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Kendox Arbeitsanweisung: Difference between revisions

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Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (SmartFix & Verifier)
Im Folgenden erläutern diese '''Artikel''' die Anwendung von Kendox (SmartFix & Verifier)


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=Anwender: Kreditorenbuchhalter=
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==Was ist der Verifier (SmartFix)==
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==Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach in das Kendox Fach geschoben wurden , maschinell einzulesen und zu verarbeiten.  Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Sobald die vertraglichen Unterlagen fixiert sind, stellt HR in Asana / PSLHR Personaladministration die jeweiligen Staff News ein. Dort sind die einzelnen Tasks für jeden Fachbereich hinterlegt.    Zu erledigende Aufgaben durch das Frontdesk:
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*Bestellung Visitenkarten (Business Card Liste on Drive!)
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*Konfektionierung Welcome-Bags und Office-Sets
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*Sicherstellung eines ordentlichen Arbeitsplatzes    '''Bestellung der Visitenkarten:'''  in Google Drive ist eine entsprechende Liste hinterlegt'','' aus der alle notwendigen Informationen entnommen werden können. Bearbeitung der Liste nicht durch das Frontdesk !!  Sobald alle Kriterien dort hinterlegt worden sind, löst das Frontdesk die Bestellung aus. Vorlaufzeit: mindestens 14 Werktage.  Bestellt werden die Visitenkarten bei der Firma Jung Produktion GmbH.    Jung Produktion GmbH  Schanzenstraße 20a  40549 Düsseldorf  T +49 211 408090-161  F +49 211 408090-17161  [[mailto:marc.irmscher@jungpro.de%7Cmarc.irmscher@jungpro.de <nowiki>[1]</nowiki>]]  www.jungpro.de    '''Konfektionierung der Welcome-Bags und des Office-Sets:'''  In eine Welcome-Bag kommt folgendes:
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*Parasol Block DIN A4
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*2 Parasol Shirts
*Parasol CD
*Complimentary-Card (Handschriftlich beschreiben, rückseitig waagerecht. Einen der Muji-Stiftte in Kompementär-Farbe benutzen. Die Schreibmaske benutzen, die das zu beschreibende Feld markiert)    Das Office-Set:
 
*Das Office Set besteht IMMER aus 3 Komponenten (Notebook grey / Notebook black / Parasol Island Ballpen)
*KEINES dieser Elemente wird EINZELN ausgegeben
*Das Office Set wird immer genau so verpackt wie unten im GIF dargestellt. (Maße des Papiers sind 36x31cm.)
 
*Der Kuli wird mit Mini-Klebedots fixiert, je oben u. unten
*Das fertige Set seht Ihr auf dem Foto unten    [[File:Set.jpg|frameless|link=https://wiki.parasol-island.com/File:Set.jpg]]    Spätestens einen Tag vor Antritt ist nochmal sicherzustellen, dass der Arbeitsplatz in einem ordentlichen Zustand ist (Tisch und Schublade sauber, Monitor streifenfrei).  Die wichtigen Unterlagen und die Welcome-Bag werden am Arbeitsplatz nett dekoriert.      [[File:Tisch.jpg|frameless|304x304px|link=https://wiki.parasol-island.com/File:Tisch.jpg]]  [[File:Tasche.jpg|frameless|link=https://wiki.parasol-island.com/File:Tasche.jpg]]    Der fertige Arbeitsplatz wird durch den Vorgesetzten abgenommen.  ==
==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Agentursoftware-Supporter}}==
==
#Agentursoftware Account fertig einrichten (Telefonnummer & DNS Eintrag für Wählautomatik nicht vergessen)
#Agentursoftware Organisationsplanung aktualisieren
#MA Basisdaten Felder CF14 CF15 für Ressourcentool füllen ==
==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung}}==
==
#Lohnrelevante Daten einfordern und dokumentieren in AS
#Lohnabrechnung
#Bescheinigungen Arbeitsagentur
#MA in DATEV anlegen und Abrechnung vorbereiten
#Abrechnung der unständig Beschäftigten! ==
==Onboarding Interactive Schulungstermine==
== Für jeden neuen Interactive Mitarbeiter im Accounting oder Projektmanagement gibt es vier Onboarding Termine. Diese Termine sollten im Abstand von einer Woche wahrgenommen werden. 
 
