Revision as of 15:17, 18 September 2019

Vorwort

Mit der Nutzung von Google Drive haben alle Projekt-Team-Mitglieder die Möglichkeit immer und von überall auf wichtige Daten eines Projektes zuzugreifen und mit anderen zu teilen.
Wir möchten Euch bitten alle Projekt-Daten unbedingt im entsprechenden Projekt-Ordner auf GoogleDrive abzulegen.

Alles Wichtige steht in der folgenden Anleitung:

Viel Spaß!

NEU Google Shared Drives (Geteilte Ablagen)

Geteilte Ablagen sind gemeinsam nutzbare Bereiche, in denen Teams ihre Dateien speichern und orts- sowie geräteunabhängig darauf zugreifen können.

Im Gegensatz zu "Meine Ablage" gehören die Dateien in geteilten Ablagen nicht einer einzelnen Person, sondern dem gesamten Team. Auch wenn jemand das Team verlässt, bleiben die Dateien am selben Speicherort und können von den anderen Mitgliedern weiterhin gemeinsam bearbeitet werden.

Google hat Best Practices und Tipps zusammengestellt, wie geteilte Ablagen optimal genutzt werden.

NEU: Information an alle für die Einführung von Google Shared drives (Geteilte Ablagen)

Google Shared drives (Geteilte Ablagen)!

Ab sofort werden die operativen Projekte aus der Agentursoftware in Google Shared Drives , statt in "My Drive, bzw. Meine Ablage / für mich freigegeben" angelegt. Dies in der Euch bekannten Struktur und Berechtigung.
In einer Übergangsphase von 6 Wochen werden beide Google Drive Lösungen aktiv sein. Für die vollständige Migration brauchen wir Eure Hilfe:
Sobald Euer Projekt neu in Google Shared Drives angelegt wurde, bitte auch ab sofort nur noch diesen nutzen.
Bei bereits laufenden Projekten in denen ihre bereits Projektdaten im alten Drive angelegt habt, bitte ich Euch diese nun in den neuen Drive Projektordner zu verschieben. Kleiner Tipp: Das geht auch per Drag&Drop!
Achtung: Durch die Neuanlage bereits laufender wird auch die Ordnerstruktur in Google Shared Drives neu angelegt.
Um nervige doppelte Projekt Unter-Ordner zu vermeiden, löscht diese doch unverzüglich nach der Anlage des neuen Team Drive und kopiert im Anschluss die Daten aus dem ursprünglichen Google Drive Projektordner.

Neues Projekt anlegen

Wenn ein neues Projekt in der Agentursoftware angelegt wird, wird ab sofort automatisch mit einer kleinen Zeitverzögerung von ca. 2-3 Min auch ein Projekt-Ordner im Google Shared drives erstellt.
Dieser Ordner wird je nach Auswahl der Projektbeteiligten im Google Shared drives angelegt und freigegeben (Dazu versendet Google Drive eine entsprechende eMail).
Bitte beim Anlegen des Projekts darauf achten, dass alle Personen die Zugriff erhalten sollen auch in den Projekt-Basisdaten ausgewählt sind.

Wo finde ich meinen Projekt Ordner

Die Projektordner findest du im Google Drive unter „Shared drives“ ("Geteilte Ablagen")

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Welcher Speicherort wird wann benutzt?

Bitte benutze ab sofort den Projektordner im Google Drive für das Daily Business
Ordner werden nur noch in Google Drive verwendet.
Alle anderen Dateien je nach Department werden wie gewohnt auf dem Fileserver oder in Shotgunabgelegt.
Nach Bedarf könnt Ihr aber entscheiden, ob Ihr auch andere Daten via GoogleDrive ablegen und "teilen" wollt. Dies ist vor allem dann zu empfehlen, wenn einige Team-Mitglieder von Ausserhalb am Projekt arbeiten.
Parasol OS wird "Eigentümer" aller GoogleDrive Projektordner und Dateien, diese Routine läuft einmal Nachts. Somit werden Eure eigenen GoogleDrive Accounts nicht mit den Projektdaten belastet.

