HR Handling

Erstkontakt

1. Digitale Bewerbungen landen direkt über das Webformular oder die an hr@parasol-island.com gerichtete Nachricht in unserer Bewerberdatenbank
2. Bewerbungen, die direkt an eine/n Mitarbeiter gerichtet werden, bitte stets an hr@parasol-island.com weiter leiten!
3. Check Arbeitsproben/Unterlage erfolgt durch HR
4. HR holt bei Kreation und Technik oder sonst schwer von HR zu beurteilenden Fähigkeiten das Urteil des Fachkollegen über Zuweisung des Datensatzes zum Fachkollegen ein
5. Die zuständigen Fachkollegen geben Ihr Urteil über das Kommentarfeld im Bewerberdatensatz ab und weisen diesen wieder HR zu
6. Bei positiver Bewertung durch HR und/oder Fachkollegen führt HR ein Telefon-/Skypeinterview für den ersten Eindruck und dokumentiert dies im Stafftool
7. Bei positivem Telefoneindruck wird eine Mail an das Officemanagement geschickt mit der Bitte um Organisation eines Termins sowie der Reise: Im Betreff: Bitte Bewerber einladen /Name

In der eMail wird vermerkt, wer bei dem Gespräch dabei sein soll, und für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Bitte immer auch Telefonnummer hier für das Officemanagement dokumentieren.

1. Das Officemanagement vereinbart einen Termin mit dem Bewerber in Abhängigkeit der Verfügbarkeit aller Beteiligten, reserviert den Konfi für den Zeitraum und dokumentiert im Bewerberdatensatz den Status "eingeladen" sowie den Termin im Kommentarfeld.
2. Officemanagement bucht die Reise mit Bahn oder Flieger und sendet dem Bewerber die Tickets zu
3. Officemanagement bereitet den Konfi vor jedem Gespräch vor, so dass der MAC/Flatscreen intakt und Getränke vorhanden sind
4. Die Bewerbungsunterlagen werden vor jedem Gespräch vom Officemanagement für die Kollegen ausgedruckt. Exisitieren nur Online Referenzen, so werden entsprechende Links im Kalender beim jeweiligen Bewerbertermin mit dokumentiert

Bewerbungsgespräch/e

Bewerbungsgespräche sind immer PR für die Company. Insofern ist es wichtig, dem Bewerber eine willkommene Atmosphäre zu bereiten und ihm nicht das Gefühl zu vermitteln, dass er uns vom daily business abhält! Also trotz Projektstress` höflich und aufmerksam sein, bei Verspätung explizit auf die Gründe hinweisen. Auch wenn wir im Gespräch den Eindruck gewinnen, dass wir nicht einem potentiellen Kollegen gegenüber sitzen - es ist wichtig, freundlich und verbindlich zu bleiben, so dass der Bewerber uns im Zweifelsfall trotz Absage in positiver Erinnerung behält und uns als Arbeitgeber anderen BewerberInnen weiter empfiehlt.