*[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Interactive_Termin_1 <u>Onboarding Termin 1 (Tools & Workflows)</u>]
*[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Interactive_Termin_2 <u>Onboarding Termin 2 (Agentursoftware in der Praxis)</u>]
*[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Interactive_Termin_3 <u>Onboarding Termin 3 (Controlling & Projektabschlüsse)</u>]
*[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Interactive_Termin_4 <u>Onboarding Termin 4 (Zusammenfassung / FAQ)</u>]    ==
=Erster Arbeitstag=
==Verantwortlich Front Office/zuständiger Teamlead/Head/GF==
==
*Mitarbeiter in Empfang nehmen, zuständigen Teamlead/Head/GF und HR über Ankunft informieren.
*zuständiger Teamleiter oder Head oder GF oder HR macht Rundgang:
**Lokalitäten
**Meeting Areas
**Getränke
*Haupt-Ansprechpartner und anwesende Mitarbeiter vorstellen. ==
==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:IT-Supporter}}==
==
*Erste Softwareschulung
**eMail
**Dateiserver (pslsrv10)
**PowerControlCenter
*Schlüssel und Alarmanlagencode erklären und aushändigen. ==
==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Agentursoftware-Supporter}}==
==
*Agentursoftware Login/Zeiterfassung
*Schulung Agentursoftware Aufgabenspezifisch
*Einführung ins Wiki ==
=Zweite Arbeitswoche=
==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:IT-Supporter}}==
==
*Erneute Softwareschulung
**Dateiserver (pslsrv10)
**eMail
**PowerControlCenter ==
==Verantwortlich {{:Mitarbeiter:Agentursoftware-Supporter}}==
==
*Erneute Softwareschulung
**Agentursoftware ==
=Feedbackgespräch nach dem ersten Monat=
==Verantwortlich Geschäftsführer/Departementleiter==
==
*Offene Fragen klären.
*Beiderseitigen Ersteindruck austauschen und analysieren. ==
 
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Revision as of 09:12, 17 January 2020

Im Folgenden erläutern diese Artikel die Anwendung von Kendox (SmartFix & Verifier)

Anwender: Kreditorenbuchhalter

Was ist der Verifier (SmartFix)

==Der Verifier dient dazu, PDF Rechnungen welche über das Posteingangsfach in das Kendox Fach geschoben wurden , maschinell einzulesen und zu verarbeiten. Mithilfe der integrierten Lösung «smart Fix» erfolgt eine Belegdatenextraktion, die sowohl Kopf- als auch Positionsdaten der Rechnungen ausliest und validiert. Nach Bearbeitung werden die Belege mitsamt der ausgelesenen Daten in die Agentursoftware eingespielt. Sobald die vertraglichen Unterlagen fixiert sind, stellt HR in Asana / PSLHR Personaladministration die jeweiligen Staff News ein. Dort sind die einzelnen Tasks für jeden Fachbereich hinterlegt. Zu erledigende Aufgaben durch das Frontdesk:

