Kundentermine/Meetings

Vor dem Kundentermin

Wenn es um Kundentermine mit Bewirtung geht, werden diese 24h, mindestens aber 12h vorher angekündigt.

Die Organisation übernimmt das Office Management. Um einen reibungslosen Ablauf zu schaffen, orientiert Euch bitte an dem Leitfaden und

schickt dazu eine eMail mit allen notwendigen Infos an: meeting@parasol-island.com

Alle notwendigen Infos findet Ihr hier:

• Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit von/bis)
• Raum (Düsseldorf/Berlin)
• Anlass
• Anzahl Personen (inkl. Parasols) mit Namen u. Firma/Agentur
• Projektnummer
• Gewünschte Bewirtung (Essenvorschlag: Catering).
• Gibt es Allergiker, Intoleranzen,Veganer usw.
• Restaurant buchen/Tischreservierung (Uhrzeit, Sitzplatzwünsche, Anzahl Personen)
• Gewünschte technische Unterstützung (Flipchart, Moderatorenkoffer, et.)
• Flughafenabholung, sonstiges Shuttle
• Special Meeting Raumgestaltung (Blumen, Kundenpräsente, etc.)
• Aufmerksamkeit zur Parksituation Parking Policy

Beispiel eMail

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Wichtig ist auch die Kundentermine/Meetings im Kalender einzutragen.
Folgende Infos müssen im Kalender-Eintrag hinterlegt werden:

• Anlass
• Raum
• Datum und Uhrzeit
• Meeting-Host
• Kundenname
• Agentur/Firma
• Bewerber, Freelancer, Lieferanten
• Berater, z. B. Bank oder Steuerprüfer, sonstige Geschäftsführer-Termine

Beispiel Kalender Eintrag

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Meeting Anlässe

Kundenbesuch, Agenturbesuch

• PPM (Pre-Production Meeting, Produktionsbesprechung)
• Projekt Kick-off, Projektbesprechung
• Schulterblick
• Abnahme, Zwischenabnahme
• Workshop mit Kunden

Job Interviews, Kennenlernen von Freelancer

• Bewerbungsgespräche
• Probetage, Einladung zu Testaufgaben

Interne Meetings

• Interne Projektbesprechungen
• Mitarbeitergespräche

Telefonkonferenzen

• Telkos intern
• Telkos mit Kunden, Team/Crew

Daily Meetings

• Ressourcenmeetings der Departments
• Jour fixe

Workshops

• interne Schulungen
• Workshops mit Kunden

Management Meetings

• Geschäftsführer Meetings
• Head Of Meetings
• Banktermine
• Steuerberater, Steuerprüfung
  

Catering

Hier lang: Catering

Ihr findet dort Inspirationen von unseren Lieblings Caterern, in Düsseldorf und Berlin.

Checkliste Meeting Raum

Die Meetingräume werden täglich vom Office Management mit der Asana Checkliste kontrolliert und hergerichtet.

• Meeting Raum muss 15 Min vor dem anberaumten Termin fertig sein, also zeitig, mind. 30 min vorher mit Vorbereitung starten

• sauber und aufgeräumt
• Aufgeräumtheit Empfang, Hof (Laufwege frei, kein Müll..)
• frische Luft
• ausreichend Stühle
• Catering Standards: Catering

• Arbeitsmaterialien bereit legen:
  • Fernbedienungen von Screen + Verstärker bzw. Beamer
  • Maus/Trackpad
  • P-Blöcke u. P-Stifte

Wichtig: Der Meeting Raum sollte bei längeren Meetings alle 60 - 120 Minuten kontrolliert werden. Kurzer Blickkontakt mit dem Meeting-Host ob alles ok ist, dann Abfrage nach Getränken. Leere Flaschen/Geschirr/Besteck bei der Gelegenheit einsammeln. Dies erhöht den Aufmerksamkeits- und Wohlfühlfaktor unserer Besucher enorm.

Der Meeting-Host hat auch immer die Möglichkeit, das OM telefonisch, eMail oder Hangout zu kontaktieren.

Kunden Welcoming

Beim Welcoming müssen..

