Kundentermine/Meetings: Difference between revisions
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Die Ausführung übernimmt das Front Office. Um also einen reibungslosen Ablauf zu schaffen, | |||
schickt dazu bitte eine eMail '''mit allen wichtigen Infos''' an: [mailto:meeting@parasol-island.com?subject=Kundenmeeting&body=Datum%20und%20Uhrzeit:%0D(Von,%20Bis)%0D%0D%0D%0DRaum:%0D(Lounge%20EG,%20Konferenzraum%201.OG,%20Suite%201.OG,%20Lounge%202.OG,%20...)%0D%0D%0D%0DAnzahl%20Personen%20(mit%20Parasols):%0D%0D%0D%0DProjektnummer:%0D%0D%0D%0DGewünschte%20Bewirtung:%0D(Essenvorschlag;%20Frühstück,%20Brötchen,%20Kuchen%20oder%20nur%20Getränke%20etc.)%0D%0D%0D%0DGewünschte%20technische%20Unterstützung:%0D%0D%0D%0D meeting@parasol-island.com] | |||
Ein Standard Leitfaden findet Ihr hier: | Ein Standard Leitfaden findet Ihr hier: | ||
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Ihr findet dort Inspirationen von Caterern, | Ihr findet dort Inspirationen von unseren Lieblings Caterern, in Düsseldorf und Berlin. | ||
Informationen was sie anbieten, wo sie sich befinden, etc. | |||
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Bestandteil der Running Order: Wird täglich vom Front Office über Asana bearbeitet. | Bestandteil der [[Running Order]]: Wird täglich vom Front Office über Asana bearbeitet. | ||
*Meeting Raum muss 15 min vor dem anberaumten Termin fertig sein, also zeitig, mind. 30 min vorher mit Vorbereitung starten | *Meeting Raum muss 15 min vor dem anberaumten Termin fertig sein, also zeitig, mind. 30 min vorher mit Vorbereitung starten | ||
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Checkliste Front Office vor dem Inselrundgang: | Checkliste Front Office vor dem Inselrundgang: | ||
* Kontrolle der Büroräume | *Kontrolle der Büroräume | ||
* Kontrolle der Küchenzeile + Küche | *Kontrolle der Küchenzeile + Küche | ||
* Innenhof clean? | *Innenhof clean? | ||
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Revision as of 14:10, 28 February 2019
Vor dem Kundentermin
Wenn es um Kundentermine mit Bewirtung geht, sollen diese spätestens 24h vor dem Eintreffen geplant werden.
Die Ausführung übernimmt das Front Office. Um also einen reibungslosen Ablauf zu schaffen,
schickt dazu bitte eine eMail mit allen wichtigen Infos an: meeting@parasol-island.com
Ein Standard Leitfaden findet Ihr hier:
- Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit von/bis)
- Raum (Düsseldorf/Berlin, Raum HH Konferenzraum 1. OG Teheran, VH Konferenzraum 1. OG Glashaus etc...)
- Anlass
- Anzahl Personen (inkl. Parasols) mit Namen u. Firma/Agentur
- Projektnummer
- Gewünschte Bewirtung (Essenvorschlag: Catering).
- Gibt es Allergiker, Intoleranzen,Veganer usw.
- Restaurant buchen/Tischreservierung (Uhrzeit, Sitzplatzwünsche, Anzahl Personen)
- Gewünschte technische Unterstützung (Flipchart, Moderatorenkoffer, et.)
- Flughafenabholung, sonstiges Shuttle
- Specials Meeting Raumgestaltung (Blumen, Kundenpräsente, etc.)
- Aufmerksamkeit zur Parksituation Parking Policy
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Wichtig ist auch die Kundentermine/Meetings im Kalender einzutragen.
Folgende Infos müssen im Kalender Eintrag hinterlegt werden:
- Anlass
- Raum
- Datum und Uhrzeit
- Meeting-Host
- Kundenname
- Agentur/Firma
- Bewerber, Freelancer, Lieferanten
- Berater, z. B. Bank oder Steuerprüfer, sonstige Geschäftsführer-Termine
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Meeting Anlässe
Kundenbesuch, Agenturbesuch
- PPM (Pre-Production Meeting, Produktionsbesprechung)
- Projekt Kick-off, Projektbesprechung
- Schulterblick
- Abnahme, Zwischenabnahme
- Workshop mit Kunden
Job Interviews, Kennenlernen von Freelancer
- Bewerbungsgespräche
- Probetage, Einladung zu Testaufgaben
Interne Meetings
- Interne Projektbesprechungen
- Mitarbeitergespräche
Telefonkonferenzen
- Telkos intern
- Telkos mit Kunden, Team/Crew
Daily Meetings
- Ressourcenmeetings der Departments
- Jour fixe
Workshops
- interne Schulungen
- Workshops mit Kunden
Management Meetings
- Geschäftsführer Meetings
- Head Of Meetings
- Banktermine
- Steuerberater, Steuerprüfung
Catering
Den Leitfaden findet Ihr hier: Catering
Ihr findet dort Inspirationen von unseren Lieblings Caterern, in Düsseldorf und Berlin.
Informationen was sie anbieten, wo sie sich befinden, etc.
Checkliste Meeting Raum
Bestandteil der Running Order: Wird täglich vom Front Office über Asana bearbeitet.
- Meeting Raum muss 15 min vor dem anberaumten Termin fertig sein, also zeitig, mind. 30 min vorher mit Vorbereitung starten
- sauber und aufgeräumt
- Aufgeräumtheit Empfang, Hof (Laufwege frei, kein Müll..)
- frische Luft
- ausreichend Stühle
- Catering Standards: Catering
- Arbeitsmaterialien bereit legen:
- Fernbedienungen von Screen + Verstärker bzw. Beamer
- Maus/Trackpad
- P-Blöcke u. P-Stifte
Wichtig: Der Meeting Raum sollte bei längeren Meetings alle 60 - 120 Minuten kontrolliert werden. Kurzer Blickkontakt mit dem Meeting-Host alles ok ist, dann Abfrage nach Getränken. Leere Flaschen/Geschirr/Besteck bei der Gelegenheit einsammeln. Dies erhöht den Aufmerksamkeits- und Wohlfühlfaktor unserer Besucher enorm.
Der Meeting-Host hat auch immer die Möglichkeit, das Front Office telefonisch, eMail oder Hangout zu kontaktieren.
Kunden Welcoming
Gästeempfang LogIn Buch, NDA
- Frontoffice Assistant verbindet Besucher (Kunden, Freelancer, Bewerber, Lieferanten) mit zuständigem Host (Producer, …) und begleitet Besuch zum jeweiligen Meeting-Ort oder
- Alternativsituation: Host holt Besuch persönlich ab
→ Besuch wird freundlich eingeladen im Front Office Platz zu nehmen, erstes Anbieten von Kaffee/Tee
Beim Welcoming müssen..
- die Kunden sich ins LogIn Buch eintragen
- die Kunden die Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben
Insel Rundgang bei Neukunden
Nicht selten werden Neukunden durchs Haus geführt à la this is where we work.
Vorab schreibt der Meeting-Host eine Rundmail ans gesamte Team mit der Bitte, dass jeder selbstständig rund um seinen Arbeitsplatz Ordnung hält.
Außerdem wird darauf hingewiesen, Projekte anderer Kunden weitestgehend uneinsichtig zu machen
Checkliste Front Office vor dem Inselrundgang:
- Kontrolle der Büroräume
- Kontrolle der Küchenzeile + Küche
- Innenhof clean?