Onboarding Projekt Management

Dein Projekt Manager Inselleben

Job Description

Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.

Deine Aufgaben

• eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
• eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
• Erstellung von Timings in Smartsheet
• Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der Agentursoftware
• Ressourcenplanung
• FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe Partner Relations - Artbuying
• interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
• Verteilung von Tickets via Asana
• Koordination von internen und externen Meetings
• Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
• Projektcontrolling
• Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"
• QS
• Manche Kunden / Projekte erfordern
• Erstellung von Rechnungen
• Projektabschlüsse

Nicht Deine Aufgaben

• Kundenführung
• Markenführung
• Markenberatung

Die Parasol Tools

Parasol x Google

Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.

Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.

Google Chrome

Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn hier herunterladen.

Essential Tools

Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:

Workflow

Ressourcenplanung

Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld erfolgen und mögliche Überschneidungen schon geklärt sein.

Projekte

Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Ressourcenplan ein.

Mitarbeiter

BITTE AUSFÜLLEN

Freelancer

BITTE AUSFÜLLEN

Parasol Air

Mir zugewiesene Tickets

Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings. Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Parasol Air.

Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:

• Dir wird das Ticket vom Projektmanager, Kollegen aus der Kreation oder Redaktion zugewiesen.
  
  
• Das Ticket erscheint nun im Ticketsystem unter "Meine Seite / Mir zugewiesene Tickets"
  

Per Klick auf das Thema des Tickets... 

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...erhälst du im oberen Bereich alle wichtigen Informationen wie Priorität,
Abgabedatum und die eigentlichen Todos:

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• Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert. Dies geschieht über den "Bearbeiten-Button", der sich am Anfang und Ende des Tickets befindet
  
  
• Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parameter zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.

Allgemeiner Ticket-Workflow [[1]]

Dateianhänge / Google Drive Links

Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine Ausnahme bildet hier der Social-Media Retainer von GUHL - hier wird lediglich der Name des Postimages übermittelt.

Dateiablage

Nomenklatur

Generell

Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.

Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..

• [KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]

Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:

• PENNY15_INT46_Weihnachten_2015

Ordnerstruktur

Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.

Zu Beginn eines Projekts bekommst du einen Freischaltungslink zum Arbeitsordner. Diesen Ordner solltest du zu "Meinem Drive hinzufügen".

Diese Ordner beinhaltet alle Dateien, die du für das Projekt benötigst.

Dein Arbeitsordner wird der Designordner sein. Dieser beinhaltet folgende Unterordner:

• KUNDE16I01_01_Moodboard
  Hier kommt alles rein, was du im Vorfeld zum Projekt an Inspiration recherchierst und zusammen trägst
  
  
• KUNDE16I01_02_Layouts
  Dies ist der Hauptordner für deine Layouts. Die Arbeit mit Sketch oder eine komplexere Designarbeit können hier die Erstellung eigener Unterordner fordern, die Benennung erfolgt wiederum Anhand der gängigen Nomenklatur.
  
  
• KUNDE16I01_03_AdditionalLayouts
  In diesen Order kommt alles, was an zusätzlichen Layouts rund um das Projekt anfällt und sich vom Hauptlayout ableitet (Slider, Banner etc.)
  
  
• KUNDE16I01_04_Mockups
  Du hast zusätzliche Animationen erstellt, die den Ablauf einer Microsite erläutern oder beispielhaft eine HTML-Animation mit After-Effects nachgebaut? Dann kommt es hier rein.
  
  
• KUNDE16I01_05_Designkonzept
  Die Ablage der Keynote und des PDFs
  
  
• KUNDE16I01_06_Export
  Hier werden nur die aktuellsten Assets abgelegt, die für das Development benötigt werden. Dementsprechend müssen die Daten die Anforderung für die Programmierung erfüllen und beachten. Alle was in diesem Ordner ist, ist final - hier existiert kein _archive!
  
  

Archive

Jeder Unterordner beinhaltet zudem en Ordner "_archive". Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.

Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.

Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.

Urlaubsvertretung

Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der Studioleitung.

1. Ressourcenplanung (Projekt & Redaktion)
2. Verteilung der Tickets via Asana
3. Ansprechpartner für Freelance Buchung (Bedarfsermittlung, Design Onboarding, Projektfit)
4. Abwesenheitsnotiz für Mitarbeiter via absence@parasol-island.com
5. QS nach Bedarf
6. ACHTUNG: Urlaubsfreigabe erfolgt Departmentleitung / ggfls. persönlich Ansprechen ;)

Vorgehen:

1. Ein Vertreter wird bestimmt
2. In einer kurzen Formlosen Mail wird der Urlaubszeitraum und Vertreter der Studioleitung an Fachbereichsleiter kommuniziert und der Workflow integriert