ist für den FMA/DL eine exemplarische Rechnung über den konkreten Auftrag mit allen erforderlichen Rechnungsangaben.
5. Der FMA/DL kann diese RG-Vorlage entsprechend ergänzen und benutzen,...
6. ... oder als inhaltliche Vorlage für seine finale Rechnung verwenden.

hier eine durchgeführte Beispiel-Beauftragung mit exemplarischen Rechnungsanhang:

File:MUSTER_Contract_Invoice_FMA.pdf

Bewertung des FMAs nach Leistungserbringung

• Nach Projektende, bewertest du bitte die Zusammenarbeit mit dem FMA und informierst drüber Mitarbeiter:Partner Relations
• Das kannst du hier mit dieser eMailvorlage machen.

Zugänge für den FMA

Für die Organisation der Zugänge und des Welcomeletters, überlegst du bitte anhand dieser Liste was dein FMA benötigt:

• [ ] Soll er im Ressourcenplan erscheinen? In welcher Leistungskategorie
• [ ] Agentursoftware / myParasol Account (Soll Er/Sie seine Zeit erfassen?)
• [ ] Braucht Er/Sie einen Parasol-E-Mail Account?
• [ ] Soll Dein FMA in einen entsprechenden Parasol-E-Mail Verteiler?
• [ ] Benötigt Er/Sie einen Active Directory Account (Zugang zu Asana, Fileserver, Private WLAN)?
• [ ] Benötigt Er/Sie Active Directory Groups (pslemp, psluser, WiFi)
• [ ] Benötigt Er/Sie einen Smartsheet-Zugang?
• [ ] Benötigt Er/Sie einen Account in Shotgun
• [ ] Benötigt Er/Sie einen einen Powercontrolcenter Account

Für den Fall einer langfristigen Beauftragung machen wir auch manchmal

• [ ] Info Newsletter Uwe
• [ ] Welcome Package / VCs
• [ ] Eintrag Google Kalender Vorgesetzte /Auftraggeber (Start/Ende)
• [ ] alle Verteiler / dailies Verteiler
• [ ] Arbeitsplatz eingerichtet
• [ ] Telefonnummer
• [ ] Schlüssel

Aufnahme eines neuen FMA in FMA Pool

Mit jedem neuen FMA, den wir in den Pool mit aufnehmen, schliessen wir vor dem Projektauftrag einen Rahmenvertrag und andere Vertragsdokumente ab! siehe: FMA-Verträge

Um das sicher zu stellen, bitte eine Email an

1. REDIRECT Mitarbeiter:Partner Relations mit:

1. Vor- und Nachname
2. Postanschrift
3. Telefonnummer
4. E-Mail Adresse
5. Tätigkeit (Motion Design, Konzept, Development, usw.)
6. Leistungskategorie für Shotgun-FMA-Datenbank / Skills
7. falls zur Hand: Stunden- bzw. Tagessatz

Ziele unseres Partner Relations Prozess

• Optimierung der Zusammenarbeit mit FMA.
• Dauerhafte Erneuerung und QS des FMA Pool.
• Analyse und Optimierung der Einkaufskonditionen.
• Optimierung der Abrechnung.
• rechtliche Absicherung zum Thema Scheinselbstständigkeit