Budgetübersicht Retainerübersicht TaskLog

Tasklog

erforderlich, sobald ein Kunde mehr als zwei parallel laufende Projekte beauftragt hat. Es gilt abseits des Projektgeschäfts eine Konstante zu schaffen, in der die wichtigsten Milestones, Aufgaben und Innovationsideen/Impulse nicht liegen bleiben und somit eine Möglichkeit zu haben zu dokumentieren, wer gerade wofür verantwortlich ist.

Um unseren Projektteams und Kunden gegenüber maximale Prozess- / Projekttransparenz zu gewährleisten, haben wir eine Projektliste für jeden Kunden angelegt; den sogenannten "TaskLog". In diesem Smartsheet-Dokument müssen alle abstimmungsrelevanten Informationen, operativ als auch administrativ vermerkt werden. Unser Ziel ist es, Informationsasymmetrien und Timing-Verschiebungen auf beiden Seiten zu minimieren bzw. zu verhindern.

1. In den TaskLog müssen die wichtigsten Projekt-Meilensteine oder abstimmungsrelevante, Administrative Tasks eingetragen werden. Einzelne Projektschritte wie z. B. kleine Korrekturrunden oder Adaptionen müssen nicht eingetragen werden.
2. Die wichtigsten Infos im TaskLog sind: Aufgabe (WAS), Zugewiesen (WER) und Fälligkeit (WANN)
3. Die Status verändern sich nur beim überschreiten der Fälligkeit oder durch die Markierung als erledigt.
   Die Statusfarbe von Schwarz zu Rot verändert sich automatisch!
4. Der TaskLog muss wöchentlich von allen beteiligten Projektverantwortlichen gepflegt werden (Accounting und Projektmanagement)
5. Der TaskLog muss jeden Dienstag vor 10:30 Uhr an den entsprechenden Kundenansprechpartner versendet werden. Bitte bei jedem Versand "Joachim Kammer" in BCC setzen.
6. Erledigte Tasks werden durch anhaken im Bereich "Erledigt" markiert. Die erledigten Tasks werden dann in der zweiten Woche nach Erledigung entfernt.
   
   

Eine Verlinkung zu jedem Kunden-TaskLog findet ihr hier: https://drive.google.com/open?id=0Bxz1zEYCdP1MZzdPQ2FYWjR2aEU

Budgetübersicht

erforderlich, sobald unsere Kunden ihr Budget planen, ob sie es uns sagen oder nicht.
Mit dieser Übersicht schaffen wir Transparenz und Sicherheit für jeden Kunden und wissen jederzeit wo wir/sie stehen.

Um uns und Kunden gegenüber maximale Budgetstatus-Transparenz zu gewährleisten, sind Budgetübersichten für jeden Kunden anzulegen. Unser Ziel ist es hier eine komplette Auflistung aller für den Kunden im Laufe eines Kalenderjahres beauftragten Projekte budgetär in 4 verschiedenen Statis abzubilden:

1. Projekt PLAN-Budget ("Plan"), zeigt die vom Kunden geplanten Budgets für die Projekte
2. Projekt IST-Budget ("davon bereits erbracht"), zeigt bereits abgeschlossene und in Rechnung gestellte Projekte und deren Budgets
3. Projekt LAUFEND-Budget ("davon aktuell in Leistungserbringung", zeigt zur Zeit laufende Projekte und deren Budgets
4. Projekt BEAUFTRAGT-Budget ("davon noch vor Leistungserbringung"), zeigt beauftragte Projekte und deren Budgets die in Zukunft starten werden

Die Budgetübersichten müssen vom KAD (Key Account Developer), also dem Kundenverantwortlichen monatlich aktualisiert und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Sie werden in Google-Drive-Tabellen erstellt und gepflegt, eine entsprechende Vorlage kann Euch Till Emken (mailto:Till.Emken@parasol-island.com) geben.

Retainerübersicht

erforderlich, sobald Kunden uns in wiederkehrenden Projekten für gewisse Stundenkontingente, Budgets beauftragen, also nicht das Ergebnis, sonder der Zeiteinsatz vergütet wird und wir diesen Zeiteinsatz entweder intern controllen wollen oder diesen an den Kunden reporten (müssen).
Um uns und Kunden gegenüber maximale Budgetstatus-Transparenz seiner beauftragten Retainer zu gewährleisten, sind Retainer-Budgetübersichten für jeden Kunden anzulegen. Unser Ziel ist es hier eine komplette Auflistung aller für den Kunden im Laufe eines Kalenderjahres beauftragten Retainer-Projekte nach IST Aufwand (Stunden) abzubilden.
Die Retainer-Budgetübersichten müssen vom KAD (Key Account Developer), also dem Kundenverantwortlichen monatlich aktualisiert und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Sie werden in Google-Drive-Tabellen erstellt und gepflegt, eine entsprechende Vorlage kann Euch Till Emken (mailto:Till.Emken@parasol-island.com) geben.