1. Der telefonisch abgestimmte Termin wird vom Officemanagement nochmals per eMail bestätigt und ggf. die Tickets mitgesandt.(Den Erhalt der eMail sowie der Termin bitte vom Bewerber stets bestätigen lassen.)
2. Die Gesprächsvorbereitung (Job Description, Bewerbungsunterlagen, Getränke, Raum) erfolgt durch das Officemanagement.
3. Das Gespräch führt der zuständige GF/Teamleiter mit HR ggf. in Begleitung eines Fachkollegen. Das entscheidet stets GF/Teamleiter.
4. Der zuständige GF/Teamleiter berichtet von seinem Department und liefert allgemeine Informationen zur Company und zur Aufgabe.
5. Der Bewerber führt durch seine Vita, zeigt ggf. Referenzen.
6. GF/Teamleitung und HR stellen Fragen zur Motivation, Arbeitsweise und fachlicher Erfahrung und bilden sich einen Eindruck darüber, ob der Bewerber auch menschlich gut ins Team passt.
7. Im Anschluss an das Bewerbungsgespräch wird dem Bewerber ein Zeithorizont in Aussicht gestellt (i.d.R. eine Woche), innerhalb dessen er Feedback erhält.
8. Der Feedback Termin muss unbedingt eingehalten werden, andernfalls wird eine Zwischenbenachrichtigung gesandt oder kurz angerufen.
9. Das Ergebnis des Gespräches wird im Stafftool von HR dokumentiert.
10. Bei beidseitigem positiven Ergebnis wird kurzfristig (1-2 Tage) ein 2. Gespräch und/oder Probetag vereinbart, an dem der/die Bewerber/in die anderen GFs sowie das Team kennen lernt und seine Arbeitsweise anhand standardisierter Aufgaben unter Beweis stellen kann.
11. Nach positiv veraufenem 2. Gespräch und/oder Probetag wird dem Kandidaten mündlich ein Angebot seitens GF/Teameiter gemacht.
12. Bei Einigung: Vertragsentwurfszusendung per eMail durch den zuständigen GF/Teamleiter
13. Bei Änderungen: erneute Verhandlung und Vertragszusendung durch den GF/Teamleiter
14. Bei Übereinkommen postalische Vertragszusendung veranlasst durch den GF/Teamleiter

Zu oder nach dem Einstellungsgespräch: Verantwortlich ist der jeweilige Geschäftsführer/Departementleiter!

1. Vertrag vorbereiten. Variable Vertragselemente (vom Ersteller auszufüllen) sind:

• Gehalt
• Urlaubstage
• Postions-Beschreibung
• Definition Zusatzleistungen

1. Vertragsentwurf & Nutzungsrechte Vereinbarung (PDF) mit Anschreiben als E-Mail zusenden.
2. Fragen und ggf. Korrekturen besprechen.
3. Vertrag, Nutzungsrechte Vereinbarung und Personalfragebogen/Checkliste (in Papierform) mit Anschreiben im Original und Kopie (Zweifachausfertigung, gestempelt und Unterschrieben) mit ausreichend frankiertem Rückumschlag zusenden. Gegengezeichnetes Original geht zurück an Verantwortlichen GF, Kopie verbleibt beim neuen Mitarbeiter.

Bei Vertragsversand, spätestens bei Übereinkommen Verantwortlich ist der jeweilige Geschäftsführer/Departementleiter!

1. Basisdaten des neuen Mitarbeiter in der Agentursoftware anlegen.
   Mindestens folgende Felder sind beim anlegen der Basisdaten anzugeben:
   1. Vorname / Name
   2. Login-Name im Muster vNachname
   3. "island" als neues Login-Passwort setzen
   4. Wochenarbeitszeit in h aus Vertrag. Gewöhnlich 42h
   5. Monatsgehalt (AN) brutto aus Vertrag
   6. Monatsgehalt (AG) brutto als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23
   7. Weihnachtsgeld bruttoals Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto
   8. Jahresgehalt-AG brutto (inkl. Weihnachtsgeld) als Richtwert Monatsgehalt (AN) brutto * 1,23 * 13
   9. Eintrittsdatum aus Vertrag
   10. E-Mail im Muster vorname.nachname@parasol-island.com
   11. Telefon im Muster +49 (211) 159220Durchwahl, wenn noch keine Durchwahl eingerichtet ist +49 (211) 1592200
   12. Dokumentation/Veträge PDF Datei des Arbeitsvertrags und der Nutzungsrechte Vereinbarung hinterlegen
2. Arbeitsbeginn vorbereiten insbesondere die verantwortlichen Kollegen informieren: eMail

Vor dem erster Arbeitstag

Verantwortlich Peter Norenkemper service@parasol-island.com

1. Telefon einrichten / DECT Telefon einrichten
2. Telefonliste und Anwendung pflegen
3. Computer und Benutzerkonto einrichten
4. Benutzerkonto in die relevanten Mailinglisten eintragen
5. Benutzerkonto in die Newsletter eintragen
6. Arbeitsplatz planen und einrichten
7. PowerControl Account einrichten
   1. EDV betriebsbereit
   2. Mail Software einrichten und testen
   3. Software auf Betriebsfähigkeit prüfen
   4. Startseiten (wiki) in Safari und Firefox einrichten
   5. Dock einrichten

