Geschäftsreisen

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Generelles

Es wird unterschieden zwischen Reisen, deren Kosten vom Kunden getragen werden (weiterberechenbare Reisen) und die Reisen, die dem Kunden nicht weiter in Rechnung gestellt werden (nicht weiterberechenbare Reisen).

Diese Unterscheidung ist maßgebend für die Antragsart und wie wir sie abwickeln. Bei Produktionsreisen gelten die bekannten Gepflogenheiten und Vorgaben der jeweiligen Producer.

Schreibt dazu eine eMail mit allen wichtigen Informationen an: eMailVorlage

Weiterberechenbare Reisen

Bedeutet Reisekosten werden zu 100% vom Kunden übernommen. Bsp. Reisen für Darsteller, Models, Influencer, .. oder gar deine Reise wird für dich bezahlt wie es meist bei Produktionen der Fall ist.

Option 1

Reisender gibt exaktes Briefing an Front Office über travel@parasol-island.com

• Name des oder der Reisenden
• Datum wann bis wann
• Von wo und wohin
• Ausgewähltes Verkehrsmittel & konkreter Reisezeitpunkt (gerne Screenshot von bahn.de oder Flugauswahl)
• Sitzplatz j/n
• Gepäck (nur bei Flügen) j/n
• Diese Unterkunft soll gebucht werden, gerne Screenshot, Zimmer-Art (DZ/EZ)
• Frühstück j/n
• Projektnummer
• Geld: V-Geld, Geld wechseln
• Unterkunft buchen
• Restaurant buchen
• Sonstiges

Hier geht’s zur Hotel-Guideline in der du viele Optionen findest.

Option 2

Buche deine Geschäftsreise selbstständig über Voya. Hier gehts zur Anleitung.

Nicht-weiterberechenbare Reisen

Die Reisekosten werden nicht vom Kunden übernommen und der Reisende wendet sich mit seinem konkreten Reise-Briefing an travel@parasol-island.com. Unterkünfte müssen vorab vom Reisenden recherchiert werden, nutze dafür bewährte Portale wie booking.com, Trivago. Im konkreten Reisebriefing schickst du auch direkt deine Wahl für Züge (Link) oder Flüge (Link skyscanner, google flights, ..). Hier geht’s zur Email-Vorlage.

Hier geht’s zur Hotel-Guideline in der du viele Optionen findest.

Reisen Buchen

Trage deine Reise selbstständig in die Agentursoftware ein Administration/Agentur/Reisetätigkeit ein. Dies gilt für alle Abwesenheiten über 6 Stunden, bsp. auch für ganztägige Kundenmeetings. Sollte Zugriff auf den Bereich der Agentursoftware fehlen, bitte an Jo wenden.

Du willst außer Haus sein und arbeiten ohne Out of Office Benachrichtigung und trotzdem Deine Kollegen informieren? Zum Beispiel wenn du als Düsseldorfer in Berlin oder als Berliner in Düsseldorf arbeitest, dann kann das jetzt in der Agentursoftware entsprechend hinterlegt werden.

Dazu trägst du eine Geschäftsreise in die Agentursoftware ein und benutzt ein bestimmtes Kürzel.

Für diese "Geschäftsreise" wird dann keine Out of Office Nachricht erzeugt die Abwesenheit wird nur intern vermerkt, in den Dashboards und den Google Kalendern für Abwesenheit und Geschäftsreisen. Außerdem erscheint die Information in den Dailies.

Wenn Du als Berliner in Düsseldorf arbeitest[edit | edit source] Beim Eintragen der Geschäftsreise das Kürzel

[IOODUS]

in das Kommentarfeld der Agentursoftware schreiben

Wenn Du als Düsseldorfer in Berlin arbeitest[edit | edit source] Beim Eintragen der Geschäftsreise das Kürzel

[IOOBER]

in das Kommentarfeld der Agentursoftware schreiben

Wenn Du außer Haus, aber trotzdem erreichbar bist[edit | edit source] Beim Eintragen der Geschäftsreise das Kürzel

[IOONON]

in das Kommentarfeld der Agentursoftware schreiben

Wenn Du im Homeoffice und erreichbar bist[edit | edit source] Beim Eintragen der Geschäftsreise das Kürzel

[IOOHOME]

in das Kommentarfeld der Agentursoftware schreiben

Erstattbare Reisekosten + Formulare für Arbeitnehmer

Jedes Teammitglied, ohne Ausnahme, ist dafür verantwortlich seine Reisekostenabrechnung komplett selbstständig anzufertigen und für Vollständigkeit zu sorgen.

Wenn Ihr für Parasol unterwegs seid, werden Euch folgende Kosten, gegen entsprechenden Nachweis bis zu den aufgeführten Obergrenzen erstattet. Belege, die außerhalb diesen Anforderungen liegen müssen 10 Tage vor Reiseantritt von Sebastian Druschel oder Moritz von Schrötter genehmigt werden.

Übernachtungskosten (Hotel national und international)

• Wird in der Regel vom Front Office gebucht
• Umfangreiche produktionsbedingte Reisen laufen entsprechend über den Producer/PA
• Rechnung immer ergänzen mit den Namen der Personen die übernachtet haben und Projektnummer
• Grundsätzlich werden Minibarentnahmen oder Sonderservices im Hotel NICHT erstattet (siehe Verpflegung)

Mietwagen

• Buchungsklasse für Sixt: VW/Golf / Limousine (CLMR)
• Buchungsklasse für Europecar: Audi A1 / Economy (HCMR)
• Kennzeichen notieren
• Tankquittungen nur in Verbindung mit der Anmietung eines Mietwagens.

Finde mehr Infos zu Mietwagen hier

Bahn national und international

• 2. Klasse

Flugzeug national und international

• günstigste Verbindung
• Economy Class
• Flugzeiten außerhalb der offiziellen Arbeitszeit

Taxibelege

• bis max. 20,-- Euro / Fahrt
• Kosten privater Fahrdienste werden nicht erstattet

Öffentliche Verkehrsmittel

• In Höhe der Fahrkosten

Drive Now

• In Höhe der Fahrtkosten

Telefonkostenerstattung

• In Höhe der Auslagen gegen Vorlage des Einzelverbindungsnachweises.

Fahrkostenerstattung bei Nutzung des eigenen PKW´s

• Die Erstattung erfolgt analog der geltenden Steuersätze (Stand 10/2013 sind das 0,30 Euro /km) und wird über das Gehalt abgerechnet.

Formulare

Alle notwendigen Formulare, die Ihr für die Reiseerstattung benötigt und wo Ihr sie findet, gibt es hier: Vorlagen#Dokumentenvorlagen

Erstattungsvorgang Reisekosten

Die ausgefüllten Belege sendet Ihr direkt an die Buchhaltung.