Kendox DMS (Dokumenten Management System)

Warum Kendox?

Mit dem Kendox DMS nutzen wir ein zukunftsorientiertes, sicheres und vor allem zertifiziertes System für die verpflichtende dauerhafte Speicherung und Archivierung unserer Geschäftsvorgänge in der Finanzbuchhaltung.

Was wollen wir damit erreichen?

Wir machen damit einen großen Sprung in Richtung papierloses Office. Als Unternehmen sind wir verpflichtet unsere Geschäftsvorgänge mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Mit dem Kendox DMS geschieht dies in einem zertifiziertem System papierlos in der Cloud.
Unser Anspruch ist es, jegliche Belege der Finanzbuchhaltung nicht mehr ausdrucken zu müssen sondern direkt und ausschließlich digital zu verarbeiten und zu archivieren.

Abhängigkeiten

Das Kendox DMS - System

Eingangs- & Ausgangs-Rechnungen werden in der Cloud digital verwaltet, indexiert und archiviert.

Eingangsrechnungen und andere Belege als PDF

Mit der Einführung des Kendox DMS müssen uns alle Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter ihre Leistungen in digitaler Form (als PDF) in Rechnung stellen:

• mailto:accounting@parasol-island.com
• nur 1 Rechnung pro eMail als PDF in der Anlage
• idealerweise pro Projekt eine Rechnung

Information an Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter

Neue Partner müssen bei einer Beauftragung darüber informiert werden, daß wir nur noch Rechnungen in digitaler Form akzeptieren. Hier findet ihr dazu das Info-Anschreiben, welches Ihr gerne an euren Auftragnehmer bei der Beauftragung weiterleitet:

File:Lieferantenanschreiben_elektronische_RGs.pdf
Beachtet dabei bitte folgendes:

1. Bitte nur 1 Rechnungs-PDF per eMail an accounting@parasol-island.com senden
2. Im Idealfall wird vom Lieferanten auch pro Projekt eine separate Rechnung geschrieben

Belege möglichst ohne handschriftliche Anmerkungen

Damit das System alle Informationen aus dem Beleg automatisch erkennen und lesen kann sind handschriftliche Anmerkungen oder Ergänzungen möglichst zu vermeiden.

Belege ohne Überlappung relevanter Inhalte

Es kommt vor, dass relevante Inhalte der Rechnung zum Beispiel mit anderen Dokumenten (zB Quittung) überlappt werden. Stellt bitte sicher, dass dies nicht passiert.

Agentursoftware

Unsere Agentursoftware ist mit dem Kendox DMS verknüpft. Eingangs- & Ausgangs-Rechnungen sind in der Agentursoftware (nach wie vor) projektbezogen abgelegt. Sie werden automatisch mit allen relevanten Informationen in das Kendox DMS übertragen und archiviert.

Barauslagen

Mit der Einführung des Kendox DMS ändert sich auch die Abrechnug von Barauslagen:

• Ab sofort werden eure Barauslagen für Bewirtungen, Taxi, etc. nur noch per Überweisung an euch ausgezahlt.
• Die Vorlagen für Eure Barauslagen verwendet ihr ab sofort nur noch digital.
• Beleg abfotografieren und in Vorlage platzieren - Vorlage ausfüllen - als PDF drucken und einzeln an accounting@parasol-island.com senden.
• Originalbeleg bitte sicherheitshalber 6 Wochen im Original aufbewahren.
• Die Vorlagen für die jeweiligen Belegtypen (Bewirtung, Taxi, etc.) sind um die Angaben IBAN und BIC erweitert worden, die ihr bitte mit angebt.

Bitte verwendet hierzu immer die hier abgelegten Vorlagen: Google Drive Abrechnungsvorlagen

Nutzung

In der Anwendung nutzen wir im Wesentlichen 2 Kendox Applikationen:

1. Kendox Verifier

um Eingangsrechnungen automatisch zu erkennen und zuzuordnen. Bei Bedarf finden hier manuelle Korrekturen statt.

1. Kendox InfoShare

um in der indexierten Kendox Cloud Dokumente zu archivieren und bei Bedarf aufzurufen

Debugging

E-Mails werden nicht abgerufen

Services neu starten

• Kendox.BatchProcessingEmail.PI
• Kendox.BatchProcessingEmail.CM
• Kendox.BatchProcessingInfoShare.PI
• Kendox.BatchProcessingInfoShare.CM

Stammdaten im Verifier fehlen

Koordinator neu starten. tbc.