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Onboarding / To-Dos Office Management: "Der Tag vor dem ersten Tag"

Sobald die vertraglichen Unterlagen fixiert sind, stellt HR in Asana / PSLHR Personaladministration die jeweiligen Staff News ein. Dort sind die einzelnen Tasks für jeden Fachbereich hinterlegt.

Zu erledigende Aufgaben durch das Office Management:

• Bestellung Visitenkarten
• Konfektionierung der Welcome-Bag und des Office-Sets
• Sicherstellung eines ordentlichen Arbeitsplatzes

Bestellung der Visitenkarten:

in Google Drive ist eine entsprechende Liste hinterlegt Doc/_Visitenkarten , aus der alle notwendigen Informationen entnommen werden können.

Sobald alle Kriterien dort hinterlegt worden sind, löst das Office Management die Bestellung aus. Vorlaufzeit: mindestens 14 Werktage.

Bestellt werden die Visitenkarten bei der Firma Jung Produktion GmbH.

Jung Produktion GmbH

Schanzenstraße 20a

40549 Düsseldorf

T +49 211 408090-161

F +49 211 408090-17161

Ansprechperson: Marc Irmscher [[1]]

www.jungpro.de

Konfektionierung Welcome-Bags und Office-Sets:

In eine Welcome-Bag kommt folgendes:

• Parasol Block DIN A4
• 2 Parasol Shirts
• Parasol CD
• Complimentary-Card (Handschriftlich beschreiben, rückseitig waagerecht. Einen der Muji-Stiftte in Kompementär-Farbe benutzen. Die Schreibmaske benutzen, die das zu beschreibende Feld markiert)

Das Office-Set:

• Das Office Set besteht IMMER aus 3 Komponenten (Notebook grey / Notebook black / Parasol Island Ballpen)
• KEINES dieser Elemente wird EINZELN ausgegeben
• Das Office Set wird immer genau so verpackt wie unten im GIF dargestellt. (Maße des Papiers sind 36x31cm.)

• Der Kuli wird mit Mini-Klebedots fixiert, je oben u. unten
• Das fertige Set seht Ihr auf dem Foto unten

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Spätestens einen Tag vor Antritt ist nochmal sicherzustellen, dass der Arbeitsplatz in einem ordentlichen Zustand ist (Tisch und Schublade sauber, Monitor streifenfrei).

Die wichtigen Unterlagen und die Welcome-Bag werden am Arbeitsplatz nett dekoriert.

File:Tisch.jpg

File:Tasche.jpg

Der fertige Arbeitsplatz wird durch den Vorgesetzten abgenommen.

Onboarding: Der erste Tag

Haupt-Ansprechpartner und anwesende Mitarbeiter vorstellen.

Räumlichkeiten vorstellen (zuständiger Teamleiter oder HR)

• Lokalitäten
• Meeting Areas
• Getränke

Jubiläumskuchen abholen (Bestellung durch Office Management)

Es gibt immer wieder Gründe zum feiern. So auch die Betriebszugehörigkeit!

Eine Jubiläumstorte bekommt ein Mitarbeitern zum Beispiel zum 3., 5., 7. und 10. Jubiläum.

Ablauf:

Der Termin wird durch HR in den Kalender vom Office Management eingestellt. Das Layout der Torte wird meistens durch den Vorgesetzten und/oder das Team des Mitarbeiters  entworfen.

Bestellung in Düsseldorf bei “Homemade - we eat fine” / Vorlaufzeit: mindestens 14 Tage

Adresse:

Homemadeweeatfine

Bilker Allee 209

40215 Düsseldorf

Telefon: 01578 5534164 (Sonja)

E-Mail: sonja@homemade-we-eat-fine.com

Abholung wird durch das Frontdesk organisiert und dann am Arbeitsplatz des Mitarbeiters am Tag des Jubiläums - bzw. Tag nach Absprache - hergerichtet. Die Torten werden  1 Tag vor Jubiläum abgeholt, fällt der Tag auf Montag, wird  die Torte Freitag abgeholt. Mit Sonja Abholtermin vereinbaren, dafür Auto für diese Zeitraum reservieren. Für die Torte im Kühlschrank Platz machen.