• sich die Kunden ins LogIn Buch eintragen

• die Kunden die Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben

Gästeempfang

• das Office Management verbindet Besucher (Kunden, Freelancer, Bewerber, Lieferanten) mit zuständigem Host (Producer, …) und begleitet Besuch zum jeweiligen Meeting-Ort oder
• Alternativsituation: Host holt Besuch persönlich ab
• Kunden, die uns zum ersten Mal besuchen, erhalten ein Kunden Welcome Package vom Office Management

→ Besuch wird freundlich eingeladen am Empfang Platz zu nehmen, erstes Anbieten von Kaffee/Tee.

Kunden Welcome Package

Das Kunden Welcome Package besteht aus:

• einem Island Notes Buch,
• dem Namen des Kunden,
• einer Banderole, mit einem Welcome Spruch und unserem WIFI Passwort,
• einem PSL Bleistift und
• einem schwarzem Gummiband.

Foto folgt.

Insel Rundgang bei Neukunden

Nicht selten werden Neukunden durchs Haus geführt à la this is where we work.

Vorab schreibt der Meeting-Host eine Rundmail ans gesamte Team mit der Bitte, dass jeder selbstständig rund um seinen Arbeitsplatz Ordnung hält.

Außerdem wird darauf hingewiesen, Projekte und sensible Daten anderer Kunden weitestgehend uneinsichtig zu machen.

Checkliste OM vor dem Inselrundgang:

• Kontrolle der Büroräume

• Kontrolle der Küchenzeile + Küche

• Innenhof clean?

Good Looking 'Welcome Office'

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Besonderheiten

Airport pick-up, Abholung vom Hauptbahnhof

Auf Wunsch organisiert das Office Management die Ankunft von Gästen, zum Beispiel Neukunden die per Flugzeug anreisen oder Regisseure.

Ein vorgefertigter Text, den man an den Kunden etc. schicken kann:

Da wir nicht wissen, aus welchem Ausgang Sie kommen, möchten wir Sie bitten, mit dem Aufzug auf die Abflugebene, direkt einen Stock höher zu fahren. Unser Fahrer wartet am Anfang der Zufahrt zum Abflug Terminal B. Das Fahrzeug ist ein BMW i3 D-PI-200E. Zur Erkennung wird der Fahrer ein Schild mit dem Namen bereit halten.

Sollte etwas schief laufen, melden Sie sich bitte unter der Nummer: 02111592200. Dann werden wir eine schnelle und passende Lösung finden.

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Pick-up Checkliste

• Liegen Ankunftsdaten vor
• Poolcar im Kalender blocken
• Poolcar voll betankt und sauber von innen/außen
• Charmante, sichere Autofahrer beauftragen aus dem Team
• Kleine Wasserflaschen (im Sommer gekühlt!) im Wagen bereithalten
• Kommunikation mit dem Kunden über Treffpunkt über Producer/Projektmanager laufen lassen und vergewissern, dass alle auf dem gleichen Stand sind was Treffpunkt betrifft
• Skizze, Briefing anfertigen
• Namensschild anfertigen, auf Clipboard dem Fahrer mitgeben

Taxi

Düsseldorf

Rheintaxi 0211 21 21 21 → bitte immer Fahrgastnamen angeben

Ein Taxi-Stand für ganz kurzfristige Aufbrüche befindet sich direkt an der Bilker Kirche.

Berlin

Berlin Taxi Tel.: 030 202020 → bitte immer Fahrgastnamen angeben

Kundengeschenke, Goodies

Auf Wunsch/Anmeldung des Meeting-Host halten wir Parasol-Goodies bereit: Notebook-Set mit Kugelschreiber, Tshirts, Festivalposter oder was auch als Geschenk/Goodie rausgegeben werden soll. Dazu dann kurzes Briefing.

What's new?

Für problemlose Abläufe ist es wichtig, dass wir vollständige Meeting-Anfragen erhalten. Diese könnt Ihr natürlich alle oben nachlesen. Wir versuchen auch beim Kalendercheck Meetings zu beachten, ggf. nachzufragen und euch zu erinnern. Wenn Ihr aber ein Catering benötigt, muss die Mail mind. 12h vorher verschickt werden.

Es gibt immer Ausnahmesituationen, die nicht erlauben alles vorgabemäßig zu erledigen. daher wird beim 1. Mal, wo diese Situation eintrifft, darauf aufmerksam gemacht, die Voraussetzungen im Wiki Artikel beim nächsten Mal bitte zu beachten. (Teamwork!)

Beim 2. Mal gibt es dann eine kurze Rückantwort, dass die Anfrage unvollständig ist und beim 3. Mal müsst Ihr Euer Catering selbst organisieren.