Onboarding Projekt Management: Difference between revisions
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* eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten | * eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten | ||
* eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten | * eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten | ||
* Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] | * Erstellung von Timings in [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet] oder [https://asana.com/de/product/timeline Asana] | ||
* Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware] | *Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der [https://my.parasol-island.com/#/!//liga3000/de/start/welcomeChain.tpz Agentursoftware] | ||
* [https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung] | *[https://os.parasol-island.com/os_resources/users Ressourcenplanung] | ||
* FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]] | *FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe [[Partner Relations - Artbuying]] | ||
* interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams | *interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams | ||
* Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana] | * Verteilung von Tickets via [https://app.asana.com/ Asana] | ||
* Koordination von internen und externen Meetings | *Koordination von internen und externen Meetings | ||
* Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten | *Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten | ||
* Projektcontrolling | * Projektcontrolling | ||
* Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]] | *Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch [[Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"]] | ||
* QS | *QS | ||
* Erstellung von Rechnungen | * Erstellung von Rechnungen | ||
* Projektabschlüsse | *Projektabschlüsse | ||
== Nicht Deine Aufgaben == | |||
==Nicht Deine Aufgaben== | |||
* Kundenführung | * Kundenführung | ||
* Markenführung | *Markenführung | ||
* Markenberatung | * Markenberatung | ||
= Die Parasol Tools = | =Die Parasol Tools= | ||
== Parasol x Google == | ==Parasol x Google== | ||
''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.'' | ''Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.'' | ||
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== Google Chrome == | ==Google Chrome == | ||
''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].'' | ''Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn [https://www.google.de/chrome hier herunterladen].'' | ||
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== Essential Tools == | ==Essential Tools== | ||
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese: | Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese: | ||
===== [https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail] ===== | =====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Gmail_.2F_Kalender Google Mail]===== | ||
===== [https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive] ===== | =====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Google_Drive Google Drive]===== | ||
===== [https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol] ===== | =====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#my.2FParasol myParasol]===== | ||
===== [https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan] ===== | =====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Parasol_Ressourcenplanung Ressourcenplan]===== | ||
===== [https://app.asana.com/ Asana] ===== | =====[https://app.asana.com/ Asana]===== | ||
===== [https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware] ===== | =====[https://wiki.parasol-island.com/Onboarding_Termin_1#Zeiterfassung Agentursoftware]===== | ||
[https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet]<br /><br /> | [https://app.smartsheet.com/b/home Smartsheet]<br /><br /> | ||
= Workflow = | =Workflow= | ||
== Ressourcenplanung | == Ressourcenplanung== | ||
Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein. | Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld ('''bis Mittwoch eob''') und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein. | ||
=== Projekte === | ===Projekte=== | ||
Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Ressourcenplan ein.<br /> | Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein. <br /> | ||
=== Mitarbeiter === | ===Mitarbeiter=== | ||
BITTE AUSFÜLLEN <br /> | BITTE AUSFÜLLEN <br /> | ||
=== Freelancer === | ===Freelancer=== | ||
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden. | Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden. | ||
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== Asana == | ==Asana== | ||
=== Mir zugewiesene Tickets === | === Mir zugewiesene Tickets=== | ||
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings. | Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings. | ||
Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana. | Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana. | ||
| Line 82: | Line 82: | ||
Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich: | Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich: | ||
* Dir wird das Ticket vom Projektmanager, Kollegen aus der Kreation oder Redaktion zugewiesen.<br /> | *Dir wird das Ticket vom Projektmanager, Kollegen aus der Kreation oder Redaktion zugewiesen.<br /> | ||
* Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert. <br /> | * Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert. <br /> | ||
* Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können. | *Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können. | ||
Allgemeiner Ticket-Workflow | Allgemeiner Ticket-Workflow | ||
[[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]] | [[https://wiki.parasol-island.com/Asana hier]] | ||
=== Dateianhänge / Google Drive Links === | ===Dateianhänge / Google Drive Links=== | ||
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine | Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine | ||
==Dateiablage== | |||
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====Generell==== | |||
==== Generell ==== | |||
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt. | Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt. | ||
Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä.. | Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä.. | ||
* [KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG] | *[KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG] | ||
Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015: | Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015: | ||
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=== Ordnerstruktur === | ===Ordnerstruktur=== | ||
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt. | Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt. | ||
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<br /> | <br /> | ||
=== Archive === | ===Archive=== | ||
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts. | Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts. | ||
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== Urlaubsvertretung | ==Urlaubsvertretung== | ||
Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in. | Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in. | ||
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Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist: | Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist: | ||
# Ressourcenplanung | #Ressourcenplanung | ||
# Verteilung der Tickets via Asana | #Verteilung der Tickets via Asana | ||
# Ansprechpartner für Kunden kommunzieren | #Ansprechpartner für Kunden kommunzieren | ||
# Abwesenheitsnotiz einstellen | #Abwesenheitsnotiz einstellen | ||
__FORCETOC__ | __FORCETOC__ | ||
Revision as of 09:30, 9 August 2022
Dein Projekt Manager Inselleben
Job Description
Der/die Projektmanager*in ist für die Planung und Durchführung von Projekten unterschiedlicher Größe und Dauer zuständig.
Deine Aufgaben
- eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung von Projekten
- eigenverantwortliche Kundenbetreuung während der Umsetzung von Projekten
- Erstellung von Timings in Smartsheet oder Asana
- Erstellung von Budgetkalkulationen / KVAs in der Agentursoftware
- Ressourcenplanung
- FMAs (freie Mitarbeiter) anfragen und beauftrage --> siehe Partner Relations - Artbuying
- interne Schnittstelle und Zusammenarbeit mit Account, Konzeption, Redaktion, Design und Development Teams
- Verteilung von Tickets via Asana
- Koordination von internen und externen Meetings
- Steuerung von externen Dienstleistern und Freelancer, die auf deinen Projekten arbeiten
- Projektcontrolling
- Projektcontrolling Jour Fixes (Bei Projekten mit einem Budget von über 50.000,- €) --> siehe auch Projekt Controlling JourFixes "Braintrust"
- QS
- Erstellung von Rechnungen
- Projektabschlüsse
Nicht Deine Aufgaben
- Kundenführung
- Markenführung
- Markenberatung
Die Parasol Tools
Parasol x Google
Den Kern unsere Tool-Palette bilden die gängigen Google-Dienste wie Mail, Drive, Kalender und die zugehörigen Textverarbeitungsprogramme. Diese gewährleisten uns mobil und ortsunabhängig arbeiten zu können.
Der Zugang zum Großteil der weiteren Parasol-Tools erfolgt daher auch mit Hilfe des Google-Logins.
Google Chrome
Zur besseren Anbindung dieser Dienste benutzen wir Google Chrome als Webbrowser. Dieser sollte auf deinem Rechner vorinstalliert sein. Oder Du kannst ihn hier herunterladen.
Essential Tools
Neben den Programmangebot von Google nutzen wir eine ganze Reihe an - teilweise eigen(weiter-)entwickelten Tools, die Du für deinen täglichen Arbeitsablauf benötigst. Im Projekt Management-Team sind dies vorrangig diese:
Workflow
Ressourcenplanung
Als Projektmanager*in obliegt dir die gesamte Ressourcenplanung für dich und deine benötigten Projektressourcen. Mittwochs findet das Ressourcenmeeting für das Account- und Projektmanagement statt. Bitte plane deine Ressourcen bis zu diesem Meeting ein. Donnerstags erfolgt die gemeinsame Ressourcenanbstimmung für die Kreation gemeinsam mit den Teamleads. Die Planung sollte frühzeitig im Vorfeld (bis Mittwoch eob) und projektbasiert erfolgen und mögliche Überschneidungen im besten Falle schon geklärt sein.
