Geschäftsreisen

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Generelles

Es wird unterschieden zwischen Reisen, deren Kosten vom Kunden getragen werden (weiterberechenbare Reisen) und die Reisen, die dem Kunden nicht weiter in Rechnung gestellt werden (nicht weiterberechenbare Reisen).

Diese Unterscheidung ist maßgebend für die Antragsart und wie wir sie abwickeln. Bei Produktionsreisen gelten die bekannten Gepflogenheiten und Vorgaben der jeweiligen Producer.

Schreibt dazu eine eMail mit allen wichtigen Informationen an: eMailVorlage

Weiterberechenbare Reisen

Die Reisekosten werden zu 100% vom Kunden übernommen. Bsp. Reisen für Darsteller, Models, Influencer, .. oder gar Eure Reise wird für Euch bezahlt wie es meist bei Produktionen der Fall ist.

Option 1

Reisender gibt exaktes Briefing an Front Office über eMailVorlage

• Name des oder der Reisenden

• Datum wann bis wann
• Von wo und wohin
• Ausgewähltes Verkehrsmittel & konkreter Reisezeitpunkt (gerne Screenshot von bahn.de oder Flugauswahl)
• Sitzplatz j/n
• Gepäck (nur bei Flügen) j/n
• Diese Unterkunft soll gebucht werden, gerne Screenshot, Zimmer-Art (DZ/EZ)
• Frühstück j/n
• Projektnummer
• Geld: V-Geld, Geld wechseln
• Unterkunft buchen
• Restaurant buchen
• Sonstiges

Beispiel für Anfrage einer Geschäftsreise:

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Nicht weiterberechenbare Reisen

Die nicht weiterberechenbare Reisen werden gleich gebucht wie die weiterberechenbaren Reisen. Hier werden die Reisen jedoch seitens von Parasol Island übernommen.

Reisetätigkeit in die Agentursoftware eintragen

Um allen anderen Kollegen auch deutlich zu machen, dass Ihr unterwegs seid, tragt Ihr Eure Abwesenheit in die Agentursoftware ein. Das gilt ab einer Abwesenheit ab 6 Stunden, aber beispielsweise auch bei ganztägigen Kundenmeetings.

Ihr seid dann zwar 'außer Haus', arbeitet aber ohne 'out of Office' Benachrichtigung.

• die Abwesenheit wird intern vermerkt
• in den Dashboards und den Google Kalendern für Abwesenheit und Geschäftsreisen vermerkt.
• Außerdem erscheint die Information in den Dailies und AS.

Anleitung:

• Ihr geht in die Agentursoftware

• Wählt den Reiter 'Administration'

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• Wählt die Kategorie 'Reisetätigkeit'

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• auf 'neue Geschäftsreise'

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• Tragt den Zeitraum ein, in dem Ihr im anderen Office seid
• Tragt bei Reiseziel Folgende Kürzel ein:

Wenn Ihr als Berliner in Düsseldorf arbeitet: [IOODUS]

Wenn Ihr als Düsseldorfer in Berlin arbeitet: [IOOBER]

Wenn Ihr außer Haus seid, aber trotzdem erreichbar: [IOONON]

Wenn ihr im Homeoffice arbeitet: [IOOHOME]

• Speichern und fertig

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Erstattbare Reisekosten + Formulare für Arbeitnehmer

Jedes Teammitglied, ohne Ausnahme, ist dafür verantwortlich seine Reisekostenabrechnung komplett selbstständig anzufertigen und für Vollständigkeit zu sorgen.

Wenn Ihr für Parasol unterwegs seid, werden Euch folgende Kosten, gegen entsprechenden Nachweis bis zu den aufgeführten Obergrenzen erstattet. Belege, die außerhalb diesen Anforderungen liegen müssen 10 Tage vor Reiseantritt von Sebastian Druschel oder Moritz von Schrötter genehmigt werden.

Übernachtungskosten (Hotel national und international)

• Wird in der Regel vom Front Office gebucht
• Umfangreiche produktionsbedingte Reisen laufen entsprechend über den Producer/PA
• Rechnung immer ergänzen mit den Namen der Personen die übernachtet haben und Projektnummer
• Grundsätzlich werden Minibarentnahmen oder Sonderservices im Hotel NICHT erstattet (siehe Verpflegung)

Mietwagen

• Buchungsklasse für Sixt: VW/Golf / Limousine (CLMR)
• Buchungsklasse für Europecar: Audi A1 / Economy (HCMR)
• Kennzeichen notieren
• Tankquittungen nur in Verbindung mit der Anmietung eines Mietwagens.

Finde mehr Infos zu Mietwagen hier

Bahn national und international

• 2. Klasse

Flugzeug national und international

• günstigste Verbindung
• Economy Class
• Flugzeiten außerhalb der offiziellen Arbeitszeit

Taxibelege

• bis max. 20,-- Euro / Fahrt
• Kosten privater Fahrdienste werden nicht erstattet

Öffentliche Verkehrsmittel

• In Höhe der Fahrkosten

Drive Now

• In Höhe der Fahrtkosten

Telefonkostenerstattung

• In Höhe der Auslagen gegen Vorlage des Einzelverbindungsnachweises.

Fahrkostenerstattung bei Nutzung des eigenen PKW´s

• Die Erstattung erfolgt analog der geltenden Steuersätze (Stand 10/2013 sind das 0,30 Euro /km) und wird über das Gehalt abgerechnet.

Formulare

Alle notwendigen Formulare, die Ihr für die Reiseerstattung benötigt und wo Ihr sie findet, gibt es hier: Vorlagen#Dokumentenvorlagen

Erstattungsvorgang Reisekosten

Die ausgefüllten Belege sendet Ihr direkt an die Buchhaltung.