Kundentermine/Meetings

Vor dem Kundentermin

Wenn es um Kundentermine mit Bewirtung geht, sollen diese spätestens 24H vor dem Eintreffen geplant werden.

Dazu schickt bitte eine eMail mit allen wichtigen Infos an: meeting@parasol-island.com

Ein Standard Leitfaden findet Ihr hier:

• Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit von/bis)
• Raum (Düsseldorf/Berlin, Raum HH Konferenzraum 1. OG Teheran, VH Konferenzraum 1. OG Glashaus etc...)
• Anlass
• Anzahl Personen (inkl. Parasols) mit Namen u. Firma/Agentur
• Projektnummer
• Gewünschte Bewirtung (Essenvorschlag: Catering).
• Gibt es Allergiker, Intoleranzen,Veganer usw.
• Restaurant buchen/Tischreservierung (Uhrzeit, Sitzplatzwünsche, Anzahl Personen)
• Gewünschte technische Unterstützung (Flipchart, Moderatorenkoffer, et.)
• Flughafenabholung, sonstiges Shuttle
• Specials Meeting Raumgestaltung (Blumen, Kundenpräsente, etc.)
• Aufmerksamkeit zur Parksituation Parking Policy

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Wichtig ist auch die Kundentermine/Meetings im Kalender einzutragen.
Folgende Infos müssen im Kalender Eintrag festgehalten werden:

• Anlass
• Raum
• Datum und Uhrzeit
• Meeting-Host
• Kundenname
• Agentur/Firma
• Bewerber, Freelancer, Lieferanten
• Berater, z. B. Bank oder Steuerprüfer, sonstige Geschäftsführer-Termine

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Meeting Anlässe

Kundenbesuch, Agenturbesuch

• PPM (Pre-Production Meeting, Produktionsbesprechung)
• Projekt Kick-off, Projektbesprechung
• Schulterblick
• Abnahme, Zwischenabnahme
• Workshop mit Kunden

Job Interviews, Kennenlernen von Freelancer

• Bewerbungsgespräche
• Probetage, Einladung zu Testaufgaben

Interne Meetings

• Interne Projektbesprechungen
• Mitarbeitergespräche

Telefonkonferenzen

• Telkos intern
• Telkos mit Kunden, Team/Crew

Daily Meetings

• Ressourcenmeetings der Departments
• Jour fixe

Workshops

• interne Schulungen
• Workshops mit Kunden

Management Meetings

• Geschäftsführer Meetings
• Head Of Meetings
• Banktermine
• Steuerberater, Steuerprüfung
  

Catering

Inspiration und den Leitfaden findet Ihr hier: Catering

Checkliste Meeting Raum

Bestandteil der tägl. Running Order: Verlinkung Asana Check the Island

• Meeting Raum muss 15 min vor dem anberaumten Termin fertig sein, also zeitig, mind. 30 min vorher mit Vorbereitung starten

• sauber und aufgeräumt
• Aufgeräumtheit Empfang, Hof (Laufwege frei, kein Müll..)
• frische Luft
• ausreichend Stühle
• Catering Standards: Catering

• Arbeitsmaterialien bereit legen:
  • Fernbedienungen von Screen + Verstärker bzw. Beamer
  • Maus/Trackpad
  • P-Blöcke u. P-Stifte

Wichtig: Der Meeting Raum sollte bei längeren Meetings alle 60 - 120 Minuten kontrolliert werden. Kurzer Blickkontakt mit dem Meeting-Host alles ok ist, dann Abfrage nach Getränken. Leere Flaschen/Geschirr/Besteck bei der Gelegenheit einsammeln. Dies erhöht den Aufmerksamkeits- und Wohlfühlfaktor unserer Besucher enorm.

Der Meeting-Host hat auch immer die Möglichkeit, das Front Office telefonisch, eMail oder Hangout zu kontaktieren.

Kunden Welcoming

Gästeempfang LogIn Buch, NDA

• Frontoffice Assistant verbindet Besucher (Kunden, Freelancer, Bewerber, Lieferanten) mit zuständigem Host (Producer, …) und begleitet Besuch zum jeweiligen Meeting-Ort oder
• Alternativsituation: Host holt Besuch persönlich ab

→ Besuch wird freundlich eingeladen im Front Office Platz zu nehmen, erstes Anbieten von Kaffee/Tee

Beim Welcoming müssen..

• die Kunden sich ins LogIn Buch eintragen

• die Kunden die Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben

Insel Rundgang bei Neukunden

Nicht selten werden Neukunden durchs Haus geführt à la this is where we work.

Vorab schreibt der Meeting-Host eine Rundmail ans gesamte Team mit der Bitte, dass jeder selbstständig rund um seinen Arbeitsplatz Ordnung hält.

Außerdem wird darauf hingewiesen, Projekte anderer Kunden weitestgehend uneinsichtig zu machen

Checkliste Front Office vor dem Inselrundgang:

- Kontrolle der Büroräume

- Kontrolle der Küchenzeile + Küche

- Innenhof clean?