Barauslagen Merkblatt

Barauslagen – Merkblatt

Grundsätzliches

1. Keine Erstattung ohne Beleg. Daher bitte für alle Aufwendungen in jeglicher Betragsgröße immer einen Beleg fordern.
2. Belege deren Ausstellungsdatum älter als 4 Wochen alt sind, werden nicht erstattet.
3. Generell müssen alle Belege die gesetzlichen Rechnungsanforderungen (siehe Link: ordnungsgemäße Rechnung https://wiki.parasol-island.com/Ordnungsgem%C3%A4%C3%9Fe_Rechnung) erfüllen.
4. Bewirtungsbelege müssen auf dem Original unterschrieben sein (keine Kürzel).
5. Belege über 250,-- Euro müssen die vollständigen Anschrift des Rechnungsempfängers (Parasol) und des Rechnungsausstellers beinhalten (handschriftliche Nachträge sind nicht gestattet). Häufig muss man diese Rechnung /Beleg speziell anfragen (Ikea, Restaurants, Saturn,etc). Eine handschriftliche Ergänzung ist nicht gestattet. Unsere Rechnungsanschrift lautet:
   
   Parasol Island GmbH
   Neusser Str. 125
   40219 Düsseldorf
    
   
6. Das Front Office hilft Euch gerne bei Fragen!

Abrechnungsvorlagen

• siehe: [-> Dokumentenvorlagen]

Belegsortierung nach Kostenarten mit folgender Begriffsverwendung bei Projekten

1. Projektauslagen z.B. Einkauf von Materialien, Kurierdienst
   
   Folgende Kostenarten sind Sonderkosten und müssen immer getrennt gebucht werden (auch wenn es Projektauslagen sind)
    
   
2. Bewirtung extern Ihr geht draußen mit einem Kunden essen
3. Bewirtung intern Ihr bestellt Pizza ins Büro während einer Besprechung
4. Crewbewirtung bei Dreh (sowohl intern als auch extern)
   
   

   Bewirtungsbeleg bitte mit einer vollständigen Namensliste
   aller bewirteter Personen, aufgeschlüsselt nach Parasol
   Mitarbeitern / Freelancern / Kunde / Crew einreichen

5. Inhousecatering Tee, Kaffee, Keks also Kleinigkeiten, belegte Brötchen/Teilchen stellen hier die Grenze dar
6. Reiseverpflegung (siehe Reisekostenerstattung)

Belegsortierung nach Kostenarten mit folgender Begriffsverwendung bei AZ und PSLxxDEV

1. Bewirtung extern Ihr geht draußen mit einem Kunden essen
2. Bewirtung intern Ihr lasst Pizza ins Büro während einer Besprechung kommen
3. Inhousecatering Tee, Kaffee, Keks also Kleinigkeiten, Brötchen/Teilchen Grenze stellen hier die Grenze dar.
4. Reiseverpflegung (siehe Reisekostenerstattung)
5. Reisekosten (Hotel, DB, Flug, etc. …siehe Reisekostenerstattung)
6. Porto
7. Bürobedarf Papier, Reinigungsbedarf, Kurierdienste…
8. Tanken /Parkgeb.
9. Geschenke Kunde oder Mitarbeiter?
10. Sonstiges… Leistung titulieren. z.B. Schlüsseldienst, Reparatur Tor

Einzelbelege

1. Taxibelege (siehe Formular)
   Müssen auf dem Formular mit Datum, Uhrzeit und Strecke gekennzeichnet sein. Habt Ihr eine Reihe von Taxibelegen die auf die gleiche Kostenstelle gehen, so könnt Ihr diese in einem PDF zusammenfassen. Es müssen keine einzelnen Belege, einzeln per Mail gesendet werden. Ein PDF mit allen Taxibelegen darin gescannt reicht aus, sofern diese alle für die gleiche KST bestimmt sind.
    
   
2. Tankquittungen (siehe Formular)
   Auf den Tankquittungen muss das Kennzeichen des betankten Fahrzeugs vermerkt sein. Habt Ihr eine Reihe von Tankbelegen die auf die gleiche Kostenstelle gehen, so könnt Ihr diese in einem PDF zusammenfassen. Es müssen keine einzelnen Belege, einzeln per Mail gesendet werden. Ein PDF mit allen Tankbelegen darin gescannt reicht aus, sofern diese alle für die gleiche KST bestimmt sind.
    
   

Kundengeschenke

Müssen mit dem Namen des Kundengeschenk-Empfängers gekennzeichnet sein. Abzugsfähig sind nur Belege bis 35,-- Euro netto / Person / Jahr.

Mitarbeitergeschenke

Müssen mit dem Namen des Beschenkten gekennzeichnet sein. Abzugsfähig sind nur Belege bis 60,-- Euro brutto / Person / Monat für besondere Anlässe. Der Anlass muss benannt werden (z.B. Geburt Kind oder Jubiläum..)

UNARTEN

• Taxibelege privater Anbieter / UEBER-Taxi werden nicht erstattet.
• Lokale Coffee-Shops. Wir haben eine ausgezeichnete Kaffeemaschine. Belege z.B. der Kaffee-Piraten über Kaffee, Tee, etc. werden daher nicht erstattet.
• Eigenbelege als Ersatzbeleg oder handgeschriebenen Quittungen können leider nicht erstattet werden.
  

Erstattungsvorgang

Ausgaben bei denen du mit deinem Geld in Vorleistung gegangen bist werden wie folgt administriert:

1. Geld ausgeben
2. Beleg ggf. um fehlende Informationen erweitern
3. Beleg als PDF digitalisieren; Rechnung inklusive Anhang bitte in ein PDF zusammenfassen
4. Einzelnen Beleg an [[1]] Betreff = Projektnummer senden
5. Dir wird das Geld in diesem Fall kurzfristig (keine 28-Tage wie bei Lieferanten) auf Dein Konto zurück-überwiesen
6. fertig

Kosten/Belege, die die o.g. Angaben nicht erfüllen, müssen über einen Ersatzbeleg von mvSchrötter oder sDruschel freigegeben werden.