Individuelle Ordner-Struktur pro Department

Jedes Department hat eine individuelle Projekt-Unter-Ordner-Struktur, derzeit wie folgt:
Ab sofort sind IMMER alle Projekt-Ordner auch mit der jeweiligen Projektnummer versehen
Projektordner in Google Drive sind für die Departments wie folgt:

Interactive/Digital und Another Slang:

Beispiel:

Animation/VFX und Film:
Zugriff nur für Projektverantwortliche und Supervisoren:

(Ein erweiterter Zugriff, falls erforderlich, wird von den Projektverantwortlichen manuell angelegt und geteilt)

NewBusiness & Account Management (DEV)

Alle anderen Department-Projekte erhalten nur einen Ordner Namens "Documents".

Ihr habt darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit weitere Ordner in Google Drive anzulegen und individuel freizugeben!

Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Projektbeteiligten, in der Agentursoftware, werden automatisch die Rechte vergeben.
Zusätzlich bleibt immer noch die Möglichkeit Berechtigungen manuell im Google Drive zu ändern.
User, die auf die Projektdaten in Google Drive keinen Zugriff mehr haben sollen müssen in Google Drive manuell entfernt werden.

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Rechtevererbung und individuelle Rechteeinstellungen - Achtung!

Bitte beachtet, dass die Rechte (Freigaben) in Google Drive vererbt werden. Alle User, die einen Schreib-&Lesezugriff auf den Projekt-Ordner haben, bekommen automatisch die gleichen Rechte für die Dokumente und Ordner, die Ihr dort neu anlegt!
Wenn Ihr Eure Kunden über die Freigabe (Rechts-Klick auf Ordner oder Datei "Freigeben/Share") einen Zugriff auf bestimmte Ordner oder Dateien geben wollt, so ist es aus Sicherheitsgründen zu empfehlen, daß Ihr die Personen als User hinzufügt (Angabe der eMail-Adresse).

Die "Link zum Freigeben"-Funktion (mit einer Link-URL) ist öffentlich, die URL kann also an jeden X-Beliebigen weitergeleitet werden. Das solltet Ihr also nach Möglichkeit aus Sicherheitsgründen vermeiden!
Individuelle Freigabeeinstellungen könnt Ihr durch den Link "Erweitert" (unten rechts) aufrufen und vornehmen.

Individuelle Freigabeeinstellungen lassen begrenzen Zugriff auf Ordner oder Dokumente für bestimmte Personen zu. "X" schleisst den User aus der Freigabe / Benutzung aus.
Individuelle Freigabeeinstellungen (zB. auf eigens angelegte Unterordner im Projekt) vererben die Zugriffsrechte ebenfalls innerhalb dort abgelegter Dokumente und weitere Unterordner.

Cross Verlinkung

Cross-Verlinkung von Google Drive zum Fileserver und zurück:

Auf dem Fileserver im Projektordner befindet sich die Datei Namens "GoogleDrive-Link.url".

EIn einfacher Doppelklick auf die Datei öffnet den Browser mit dem entsprechendem Google-Drive-Projekt
falls es nicht funktioniert: Drag & Drop der Datei auf Deinen Browser öffnet den Projektordner in Google Drive

in Google Drive befinden sich die Dateien "Fileserver-Mac.webloc" (für Mac User) sowie "Fileserver-Win.lnk" (für PC User):
Habt Ihr eine lokale Kopie von Google Drive auf Eurem System, so reicht ein einfacher Doppelklick auf die jeweilige Datei und der Fileserver wird vom Desktop entsprechend aufgerufen.
Benutzt Ihr Google Drive lediglich über den Browser, so müsst Ihr die Datei zunächst herunterladen und dann Doppelklicken oder Ihr öffnet die Datei und kopiert den Link "smb://192.168.50.10/pslsrv10/Projects/10SEC15_INT14_DriveTest12" um dann anschließen mit dieser URL eine direkte Netzwerkverbindung herzustellen.

(Für die Cross Verlinkung müsst ihr natürlich mit Eurem Rechner in unserem Netzwerk sein.)