Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"

Grundsätzlich:

Die bestehenden Controlling Checklisten behalten nach wie vor Ihre Gültigkeit!:

https://wiki.parasol-island.com/Controlling_Checkliste_PM_und_KAD

zusätzlich: bei Projekten von über 50.000,-€ Budget:

Projekt Braintrust Meetings

Hintergrund:
Projekte schließen besonders dann häufig mit einem schlechten, bisweilen sogar negativen Ertrag ab, wenn sie ein oder mehrere Kriterien erfüllen:

• lange Laufzeit
• hohes Budget
• hohe Komlexität
• großes Team
• mangelnde Kommunikation
  

Die Lösung: Braintrust-Meetings!

Die Lösung für diese Herausforderung liegt direkt im Team und einer noch bessere Kommunikation zum Projektverlauf. Wir haben ein Tool entwickelt, dass wir euch an die Hand geben wollen, um genau dafür einen bessere Rahmen zu schaffen.

Ablauf:

• Ablauf: Regelmässig stattfindendes, projektbezogenes Meeting
• Teilnehmer: alle involvierten Teamleads, der Producer, ggf. Accounter, und Joachim Kammer
• Thema: Abgleich des Projektstatus und insb. SOLL / IST Zustand in Bezug auf Teams & Gewerke
• Termine: Sind mit der im Projekt-Timing relevanten Phasen, Milestones im Vorfeld anzulegen. Zum Beispiel auch als KickOff für die nächste Projektphase

1. Bei Projekten ab 50.000,00€ Umsatz wird direkt zu Beginn eine “Controlling Revision” mit Operations & Controlling (Jo Kammer) durchgeführt.
2. Reality-Check / Hilfestellung für Kalkulation
3. Projekt-Preview mit evt. potentiellen Risiken um diese bereits im Vorfeld zu vermeiden
4. Definition und Termine für Controlling Jour Fixe “Braintrust” werden zu Beginn für die gesamte Projektlaufzeit definiert

Vorlagen

Eine Keynote-Vorlage, sowie eine Vorlage für die Aufwandsabschätzungen findet ihr hier:
https://drive.google.com/drive/folders/1bpw_0DZtoCvf04v1BTCNaZkhokXJSb_X?usp=sharing

Auswahlkriterium

Projektumsatz ab ca. 50 TD EUR.

Alle Departments, alle involvierten Fachbereiche

Zyklus

Regelmässige Controlling "Braintrust-Meetings" während der Projektlaufzeit, 15 bis max 30 Minuten. im Projektplan direkt zu verankern zum Beispiel:

Departure:

• Braintrust Meeting KickOff

Flight Control:

• Braintrust Meeting before Concept
• Braintrust Meeting before Design
• Braintrust Meeting before Development
• Braintrust Meeting Prototype / Testflight

Landing / Touchdown:

• Braintrust Meeting after Live

Personenkreis

KAD, Projektverantwortlicher, Operations (Jo Kammer) Teammitglieder der Fachbereiche

Agenda

Projektverantwortliche bereitet vor...

1. offene Todo's
2. Stunden SOLL/IST (%)
3. Ges. Projekt Fortschritt in %
4. Einschätzung Ertragsprognose
5. Einschätzung Timing
6. Gefahren

Projekt KickOff / “Braintrust”

Zum Projekt KickOff Termin “Braintrust” werden alle stellvertretenden Fachbereiche (zB. KAD, PM | Konzept | Design | Development) eingeladen. Der Projektverantwortliche erörtert den erwarteten Projektscope und die dafür zur Verfügung stehende Arbeitszeit. Jetzt gilt es die zur Verfügung stehende Zeit “zu verteilen” und durch die Fachbereiche eine verbindliche zuversichtliche Aufwands-Aussage zu erhalten:

KAD, PM | Konzept | Design | Development
XY Tage | XY Tage | XY Tage | XY Tage

Dabei können folgende Fragestellungen hilfreich sein:
a) Welche Ergebnisse werden in den Fachbereichen erwartet?
b) Was braucht es (Aufwand), um die Ergebnisse zu erreichen?
c) Was gibt die Zuversicht, diese Erwartung einhalten zu können?

Für den Projektverlauf werden mindenstens 3 weitere Braintrust-Termine definiert, um einen Review der bereits geleisteten Aufwände/Ergebnisse und im Team einen Reality Check der noch zu Verfügung stehenden Kontingente zu machen. Gegebenenfalls werden dabei die Aufwandsabschätzungen neu verteilt/korrigiert.

Operations (Challenged mit...)

1. SOLL (Kalkulation) vs. IST (Erfasst) Stunden Fachbereich
2. SOLL (Kalkulation) vs. IST (Erfasst) externe Kosten

Dokumentation

Meeting Minutes inkl. Handlungsempfehlung durch Projektverantwortlichen an Operations und KAD sowie in der Projektverwaltung (AGS) unter "Dokumente" hochladen