Revision as of 11:09, 10 November 2021

Dein Projekt Manager Inselleben

Job Description

Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

Deine Aufgaben

eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
Erstellung von Timings in Smartsheet
Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der Agentursoftware
Ressourcenplanung
FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe Partner Relations - Artbuying
interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
Verteilung von Tickets via Asana
Koordination von internen und externen Meetings
Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
Projektcontrolling
Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"
QS
Manche Kunden / Projekte erfordern
Erstellung von Rechnungen
Projektabschlüsse

Nicht Deine Aufgaben

Kundenführung
Markenführung
Markenberatung

Die Parasol Tools

Parasol x Google

Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.

Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.

Google Chrome

Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn hier herunterladen.

Essential Tools

Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

Google Mail

Google Drive

myParasol

Ressourcenplan

Asana

Agentursoftware

Smartsheet

Workflow

Ressourcenplanung

Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.

Projekte

Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Ressourcenplan ein.

Mitarbeiter

BITTE AUSFÜLLEN

Freelancer

Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.

--> siehe Partner Relations - Artbuying

Asana

Mir zugewiesene Tickets

Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings. Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

Dir wird das Ticket vom Projektmanager, Kollegen aus der Kreation oder Redaktion zugewiesen.

Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.

Allgemeiner Ticket-Workflow [hier]

Dateianhänge / Google Drive Links

Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine

Dateiablage

Nomenklatur

Generell

Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..

[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:

PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Ordnerstruktur

Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Zu Beginn eines Projekts bekommst du einen Freischaltungslink zum Arbeitsordner.

Diese Ordner beinhaltet alle Dateien, die du für das Projekt benötigst.

Urlaubsvertretung

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der Studioleitung.

Ressourcenplanung (Projekt & Redaktion)
Verteilung der Tickets via Asana
Ansprechpartner für Freelance Buchung (Bedarfsermittlung, Design Onboarding, Projektfit)
Abwesenheitsnotiz für Mitarbeiter via absence@parasol-island.com
QS nach Bedarf
ACHTUNG: Urlaubsfreigabe erfolgt Departmentleitung / ggfls. persönlich Ansprechen ;)

Vorgehen:

Ein Vertreter wird bestimmt
In einer kurzen Formlosen Mail wird der Urlaubszeitraum und Vertreter der Studioleitung an Fachbereichsleiter kommuniziert und der Workflow integriert

@@ Line 46: / Line 46: @@
 ===== [https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive] =====
-===== [https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParsol] =====
+===== [https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol] =====
 ===== [https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan] =====
-===== [https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol Air]  =====
+===== [https://app.asana.com/ Asana] =====
 ===== [https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware] =====
-<br /><br />
+[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet]<br /><br />
 = Workflow =
 == Ressourcenplanung  ==
-Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld erfolgen und mögliche Überschneidungen schon geklärt sein.
+Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.
 === Projekte ===
@@ Line 67: / Line 67: @@
 === Freelancer ===
-BITTE AUSFÜLLEN <br />
+Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.
+--> siehe [[Partner Relations - Artbuying]]
-== Parasol Air  ==
+== Asana ==
 === Mir zugewiesene Tickets ===
 Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings.
-Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Parasol Air.
+Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.
 Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:
-* Dir wird das Ticket vom Projektmanager, Kollegen aus der Kreation oder Redaktion zugewiesen.<br /><br />
+* Dir wird das Ticket vom Projektmanager, Kollegen aus der Kreation oder Redaktion zugewiesen.<br />
-* Das Ticket erscheint nun im Ticketsystem unter "Meine Seite / Mir zugewiesene Tickets"<br />
- Per Klick auf das Thema des Tickets... <br /><br /> [[File:Parasol_Air_Thema.png|800px]]<br /><br />...erhälst du im oberen Bereich alle wichtigen Informationen wie Priorität,<br />Abgabedatum und die eigentlichen Todos:<br /><br /> [[File:Parasol_Air_Ticket.png|800px]]<br /><br />
+* Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert. <br />
-* Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert. Dies geschieht über den "Bearbeiten-Button", der sich am Anfang und Ende des Tickets befindet<br /><br />
+* Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
-* Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parameter zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
 Allgemeiner Ticket-Workflow
-[[https://wiki.parasol-island.com/Ticket-Workflow]]
+[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]]
 === Dateianhänge / Google Drive Links ===
-Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine Ausnahme bildet hier der Social-Media Retainer von GUHL - hier wird lediglich der Name des Postimages übermittelt.
+Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine
@@ Line 112: / Line 112: @@
 Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.
-Zu Beginn eines Projekts bekommst du einen Freischaltungslink zum Arbeitsordner. Diesen Ordner solltest du zu "Meinem Drive hinzufügen".
+Zu Beginn eines Projekts bekommst du einen Freischaltungslink zum Arbeitsordner.
-Diese Ordner beinhaltet alle Dateien, die du für das Projekt benötigst.
-Dein Arbeitsordner wird der Designordner sein. Dieser beinhaltet folgende Unterordner:<br /><br />
+Diese Ordner beinhaltet alle Dateien, die du für das Projekt benötigst.<br />
-* '''KUNDE16I01_01_Moodboard '''<br />Hier kommt alles rein, was du im Vorfeld zum Projekt an Inspiration recherchierst und zusammen trägst<br /><br />
-* '''KUNDE16I01_02_Layouts '''<br />Dies ist der Hauptordner für deine Layouts. Die Arbeit mit Sketch oder eine komplexere Designarbeit können hier die Erstellung eigener Unterordner fordern, die Benennung erfolgt wiederum Anhand der gängigen Nomenklatur.<br /><br />
-* '''KUNDE16I01_03_AdditionalLayouts'''<br />In diesen Order kommt alles, was an zusätzlichen Layouts rund um das Projekt anfällt und sich vom Hauptlayout ableitet (Slider, Banner etc.)<br /><br />
-* '''KUNDE16I01_04_Mockups'''<br />Du hast zusätzliche Animationen erstellt, die den Ablauf einer Microsite erläutern oder beispielhaft eine HTML-Animation mit After-Effects nachgebaut? Dann kommt es hier rein.<br /><br />
-* '''KUNDE16I01_05_Designkonzept'''<br />Die Ablage der Keynote und des PDFs<br /><br />
-* '''KUNDE16I01_06_Export'''<br />Hier werden nur die aktuellsten Assets abgelegt, die für das Development benötigt werden. Dementsprechend müssen die Daten die Anforderung für die Programmierung erfüllen und beachten. Alle was in diesem Ordner ist, ist final - hier existiert kein _archive!<br /><br />
 <br />
 === Archive ===
-Jeder Unterordner beinhaltet zudem en Ordner "_archive". Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.
+Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.
 Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.