Projekte
Jeder Projektverantwortliche plant eigenständig seine Projekte und trägt die benötigten Ressourcen im Hinblick auf die gesamte Projektdauer im Ressourcenplan ein.
Mitarbeiter
BITTE AUSFÜLLEN
Freelancer
Falls die internen Ressourcen nicht ausreichen oder ein besonderes Skillset gefragt ist, können in Absprache mit den Teamleads FMAs gebucht werden.
--> siehe Partner Relations - Artbuying
Asana
Mir zugewiesene Tickets
Jedes Projekt und jeder Task bedarf eines Briefings. Um Übergaben so einfach wie möglich zu gestalten und den Projektverlauf für jeden nachvollziehbar zu machen setzen wir hier auf Asana.
Der Ablauf und die Handhabung der Tickets sind dabei grundsätzlich für jedes Projekt gleich:
- Dir wird das Ticket vom Projektmanager, Kollegen aus der Kreation oder Redaktion zugewiesen.
- Wichtige Fragestellungen, Feedback, Zwischenstände oder natürlich die Finalisierung des Tasks werden innerhalb des Tickets kommuniziert.
- Neben dem Kommentar sind hier die Felder "Status", "Priorität" und "Zugewiesen an" mit den korrekten Parametern zu setzen, damit in der Ticketübersicht wichtige von weniger dringlichen Tickets oder fertiggestellte von sich in Bearbeitung befindlichen Tickets auf einen Blick unterschieden werden können.
Allgemeiner Ticket-Workflow [hier]
Dateianhänge / Google Drive Links
Alle unsere Dateien werden im Google Drive abgelegt. Zur Übermittlung der Daten werden die Freigabe-Links der jeweiligen Ordner oder Einzelbilder (je nach Projektumfang unterschiedlich) in das Kommentarfeld des Tickets eingetragen. Eine
Dateiablage
Nomenklatur
Generell
Alle Projekte, Ordner und Dateien werden in einer einheitlichen Namenkonvetion angelegt.
Diese setzt sich zusammen aus einer Abkürzung des Kundennamens, der zweistelligen Jahreszahl, dem Kürzel des Departments (3 bzw. 1 Zeichen lang) und der fortlaufenden Projektnummer. Im Anschluss folgt die genauere Bezeichnung des Projekts, Datei o.Ä..
- [KUNDE][JAHR][DEPARTMENT][PROJEKTNUMMER]_[BEZEICHNUNG]
Beispiel Weihnachtsprojekt für Penny 2015:
- PENNY15_INT46_Weihnachten_2015
Ordnerstruktur
Die gesamte Dateiablage im Interactive-Department findet auf dem Google-Drive statt.
Zu Beginn eines Projekts bekommst du einen Freischaltungslink zum Arbeitsordner.
Diese Ordner beinhaltet alle Dateien, die du für das Projekt benötigst.
Archive
Du kannst in jedem Unterordner einen Ordner "_archive" erstellen. Dieser ist das Archiv für alle vorangegangenen alten und korrigierten Layouts.
Am einfachsten hälst du hier Ordnung indem du alte Layouts in Unterordner mit dem jeweiligen Erstellungsdatum steckst.
Dieser Ordner ist immens wichtig, um den Überblick über den Projektverlauf zu wahren und um im Nachhinein Änderungen nachzuvollziehen oder auch auf ältere Versionen zurückzugreifen.
Urlaubsvertretung
Der Stellvertreter übernimmt die Aufgaben der/des Projektmanager*in.
Für jede/n Mitarbeiter/in ist eine Urlaubsübergabe anzulegen und hier abzulegen.
Bitte lest euch dazu auch noch einmal folgenden Artikel durch:
Was vor dem Urlaub neben der Übergabe zu tun ist:
- Ressourcenplanung
- Verteilung der Tickets via Asana
- Ansprechpartner für Kunden kommunzieren
- Abwesenheitsnotiz einstellen