Kendox DMS (Dokumenten Management System)

Warum Kendox?

Mit dem Kendox DMS nutzen wir ein zukunftsorientiertes, sicheres und vor allem zertifiziertes System für die verpflichtende dauerhafte Speicherung und Archivierung unserer Geschäftsvorgänge in der Finanzbuchhaltung.

Was wollen wir damit erreichen?

Wir machen damit einen großen Sprung in Richtung papierloses Office. Als Unternehmen sind wir verpflichtet unsere Geschäftsvorgänge mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Mit dem Kendox DMS geschieht dies in einem zertifiziertem System papierlos in der Cloud.
Unser Anspruch ist es, jegliche Belege der Finanzbuchhaltung nicht mehr ausdrucken zu müssen sondern direkt und ausschließlich digital zu verarbeiten und zu archivieren.

Abhängigkeiten

Das Kendox DMS - System

Eingangs- & Ausgangs-Rechnungen werden in der Cloud digital verwaltet, indexiert und archiviert.

Eingangsrechnungen und andere Belege als PDF

Mit der Einführung des Kendox DMS müssen uns alle Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter ihre Leistungen in digitaler Form (als PDF) in Rechnung stellen.

Information an Dienstleister, Lieferanten und freie Mitarbeiter

Neue Partner müssen bei einer Beauftragung darüber informiert werden, daß wir nur noch Rechnungen in digitaler Form akzeptieren. Hier findet ihr dazu das Info-Anschreiben, welches Ihr gerne an euren Auftragnehmer bei der Beauftragung weiterleitet:

File:Lieferantenanschreiben_elektronische_RGs.pdf

Agentursoftware

Unsere Agentursoftware ist mit dem Kendox DMS verknüpft. Eingangs- & Ausgangs-Rechnungen sind in der Agentursoftware (nach wie vor) projektbezogen abgelegt. Sie werden automatisch mit allen relevanten Informationen in das Kendox DMS übertragen und archiviert.

Nutzung

In der Anwendung nutzen wir im Wesentlichen 2 Kendox Applikationen:

1. Kendox Verifier

um Eingangsrechnungen automatisch zu erkennen und zuzuordnen. Bei Bedarf finden hier manuelle Korrekturen statt.

1. Kendox Smartfix

um in der indexierten Kendox Cloud Dokumente zu archivieren und bei Bedarf aufzurufen