Verantwortlich Mitarbeiter:Office Management

1. Abrechnungsunterlagen einfordern
2. Bei der Wohnungssuche behilflich sein (Wohnungssuche im Wiki). Profile bei ImmoScout.de, ImmoWelt.de und kalaydo.de einrichten und beobachten.
3. Arbeitsplatz planen und einrichten
   1. Schreibtisch/Schublade etc. aufräumen
   2. Set Büromaterial
   3. Merchandise / Shirts etc.

Verantwortlich Mitarbeiter:Agentursoftware-Supporter

1. Agentursoftware Account fertig einrichten (Telefonnummer & DNS Eintrag für Wählautomatik nicht vergessen)

Verantwortlich Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung

1. Vertragsdokumente einfordern und einpflegen
2. Lohnkosten nachpflegen
3. MA in DATEV anlegen und Abrechnung vorbereiten

Erster Arbeitstag

Verantwortlich Mitarbeiter:Office Management

• Willkommens eMail an Alle mit Foto.
• Blumen für die Ladies.
• Parasol Wiki vorstellen.
  • Insbesondere Düsseldorf Guide bei Auswärtigen neuen Mitarbeitern
• Räumlichkeiten vorstellen
  • Lokalitäten
  • Meeting Areas
  • Getränke
• Haupt-Ansprechpartner und anwesende Mitarbeiter vorstellen.

Verantwortlich Peter Norenkemper service@parasol-island.com

• Erste Softwareschulung
  • eMail
  • Dateiserver (pslsrv10)
  • PowerControlCenter
• Schlüssel und Alarmanlagencode erklären und aushändigen.

Verantwortlich Mitarbeiter:Agentursoftware-Supporter

• Agentursoftware Login/Zeiterfassung

Zweite Arbeitswoche

Verantwortlich Peter Norenkemper service@parasol-island.com

• Erneute Softwareschulung
  • Dateiserver (pslsrv10)
  • eMail
  • PowerControlCenter

Verantwortlich Mitarbeiter:Agentursoftware-Supporter

• Erneute Softwareschulung
  • Agentursoftware

Feedbackgespräch nach dem ersten Monat

Verantwortlich Geschäftsführer/Departementleiter

• Offene Fragen klären.
• Beiderseitigen Ersteindruck austauschen und analysieren.

Vertragsänderung

Verantwortlich Geschäftsführer/Departementleiter

1. Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung über den Inhalt der Vertragsänderung informieren.

Verantwortlich Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung

1. Vertragsänderung schriftlich vorbereiten und bereitstellen.
2. Vertragsänderung in MA Stammdaten (Administration/Mitarbeiter/Dokumentation/Verträge bzw. Persönliche Unterlagen) nach pflegen.
3. Vertragsänderung in DATEV nach pflegen.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Verantwortlich Geschäftsführer/Departementleiter

1. Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung informieren.
2. Peter Norenkemper service@parasol-island.com informieren.
3. Personalveränderung kommunizieren.

Verantwortlich Mitarbeiter:Lohnbuchhaltung

1. Relevante Unterlagen einfordern.

Verantwortlich Peter Norenkemper service@parasol-island.com

1. Arbeitsmittel zum Austrittsdatum einziehen und auf Vollständigkeit prüfen.
   1. Schlüssel
   2. Laptop
   3. Mobiltelefon
   4. Sonstiges
2. Accounts sperren.
   1. Computer- und E-Mailaccount (Active Directory).
   2. Power Control Center Account deaktivieren.
   3. VPN
   4. Agentursoftware
3. E-Mail Adresse in "unsorted" umleiten/konfigurieren.
4. E-Mail Adresse aus den relevanten Mailinglisten austragen.
5. Telefonliste pflegen.
6. Arbeitsplatz räumen.