"Google Shared drives" / "Google Geteilte Ablagen"

Vorwort

Eine neue Ära beginnt mit der Umstellung auf Google Drive. Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder nun die Möglichkeit immer und von überall auf den "Documents" Ordner ihres Projektes zuzugreifen. Der Umgang mit den anderen Projektordnern auf dem Fileserver funktioniert wie gewohnt. Wir möchten Euch bitten von nun an alle Daten, die Ihr bislang im Ordner "Dokuments" auf dem Fieserver abgelegt habt, nun im entsprechenden Documents-Ordner auf GoogleDrive abzulegen. Vom Fileserver zu Google Drive und von Google Drive zum Projekt auf dem Fileserver sind jeweilige Directory Links angelegt. Das bedeutet, Ihr habt von Projekt-Ordner in Google Drive eine Verknüpfung über den Finder/Explorer zum Projekt-Ordner auf dem Fileserver und wieder zurück. Alles wichtige steht in der folgenden "Anleitung".

Viel Spaß!

Neues Projekt anlegen

• Wenn ein neues Projekt in der Agentursoftware angelegt wird, wird ab sofort automatisch auch ein Documents-Ordner im GoogleDrive erstellt (Verzeichnisse auf Dateiserver anlegen = Ja).
• Dieser Ordner wird je nach Auswahl der Projektbeteiligten im GoogleDrive angelegt und freigegeben (Dazu versendet Google Drive eine entsprechende eMail).
• Bitte beim Anlegen des Projekts darauf achten, dass alle Personen die Zugriff erhalten sollen auch in den Projekt-Basisdaten ausgewählt sind.

Wo finde ich meinen Projekt Ordner

• Die Projektordner findest du im Google Drive unter „Neu hinzugekommen“ (zusätzlich zur Version auf dem Parasol Server 10)

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Welcher Speicherort wird wann benutzt?

• Bitte benutze ab sofort den Projektordner "Documents" im Google Drive für das Daily Business
• Der Ordner "Documents" wird von nun an nur noch in Google Drive abgelegt.
• Alle anderen Dateien werden wie gewohnt auf dem Fileserver abgelegt.
• Je nach Bedarf könnt Ihr aber entscheiden, ob Ihr auch andere Daten via GoogleDrive ablegen und "teilen" wollt. Dies ist vor allem dann zu empfehlen, wenn einige Team-Mitglieder von Ausserhalb am Projekt arbeiten.

Individuelle "Documents"-Ordner-Struktur pro Department

• Jedes Department hat eine idividuelle Unter-Ordner-Struktur der Ordners Documents, derzeit wie folgt:

INT & SLANG:
"Documents" mit Subfoldern:

• Concept
• Protocols
• Timing

ANM & FLM:
"Documents" mit Subfoldern:

• PPM-Booklet
• Concept
• Directors-Interpretation
• Timing
• Protocols

Sharing

• Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, werden automatisch die Rechte vergeben (bzw. entfernt).
• Zusätzlich bleibt immer noch die Möglichkeit Berechtigungen manuell im Google Drive zu ändern.

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Achtung!

• Bitte beachtet, dass die Rechte (Freigaben) in Google Drive vererbt werden. Alle User, die einen Schreib-&Lesezugriff auf den Ordner "Documents" haben, bekommen automatisch die gleichen rechte für die Unterordner und Ordner, die Ihr dort neu anlegt!
• Parasol OS wird "Eigentümer" aller GoogleDrive Projektordner, diese Routine läuft einmal Nachts. Somit werden Eure eigenen GoogleDrive Accounts nicht mit den Projektdaten belastet.

Projektabschluss

• Nach dem Projektabschluss erhält der verantwortliche Projektmanager automatisch eine Email mit einem Link zu einer Projektabschlussseite. Dort wird man gebeten die Daten per "Knopf-Druck" vom Google Drive auf den Parasol Server 10 zu übertragen.
• Nach diesem Prozess verschwinden die Daten aus dem Google Drive und liegen nur noch lokal auf dem Parasol Server 10.
• Als nächsten Schritt wird man gebeten einen Termin zu Archivierung auszuwählen, welcher automatisch in deinem Kalender und des verantwortlichen Administrators (Peter) eingetragen wird.
• Dieser Termin kann jederzeit über den gleichen Link zur Projektabschlussseite auch wieder geändert werden.

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