Revision as of 12:22, 17 January 2020

Im Folgenden erläutern diese Artikel die Anwendung von Kendox (SmartFix & Verifier)

Anwender: Kreditorenbuchhalter

Was ist der Verifier (SmartFix)

Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach in das Kendox Fach geschoben wurden , maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» von Insider Technologies erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Mit jedem korrekt verarbeiteten Beleg lernt der Verifier die automatische Erkennung zu optimieren.

Wie wende ich den Verifier korrekt an?

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Starten des Verifiers per Maus-Doppelklick auf die Verknüpfung- der Verifier öffnet sich. Bei Sicherheitswarnung-Popup bitte auf "Ausführen" klicken)
Es erscheint nun die Übersicht aller über das Kendox-e-mail Fach eingespielten Buchungsstapel (=Rechnungen)
Den zu bearbeitenden Mandanten mit dem Filter (oben links) auswählen. Wichtig: Die Filter "Zustand" "Anzahl Stapel" "Priorität" müssen auf "Alle" gesetzt sein.
Per Doppelklick kann nun der gewünschte zu verarbeitende Bildstapel ausgewählt werden.
Nun öffnet sich die Bildstapel-Erfassungsmaske.
Im rechten Feld befindet sich der Arbeitsbereich. Die Grün markierten Felder wurden vom Programm erkannt und als "Richtig" beurteilt. Blau markierte Felder wurden vom Verifier entweder erkannt oder als "falsch" beurteilt.
Hier müssen folgende Daten überprüft werden:
1. Kreditor (Lieferant)
2. Projekt
3. Zahlungsbedingungen

Sind alle Felder grün UND stimmen diese mit den Daten auf den Dokument überein können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

Fertig!

Bei blauen Feldern muss wie folgt vorgegangen werden:

Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:

Zum einen muss dem Verifier die korrekte Position des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
zum anderen müssen sich die Stammdaten in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.

zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:

Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden

Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.

zu Punkt 2. Stammdaten:

Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Pate eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.

Zu erfassen sind:
1. Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
2. Vollständige Adresse, auch Land
3. Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und eindeutig ist).
4. Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)

Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.

Fertig!

Grundsätzliches

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Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: +41 (71) 552 34 44 support@kendox.com Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.

Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.

Verantwortlich Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung

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Lohnrelevante Daten einfordern und dokumentieren in AS
Lohnabrechnung
Bescheinigungen Arbeitsagentur
MA in DATEV anlegen und Abrechnung vorbereiten
Abrechnung der unständig Beschäftigten! ==

Onboarding Interactive Schulungstermine

== Für jeden neuen Interactive Mitarbeiter im Accounting oder Projektmanagement gibt es vier Onboarding Termine. Diese Termine sollten im Abstand von einer Woche wahrgenommen werden.

Erster Arbeitstag

Verantwortlich Front Office/zuständiger Teamlead/Head/GF

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Mitarbeiter in Empfang nehmen, zuständigen Teamlead/Head/GF und HR über Ankunft informieren.
zuständiger Teamleiter oder Head oder GF oder HR macht Rundgang:
- Lokalitäten
- Meeting Areas
- Getränke
Haupt-Ansprechpartner und anwesende Mitarbeiter vorstellen. ==

Verantwortlich Peter Norenkemper service@parasol-island.com

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Erste Softwareschulung
- eMail
- Dateiserver (pslsrv10)
- PowerControlCenter
Schlüssel und Alarmanlagencode erklären und aushändigen. ==

Verantwortlich Mitarbeiter:Agentursoftware-Supporter

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Agentursoftware Login/Zeiterfassung
Schulung Agentursoftware Aufgabenspezifisch
Einführung ins Wiki ==

Zweite Arbeitswoche

Verantwortlich Peter Norenkemper service@parasol-island.com

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Erneute Softwareschulung
- Dateiserver (pslsrv10)
- eMail
- PowerControlCenter ==

Verantwortlich Mitarbeiter:Agentursoftware-Supporter

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Erneute Softwareschulung
- Agentursoftware ==

Feedbackgespräch nach dem ersten Monat

Verantwortlich Geschäftsführer/Departementleiter

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Offene Fragen klären.
Beiderseitigen Ersteindruck austauschen und analysieren. ==

