Parasol OS/ Contacts

Warum eine Contacts App?

Mit der Contacts App sind wir den nächsten Schritt in eine zukunftsorientierte Kontakte Verwaltung gegangen. Damit verbunden ist eine Messaging Schnittstelle, um jegliche Kontakt-Informationen mit anderen Anwendungen austauschen zu können.

Was wollen wir damit erreichen?

Mit der Contacts App wollen wir die Qualität und Aktualität unserer Kontakte deutlich verbessern. Dies, indem die Neuanlage/Pflege von Kontakten deutlich vereinfacht und teilweise automatisiert (zB durch Google Maps) unterstützt wird. Zudem ermöglicht die Messaging Schnittstelle einen vereinfachten Austausch mit anderen Applikationen, die wir entweder von Drittanbietern verwenden oder selber entwickeln.

Abhängigkeiten

Die Parasol OS/ Contacts Applikation

Anlage und Pflege aller Kunden-, Lieferanten- und Freie Mitarbeiter- Kontakte

Die Agentursoftware

Die Agentursoftware erhält über die Messaging Schnittstelle alle sämtliche Kontaktinformationen, die für die Projektverwaltung, Faktura und Unternehmensführung relevant sind. Die Stammdatenpflege von Kunden und Lieferanten erfolgt nach wie vor in der Agentursoftware.

Das Kendox-System (DMS)

Das Dokumentenmanagement-System zieht sich über die Messaging Schnittstelle alle relevanten Daten für die Verwaltung von Kunden und Dienstleistern für Eingangs- & Ausgangsrechnungen. Stammdaten werden nach wie vor von der Agentursoftware gezogen.

Google Maps

Über eine Schnittstelle zu Google Maps können wir eine eindeutige Verifizierung der Adressdaten sicherstellen. Adressen werden somit eindeutig und fehlerfrei angelegt und zugewiesen.

Bing Search

Über die Bing Suche werden den Kontakten Bilder und Firmenlogos zugewiesen

Wichtiges zu Beginn

Parasol OS/ Contacts geht im Vergleich zur Agentursoftware mit Adressen etwas anders um:

1. Unternehmensadressen, wie unterschiedliche Standorte, Rechnungsadressen, etc. werden immer beim Unternehmen hinzugefügt und verwaltet
2. Ansprechpartner bei Unternehmen erhalten einen Verweis zur jeweiligen Adresse des Unternehmens
3. individuelle Adressen für Ansprechpartner und Personen-Kontakte sind immer Privat Adressen

Nutzungsbeschreibung

Wie gelange ich zur Parasol OS/ Contacts?

In der My Parasol Communicator Navigation befindet sich ein neues Navigations-Icon “Contacts”.

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Video Tutorial Contacts App in MyParasol aufrufen

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Das Contacts Dashboard

Das Contacts Dashboard ist deine persönliche Ablage deiner favorisierten Kontakte. Das können sowohl Firmenkontakte, als auch Personenkontakte sein. Zum Start haben wir dir Parasol Island als Favorit platziert.
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Favoriten im Dashboard hinzufügen

Du kannst jederzeit deine wichtigsten Kontakte im Dashboard hinzufügen, indem du auf das Icon/Bild eines Kontaktes klickst. Jetzt öffnet sich ein Micromenue, indem du Kontakte als Favoriten hinzufügen oder entfernen kannst.

Favoriten im Dashboard hinzufügen

Du kannst jederzeit deine wichtigsten Kontakte im Dashboard hinzufügen, indem du auf das Icon/Bild eines Kontaktes klickst. Jetzt öffnet sich ein Micromenue, eine der Optionen ist: “Als Favorit festlegen”

Favoriten aus dem Dashboard entfernen

Um einen Kontakt aus dem Dashboard zu entfernen klicke auf den Stern der Kontakt-Karte oben rechts

Video Tutorial Dashboard Favoriten:

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Nach Kontakten suchen

Tippe deinen Suchbegriff in das Eingabefeld oben. Du kannst deine Suche auch durch den Einsatz von Filtern verfeinern, indem du rechts neben dem Eingabefeld die Filter nutzt. Durch die verschiedenen Filter grenzt du die Suche nach deinen Kriterien ein.
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Video Tutorial Suche mit Filter:

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Suchergebnis

Du wirst es schnell merken. Sobald du mehr als 3 Buchstaben in die Suchmaske eingetippt hast werden dir bereits in einem Layer die jeweils besten 3 Treffer bei Unternehmen und Personen angezeigt.

