Kundentermine/Meetings

Vor dem Kundentermin

Wenn es um Kundentermine mit Bewirtung geht, sollen diese spätestens 24h vor dem Eintreffen geplant werden.

Die Ausführung übernimmt das Front Office. Um also einen reibungslosen Ablauf zu schaffen,

schickt dazu bitte eine eMail mit allen wichtigen Infos an: meeting@parasol-island.com

Ein Standard Leitfaden findet Ihr hier:

• Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit von/bis)
• Raum (Düsseldorf/Berlin, Raum HH Konferenzraum 1. OG Teheran, VH Konferenzraum 1. OG Glashaus etc...)
• Anlass
• Anzahl Personen (inkl. Parasols) mit Namen u. Firma/Agentur
• Projektnummer
• Gewünschte Bewirtung (Essenvorschlag: Catering).
• Gibt es Allergiker, Intoleranzen,Veganer usw.
• Restaurant buchen/Tischreservierung (Uhrzeit, Sitzplatzwünsche, Anzahl Personen)
• Gewünschte technische Unterstützung (Flipchart, Moderatorenkoffer, et.)
• Flughafenabholung, sonstiges Shuttle
• Specials Meeting Raumgestaltung (Blumen, Kundenpräsente, etc.)
• Aufmerksamkeit zur Parksituation Parking Policy

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Wichtig ist auch die Kundentermine/Meetings im Kalender einzutragen.
Folgende Infos müssen im Kalender Eintrag hinterlegt werden:

• Anlass
• Raum
• Datum und Uhrzeit
• Meeting-Host
• Kundenname
• Agentur/Firma
• Bewerber, Freelancer, Lieferanten
• Berater, z. B. Bank oder Steuerprüfer, sonstige Geschäftsführer-Termine

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Meeting Anlässe

Kundenbesuch, Agenturbesuch

• PPM (Pre-Production Meeting, Produktionsbesprechung)
• Projekt Kick-off, Projektbesprechung
• Schulterblick
• Abnahme, Zwischenabnahme
• Workshop mit Kunden

Job Interviews, Kennenlernen von Freelancer

• Bewerbungsgespräche
• Probetage, Einladung zu Testaufgaben

Interne Meetings

• Interne Projektbesprechungen
• Mitarbeitergespräche

Telefonkonferenzen

• Telkos intern
• Telkos mit Kunden, Team/Crew

Daily Meetings

• Ressourcenmeetings der Departments
• Jour fixe

Workshops

• interne Schulungen
• Workshops mit Kunden

Management Meetings

• Geschäftsführer Meetings
• Head Of Meetings
• Banktermine
• Steuerberater, Steuerprüfung
  

Catering

Den Leitfaden findet Ihr hier: Catering

Ihr findet dort Inspirationen von unseren Lieblings Caterern, in Düsseldorf und Berlin.

Informationen was sie anbieten, wo sie sich befinden, etc.

Checkliste Meeting Raum

Bestandteil der Running Order: Wird täglich vom Front Office über Asana bearbeitet.

• Meeting Raum muss 15 min vor dem anberaumten Termin fertig sein, also zeitig, mind. 30 min vorher mit Vorbereitung starten

• sauber und aufgeräumt
• Aufgeräumtheit Empfang, Hof (Laufwege frei, kein Müll..)
• frische Luft
• ausreichend Stühle
• Catering Standards: Catering

• Arbeitsmaterialien bereit legen:
  • Fernbedienungen von Screen + Verstärker bzw. Beamer
  • Maus/Trackpad
  • P-Blöcke u. P-Stifte

Wichtig: Der Meeting Raum sollte bei längeren Meetings alle 60 - 120 Minuten kontrolliert werden. Kurzer Blickkontakt mit dem Meeting-Host alles ok ist, dann Abfrage nach Getränken. Leere Flaschen/Geschirr/Besteck bei der Gelegenheit einsammeln. Dies erhöht den Aufmerksamkeits- und Wohlfühlfaktor unserer Besucher enorm.

Der Meeting-Host hat auch immer die Möglichkeit, das Front Office telefonisch, eMail oder Hangout zu kontaktieren.

Kunden Welcoming

Gästeempfang LogIn Buch, NDA

• Frontoffice Assistant verbindet Besucher (Kunden, Freelancer, Bewerber, Lieferanten) mit zuständigem Host (Producer, …) und begleitet Besuch zum jeweiligen Meeting-Ort oder
• Alternativsituation: Host holt Besuch persönlich ab

→ Besuch wird freundlich eingeladen im Front Office Platz zu nehmen, erstes Anbieten von Kaffee/Tee

Beim Welcoming müssen..

• die Kunden sich ins LogIn Buch eintragen

• die Kunden die Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben

Insel Rundgang bei Neukunden

Nicht selten werden Neukunden durchs Haus geführt à la this is where we work.

Vorab schreibt der Meeting-Host eine Rundmail ans gesamte Team mit der Bitte, dass jeder selbstständig rund um seinen Arbeitsplatz Ordnung hält.

Außerdem wird darauf hingewiesen, Projekte anderer Kunden weitestgehend uneinsichtig zu machen

Checkliste Front Office vor dem Inselrundgang:

• Kontrolle der Büroräume

• Kontrolle der Küchenzeile + Küche

• Innenhof clean?

Besonderheiten

Airport pick-up, Abholung vom Hauptbahnhof

Auf Wunsch organisiert das Front Office die Ankunft von Gästen, zum Beispiel Neukunden die per Flugzeug anreisen oder Regisseure.

Wie eine Anleitung aussehen kann für die Abholung am Flughafen für Kunden:

Da wir nicht wissen, aus welchem Ausgang Sie kommen, möchten wir Sie bitten, mit dem Aufzug auf die Abflugebene, direkt einen Stock höher zu fahren. Unser Fahrer wartet am Anfang der Zufahrt zum Abflug Terminal B. Das Fahrzeug ist ein BMW i3 D-PI-222. Zur Erkennung wird der Fahrer ein Schild mit dem Namen bereit halten.

Sollte etwas schief laufen, melden Sie sich bitte unter der Nummer: 02111592200. Dann werden wir eine schnelle und passende Lösung finden.

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Pick-up Checkliste

• Liegen Ankunftsdaten vor
• Poolcar im Kalender blocken
• Poolcar voll betankt und sauber von innen/außen
• Charmante, sichere Autofahrer beauftragen aus dem Team
• Kleine Wasserflaschen (im Sommer gekühlt!) im Wagen bereithalten
• Kommunikation mit dem Kunden über Treffpunkt über Producer/Projektmanager laufen lassen und vergewissern, dass alle auf dem gleichen Stand sind was Treffpunkt betrifft
• Skizze, Briefing anfertigen
• Namensschild anfertigen, auf Clipboard dem Fahrer mitgeben

Rechnung

Taxi

Rheintaxi 0211 21 21 21 → bitte immer Fahrgastnamen angeben

my.taxi kann man online bestellen, bezahlen und bekommt immer eine Rechnung: https://mytaxi.com/de?gclid=EAIaIQobChMI4NGO8dPe4AIVqDLTCh0k2QdCEAAYASAAEgJoG_D_BwE

Ein Taxi-Stand für ganz kurzfristige Aufbrüche befindet sich direkt an der Bilker Kirche.

Kundengeschenke, Goodies

Auf Wunsch/Anmeldung des Meeting-Host halten wir Parasol-Goodies bereit: Notebook-Set mit Kugelschreiber, Tshirts, Festivalposter oder was auch als Geschenk/Goodie rausgegeben werden soll. Dazu dann kurzes Briefing.