@@ Line 29: / Line 29: @@
 Voraussetzung für die automatisierte Erkennung der einzelnen Datenfelder sind zwei Dinge:
-# Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
+#Zum einen muss dem Verifier die '''korrekte Position''' des Namens auf dem Dokument bekannt sein, diese muss dem Verifier "beigebracht" werden und
-# zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.
+#zum anderen müssen sich die '''Stammdaten''' in der Agentursoftware mit den Angaben auf dem Beleg exakt decken.
 zu Punkt 1. Definition der Datenpositionen:
-* Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden
+*Das blaue Feld muss per Maus angeklickt werden
 *Mit der Maus fährt man dann links über das Dokument und wählt mit dem dann erscheinenden Mauskreuz den Dokumentbereich aus mit den Daten welche in das entsprechende Datenfeld übernommen werden sollen. Mit ENTER bestätigt man dann seine Auswahl und der Verifier hat die Position der korrekten Daten auf dem Dokument für das nächste Mal gelernt.
@@ Line 42: / Line 42: @@
 Der Verifier fragt die Stammdaten der Agentursoftware ab und füllt den Kreditoren automatisch aus. Desto mehr Daten vorhanden sind und Übereinstimmen desto höher die saubere automatische Erkennung. Dies bedeutet, dass die Stammdatenerfassung respektive Nachpflege zwingend zum Zeitpunkt der Erfassung im Verifier erfolgen muss. Hierfür wird die Kontakt-Maske in der Agentursoftware am besten parallel geöffnet und die Daten des Lieferanten per Copy Pate eingepflegt um Abweichungen wie z.B. Groß-Kleinschreibung zu vermeiden.
-* Zu erfassen sind:
+*Zu erfassen sind:
-*# Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
+*#Lieferrantenname (ausschließlich den offiziellen Namen; entnimmt man z.B. dem Impressum oder dem Absender auf dem Briefkopf)
-*# Vollständige Adresse, auch Land
+*#Vollständige Adresse, auch Land
-*# Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
+*#Eine UST-ID rep. VAT Number (bietet die höchste Wahrscheinlichkeit einer richtigen Kreditoren-Erkennung da diese unmissverständlich und '''eindeutig''' ist).
-*# Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)
+*#Bankverbindung (Außer Drittlandsgebiet da hier eine manuell zu erfassende Auslandsüberweisung getätigt werden muss)
-* Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.
+*Sind alle Felder grün können die einzelnen Felder mit der ENTER- Taste (WICHTIG!) bestätigt und an die Agentursoftware übergeben werden.
-* Fertig!<br />
+*Fertig!<br />
-*
-*Das fertige Set seht Ihr auf dem Foto unten    [[File:Set.jpg|frameless|link=https://wiki.parasol-island.com/File:Set.jpg]]    Spätestens einen Tag vor Antritt ist nochmal sicherzustellen, dass der Arbeitsplatz in einem ordentlichen Zustand ist (Tisch und Schublade sauber, Monitor streifenfrei).   Die wichtigen Unterlagen und die Welcome-Bag werden am Arbeitsplatz nett dekoriert.      [[File:Tisch.jpg|frameless|304x304px|link=https://wiki.parasol-island.com/File:Tisch.jpg]]   [[File:Tasche.jpg|frameless|link=https://wiki.parasol-island.com/File:Tasche.jpg]]    Der fertige Arbeitsplatz wird durch den Vorgesetzten abgenommen.  ==
 ==Grundsätzliches==
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-Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support: [[Mailto:info@kendox.com|'''suppor]] '''· +41 (71) 552 34 44.''' Mobil muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.
+Der Verifier muss Lokal auf dem Endgerät Lokal Installiert sein. Hilfe bietet der Kendox-Support:   '''+41 (71) 552 34 44 support@kendox.com''' Außerhalb der Parasol Netzwerkumgebung muss eine VPN Verbindung hergestellt werden. Die VPN Verbindung wird von der Parasol IT eingerichtet: peter.norenkemper@parasol-island.com.
-Der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender zeitgleich und NICHT parallel genutzt werden.
+Aktuell existiert eine Lizenz. D.h. der Verifier kann jeweils nur von einem Anwender und NICHT mit zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden.
 ==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==
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