Pleo Belegfristen

Parasol Island GmbH gewährt Mitarbeitern im Namen der Firma Zahlungen direkt und sofort  mit der ihnen zur Verfügung gestellten Kreditkarte vorzunehmen.

Das damit geschenkte Vertrauen sowie die daraus resultierenden Vorteile wie z.B. kein eigenes Geld ausgeben zu müssen und lange auf die Rückzahlung von Vorschüssen zu warten, setzt eine pünktliche Einreichung korrekter Belege aus.

Die Anforderungen für ordnungsgemäße Belege findest du hier WIKI.

Als Orientierungshilfe zu den Belegfristen aller getätigten Zahlungen dient die folgende Zeitleiste.

Error creating thumbnail: File missing

• Der Mitarbeiter hat maximal 13 Tage Zeit nach einer getätigten Zahlung den korrekten Beleg in Pleo hochzuladen (Zeitleiste dunkelgrün) - während dieser Zeit bekommt der Mitarbeiter automatisch Montags vom System eine email, dass noch Belege nachreicht werden müssen

• spätestens an Tag 14 erhält der Mitarbeiter über die Pleo review Funktion eine Erinnerung vom Bookkeeping Department, den Beleg hochzuladen mit folgender Formulierung:

"Liebes Teammitglied, mit der Dir zur Verfügung gestellten Kreditkarte unserer Firma hast Du die Möglichkeit Zahlungen direkt und sofort im Namen von Parasol Island vorzunehmen. Das damit geschenkte Vertrauen sowie die daraus resultierenden Vorteile wie z.B. kein eigenes Geld ausgeben zu müssen und lange auf die Rückzahlung von Vorschüssen zu warten, bitten wir mit der pünktlichen Einreichung korrekter Belege entsprechend zu respektieren. Wir fordern dich hiermit auf, den fehlenden Beleg nach den Vorgaben, die in WIKI hinterlegt sind, bitte umgehend hochzuladen. Vielen Dank! Parasol Island Bookkeeping Department"

Der Mitarbeiter bekommt die Gelegenheit, innerhalb weiterer 14 Tage, den korrekten Beleg zu seiner Pleo Ausgabe hochzuladen (Zeitleiste grün bis hellgrün).

• Sollte dies innerhalb des Zeitraums nicht passiert sein, erfolgt eine zweite und letztmalige Erinnerung über das Bookkeeping Department (ebenfalls über die review Funktion Pleo), den Beleg innerhalb der nächsten 5 Tage hochzuladen (Zeitleiste gelb) mit folgender Formulierung:

"Liebes Teammitglied, wir möchten Dich heute erneut und letztmalig auffordern, den fehlenden Beleg nach den Vorgaben, die in WIKI hinterlegt sind, bitte hochzuladen. Solltest Du den Beleg innerhalb der nächsten 5 Tage nicht hochladen, müssen wir den Betrag von Deinem laufenden Gehalt einbehalten. Vielen Dank für Dein Verständnis. Parasol Island Bookkeeping Department."

• Darüber hinaus folgen keine weiteren Erinnerungen, es wird danach wie folgt verfahren:

Nach spätestens 6 Wochen werden Pleo-Abbuchungen, ohne ordnungsgemäße Belege, von dem laufenden Gehalt des Mitarbeiters einbehalten.