Jetzt kannst du entweder einen der Treffer direkt anwählen oder du möchtest dir alle jeweiligen Treffer anzeigen lassen.

Das gesamte Suchergebnis wird dir in einer Tabelle angezeigt. Sortierung und Spalteninhalte kannst du frei definieren. Im Suchergebnis kannst du bei den Kontakten auch sofort Ergänzungen/Änderungen vornehmen. Einfach Doppelklick, editieren und bestätigen, fertig.

Video Tutorial Suchergebnis-Liste

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Kontakt Detailseite(n)

Die Kontaktdetailseiten sind speziell gegliedert. Eine kleine Navigation rechts führt Euch direkt zu den Kontaktdetails Basisinformationen, Adressen, Kontaktdaten, Kategorisierung, etc.

Ich empfehle Euch Eure Kontakte hier entsprechend anzureichern und zB Tags zu verwenden die Euch und euren Kollegen bei der Suche sehr helfen können.

Video Tutorial Kontaktdetailseite(n)

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Kontakte anlegen

Neue Kontakte legst du über über das “+” Icon unten rechts an. Gehe mit der Maus über das “+” (kein Mausklick!);

jetzt entscheidest du dich, ob du eine Firma oder eine Person als neuen Kontakt anlegen möchtest.
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Video Tutorial Unternehmen anlegen:

Im Beispiel wird ein neues Unternehmen angelegt. Sobald du den Namen des Unternehmen eingibst werden dir bereits existierende Unternehmensnamen angezeigt. Prüfe gewissenhaft, ob das Unternehmen bereits angelegt wurde. Wenn du dir sicher bist “Ok, trotzdem fortfahren”
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Video Tutorial wie man ein Unternehmen zum Kunden macht:

Das Video erläutert dir, wie du aus einem gerade angelegtem Unternehmen die Geschäftsbeziehung "Kunde" vermerkst und dafür weiter Pflichtangaben tätigst.
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Video Tutorial Kontaktdetails ergänzen

Hier erfährst du, wie einem Unternehmen weitere Kontaktdetails eingetragen werden (wie zB eine eigene Rechnungsadresse) und ein Ansprechpartner hinzugefügt wird. <html> <iframe width="853" height="480" src="https://www.youtube.com/embed/eh8QrytaaGc?rel=0&showinfo=0" frameborder="0" allowfullscreen></iframe> </html>

FAQ - Fragen und Antworten

Der Bereich "Kontakte" in der Agentursoftware

Was passiert mit dem Bereich Kontakte in der Agentursoftware?
Den Bereich "Kontakte" wird es mit eingeschränkter Funktionalität nach wie vor in der Agentursoftware geben.
Alle bestehenden und neuen Kontakte werden dort angezeigt allerdings nicht verwaltet. Neue Kontakte und Änderungen an bestehenden Kontakten können ab sofort nur in Parasol OS/ Contacts vorgenommen werden.

Kundenbetreuung / Chronologische Informationen

Ich nutze bislang in der Agentursoftware die Sales Korrespondenz - was muss ich jetzt dabei beachten?
Die Kundenbetreuung / Chronologischen Informationen legst du nach wie vor direkt in der Agentursoftware ab. Hier hat sich also für dich erstmal nichts geändert.

FiBu Stammdaten / Debitoren- & Kreditorenkonto

Ich lege bislang bei neuen Kunden und Lieferanten Debitoren- & Kreditorenkonten an - was muss ich jetzt dabei beachten?
Debitoren- & Kreditorenkonten werden nach wie vor in der Agentursoftware verwaltet - hier hat sich für dich zunächst nichts geändert.

Ausblick / Wohin geht die Reise?

Ich bin neugierig - Wohin wird die Reise mit Parasol OS/ Contacts noch gehen?

Parasol OS/ Contacts wird sukzessive erweitert, bislang geplant davon ist:

• Eine Listenfunktion um zum Beispiel Verteilerlisten anzulegen und zu exportieren
• Weitere Eingabeunterstützungen um zB. eMail Adressen innerhalb eines Kontaktes für neue Ansprechpartner vorzuschlagen
• Eine Auto-UpDate Funktion, um zB. Änderungen von bestehenden Kontakten über 3. Anwendungen (Xing, LinkedIn, etc.) durch eine Schnittstelle zu erfahren und vorzuschlagen

Weitere Fragen oder Anmerkungen

Ich nehme sehr gerne weitere Fragen oder Anmerkungen von Euch entgegen!
Schreibt mir einfach an mailto:jo@parasol-island.com