  • Bestellung Visitenkarten (Business Card Liste on Drive!)
  • Konfektionierung Welcome-Bags und Office-Sets
  • Sicherstellung eines ordentlichen Arbeitsplatzes Bestellung der Visitenkarten: in Google Drive ist eine entsprechende Liste hinterlegt, aus der alle notwendigen Informationen entnommen werden können. Bearbeitung der Liste nicht durch das Frontdesk !! Sobald alle Kriterien dort hinterlegt worden sind, löst das Frontdesk die Bestellung aus. Vorlaufzeit: mindestens 14 Werktage. Bestellt werden die Visitenkarten bei der Firma Jung Produktion GmbH. Jung Produktion GmbH Schanzenstraße 20a 40549 Düsseldorf T +49 211 408090-161 F +49 211 408090-17161 [[1]] www.jungpro.de Konfektionierung der Welcome-Bags und des Office-Sets: In eine Welcome-Bag kommt folgendes:
  • Parasol Block DIN A4
  • 2 Parasol Shirts
  • Parasol CD
  • Complimentary-Card (Handschriftlich beschreiben, rückseitig waagerecht. Einen der Muji-Stiftte in Kompementär-Farbe benutzen. Die Schreibmaske benutzen, die das zu beschreibende Feld markiert) Das Office-Set:
  • Das Office Set besteht IMMER aus 3 Komponenten (Notebook grey / Notebook black / Parasol Island Ballpen)
  • KEINES dieser Elemente wird EINZELN ausgegeben
  • Das Office Set wird immer genau so verpackt wie unten im GIF dargestellt. (Maße des Papiers sind 36x31cm.)
  • Der Kuli wird mit Mini-Klebedots fixiert, je oben u. unten
  • Das fertige Set seht Ihr auf dem Foto unten Error creating thumbnail: File missing Spätestens einen Tag vor Antritt ist nochmal sicherzustellen, dass der Arbeitsplatz in einem ordentlichen Zustand ist (Tisch und Schublade sauber, Monitor streifenfrei). Die wichtigen Unterlagen und die Welcome-Bag werden am Arbeitsplatz nett dekoriert. File:Tisch.jpg File:Tasche.jpg Der fertige Arbeitsplatz wird durch den Vorgesetzten abgenommen. ==

Verantwortlich Mitarbeiter:Agentursoftware-Supporter

==

  1. Agentursoftware Account fertig einrichten (Telefonnummer & DNS Eintrag für Wählautomatik nicht vergessen)
  2. Agentursoftware Organisationsplanung aktualisieren
  3. MA Basisdaten Felder CF14 CF15 für Ressourcentool füllen ==

Verantwortlich Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung

==

  1. Lohnrelevante Daten einfordern und dokumentieren in AS
  2. Lohnabrechnung
  3. Bescheinigungen Arbeitsagentur
  4. MA in DATEV anlegen und Abrechnung vorbereiten
  5. Abrechnung der unständig Beschäftigten! ==

Onboarding Interactive Schulungstermine

== Für jeden neuen Interactive Mitarbeiter im Accounting oder Projektmanagement gibt es vier Onboarding Termine. Diese Termine sollten im Abstand von einer Woche wahrgenommen werden.

Erster Arbeitstag

Verantwortlich Front Office/zuständiger Teamlead/Head/GF

==

  • Mitarbeiter in Empfang nehmen, zuständigen Teamlead/Head/GF und HR über Ankunft informieren.
  • zuständiger Teamleiter oder Head oder GF oder HR macht Rundgang:
    • Lokalitäten
    • Meeting Areas
    • Getränke
  • Haupt-Ansprechpartner und anwesende Mitarbeiter vorstellen. ==

Verantwortlich Peter Norenkemper service@parasol-island.com

==

  • Erste Softwareschulung
    • eMail
    • Dateiserver (pslsrv10)
    • PowerControlCenter
  • Schlüssel und Alarmanlagencode erklären und aushändigen. ==

Verantwortlich Mitarbeiter:Agentursoftware-Supporter

==

  • Agentursoftware Login/Zeiterfassung
  • Schulung Agentursoftware Aufgabenspezifisch
  • Einführung ins Wiki ==

Zweite Arbeitswoche

Verantwortlich Peter Norenkemper service@parasol-island.com

==

  • Erneute Softwareschulung
    • Dateiserver (pslsrv10)
    • eMail
    • PowerControlCenter ==

Verantwortlich Mitarbeiter:Agentursoftware-Supporter

==

  • Erneute Softwareschulung
    • Agentursoftware ==

Feedbackgespräch nach dem ersten Monat

Verantwortlich Geschäftsführer/Departementleiter

==

  • Offene Fragen klären.
  • Beiderseitigen Ersteindruck austauschen und analysieren. ==
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