Projektmanagement

Asana Workflow

Übersichts Seite

Herzlich Willkommen auf der Insel und im Team der Projektmanager!

Hier findest du alle relevanten Informationen bezüglich der Nutzung von Asana.

Natürlich wissen wir, dass im Projektmanagement zahlreiche Arten, Tools und Methoden umgesetzt werden können um die einzelnen Projekte erfolgreich abzuschließen.

Da wir auf der Insel häufig in verscheidenden Teams, mit verschiedenen Kollegen zusammenarbeiten, haben wir versucht ein einheitliches, projektübergreifendes Konzept zu entwickeln, wie wir

Asana am besten in unseren Arbeitsalltag einbinden.

Workflow

Der wichtigste Step zu Beginn eines Projektes ist die Mitteilung und Bereitstellung der wichtigsten Informationen, Verlinkungen, Ansprechpartner etc.

Diese Informationen werden auf der Projektmanagement Overview zusammenfasst.

Infos zu folgenden Punkten sollten vorhanden sein:

• How we collaborate - allgemeine Infos zum Projekt
• Verlinkungen  zu Smartsheet, Drive foldern, Gitpages, Presentation usw.
• Ansprechpartner - Kunden, FMAs, Lieferanten etc.
• Projekt Rollen - wer ist im Team und wer nimmt welche Rolle ein
• Key Ressources - Brand Guidelines, Präsentationen, Briefings
• Milestones - was sind die wichtigsten Punkte, die das Team während des Ablaufes präsent habe sollen

Was sollte alles auf der Overview Page abgebildet werden ?

How we collaborate:

In dieser section beschreiben wir einmal grob worum es im Projekt geht, wie die Betreuung aussieht und was eventuell die Besonderheiten sind. In einem gemeinsamen Team-Meeting sollte

diese Übersicht einmal

vorgestellt werden, so dass jeder im Team weiss, wo er Antworten auf seine Fragen findet, aber auch selbst informationen etc. fortlaufend hinterlegen kann.

Basisinformationen (in Kürze):

Um welchen Kunden handelt es sich? Seit wann ist es unser Kunde? Was machen wir für diesen Kunden? Welche Besonderheiten gibt es ?

Informationen und Verlinkungen

Damit alle Projektmitarbeiter alle Informationen und Verlinkungen eigenständig finden, wäre es klasse, wenn du die folgen Aufzählungen auf der Übersichtsseite mit einbinden würdest.

Gitpages::

(Hier liegen alle wichtigen Dokumentationen zu unseren Kunden. Bei Fragen stehen David und Andreas zur Verfügung, sie sind für die Pflege der Gitpages verantwortlich.

Drive:

(Unterschiedlichste Ablagen für Design / Konzept etc.)

Aktuelle Tasks im Smartsheet:

(Für alle, die auf ihren Projekten mit Smartsheet arbeiten: es wäre super, wenn ihr die Milestones etc. Auch hier bei Asana hinterlegen würdet)

(Pitch-) Präsentationen:

(Sämtliche Präsentationen - Pitch, Strategie, Agenda etc. auf die immer wieder zugegriffen wird)

Datasheet / Analytics / Reportings:

(Verlinkungen zu Dashboards, Reportings, Analyticsaccounts)

Zugänge Social Media Kanäle:

(Hier kann man auch direkt zu 1Password verlinken, sodass jeder die Zugänge schnell findet)

Diverse Informations- / Bilddatenbanken:

(z.B bei Volkswagen)

Ansprechpartner Kunde:

(Hier kann ebenfalls ein direkter Link erfolgen. Contacts)

Projektrollen

In der nächsten Section findest du die Projektrollen.

Die Projektrollen zeigen den Teammitgliedern, welche Projektmitarbeiter welche Rollen des Projektes einnehmen.

Du wählst als zunächst alle Projektmitarbeiter aus und weist ihnen anschließend eine Rolle (wie z.B. Projektmanager, Designer, Konzeption etc.) zu.

Danach folgen die „wichtigen Ressourcen“. Hier kannst du alle, fürs Projekt wichtigen, Briefings, Tabellen, Kalkulationen etc. Hinzufügen, sodass jeder Projektmitarbeiter diese Dokument

jederzeit einsehen kann.

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Projektrolle

Was ist der Status

Zusätzlich findest du rechts den Bereich „Was ist der Status“.

Hier können wir News mit dem Team teilen wie z.B. Status Updates nach Jour Fix Terminen.

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Statusabfrage

Meilensteine

Zu guter Letzt kannst du auf der Übersichts Seite Meilensteine definieren.

Diese ermöglichen den andern Mitarbeitern eine direkte Übersicht, welche Aufgaben von enormer Bedeutung für das Projekt sind.

Zudem ist dort sofort das Fälligkeitsdatum des jeweiligen Meilensteins zu entnehmen.

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Liste

Unter dem Menüpunkt Liste ist es möglich alle Meilensteine, projektbezogene Aufgaben, besondere Informationen etc. einzusehen.

Das Prinzip gleicht dem normalen Ticketsystem. Einen Überbegriff definieren, die Aufgabe benennen und anschließend das Ticket nach dem gewohnten Ablauf aufsetzen (Fälligkeit,

Verantwortlicher, Projektnummer, Beschreibung, Anhänge).

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Listenübersicht