Leapsome

Einführung

Leapsome bietet Feedback von Mitarbeiterengagement, Performance Management, Goals bzw. OKRs und einfache Dokumentation aus einer Hand. Wir setzten Leapsome parallel zu Personio ein, da Leapsome für die Dokumentation der Mitarbeiter Entwicklung (GROW) sehr viel geeigneter und in der täglichen Anwendung handhabbarer ist.

Die Abgrenzung zu Personio

	Mitarbeiter Administration wie Verträge, Anwesen und Abwesenehiten	Feedback, Ziele und Mitarbeiter-Entwicklung (GROW)
Personio	✔︎	🚫
Leapsome	🚫	✔︎

Spontanes (Instant) Feedback

In diesem kurzen Video über die Nutzung von Leapsome geht es um „konstruktives, kritisches Feedback“ und „positives Feedback“.

Generell ist davon auszugehen, dass Feedback, egal ob positiv oder negativ, von Sender und Empfänger anders verstanden wird.

Deshalb Feedback immer erst persönlich besprechen und hierbei penibel darauf zu achten bei dem einen Thema zu bleiben. Im Anschluss muss die Führungskraft, also niemals der Mitarbeiter selber, das Feedback dokumentieren. Als kleine Hilfestellung taugen Formulierungen wie „Ich habe Dich/uns so verstanden, dass …“ und das Ziel des Feedbacks maximal konkret, also WER, WAS, WANN zu formulieren.

In meinem Beispiel Case geben ich John Feedback auf eine Präsentation, in der er ein gutes Arbeitsergebnis präsentiert hat, aber 10 Minuten zu spät gekommen ist. Ich habe vorher mit ihm gesprochen und ihm die Möglichkeit gegeben, Stellung zu nehmen.

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Spontane oder Jahresziele

In diesem kurzen Video geht es darum, ein Ziel mit einem Mitarbeiter zu vereinbaren. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um ein Jahres Ziel, oder ein kurzfristig zu erreichendes Ziel handelt.

Mein Learning aus der Vergangenheit ist, dass langfristige Ziele häufig in Vergessenheit geraten und ihre Wirkung verfehlen. Ich möchte Euch motivieren, die Entwicklung eurer Mitarbeiter in kurz laufende, einfache und Kompakte Ziele zu strukturieren. Im folgenden Beispiel im Rahmen einer Excel Fortbildung für John, damit er für die Kunden-Reportings nicht immer so lange braucht…

Ich sitze gerade in meinem Gespräch mit John und gebe ihm die Möglichkeit, sein Ziel mit zu gestalten. Wenn wir uns einig sind, formuliert John sein Ziel mit mir zusammen in Leapsome. Es ist absolut erfolgskritisch, dass John sein Ziel für sich selber formuliert und dokumentiert. Nur so könnt ihr sicherer sein, dass ihr Beide ein identisches Verständnis habt und für John klar ist, dass es sein Ziel ist, das er für sich selber erreichen möchte.

Bis auf eine gute Formulierung, bei der sich John auch von ChatGPT helfen lassen kann, führt Leapsome ihn komplett durch den Ablauf.

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Zyklische Feedback- und Leistungsbeurteilungsgespräche

Verantwortlich

Fachlicher Vorgesetzter.

Durchführung

Innerhalb von zwei Wochen vor oder nach dem Stichtag.

Zyklus 
Neue Mitarbeiter

• Nach einem Monat (freiwillig und nur auf Seiten des neuen Mitarbeitenden)
• Nach 3 Monaten
• Nach 5 Monaten

Zyklus 
Aktive Mitarbeiter außerhalb der Probezeit

• Jährliches ​​Feedback- und Leistungsbeurteilungsgespräch mit Zielvereinbarung

Leapsome

Ablauf zum (ersten) Jahresgespräch mit Leapsome:

FFK = Fachliche Führungskraft

DFK = Disziplinarische Führungskraft

1. Gespräche erfolgen zyklisch in Abständen von 12 Monaten nach Eintrittsdatum und Beendigung der Probezeit
2. Alle Gespräche von Leapsome erfolgen automatisch
3. Die Kalendereinladung via Google muss die FFK selber Einstellen
4. Die FFK bekommt rechtzeitig eine Email für einen neuen Review Zyklus
5. Für die meisten Gespräche ist es vorgesehen, dass die FFK „Peers” 
– also andere Kollegen die ebenfalls feedbacken sollen – definiert. Mindestens der DFK sollte immer „Peer” sein. Für das Festlegen der Peers hat die FFK 3 Tage Zeit
6. Im Anschluss bekommen der Mitarbeiter und die Peers einen Fragebogen/Review zur Vorbereitung. Jeder hat 7 Tage Zeit, um das Review auszufüllen
7. Die FFK hat 10 Tage für das Ausfüllen des Reviews Zeit
8. Die FFK bekommt das Feedback des MA und der Peers erst zu sehen, wenn Du dein eigenes Feedback abgeschlossen hast
9. Den Termin selbst dokumentierst Du in Leapsome. Innerhalb des Termins/der Termine kannst du deine Antworten noch bearbeiten. Der Termin sollte 14 Tage nach Eintragen der Review-Inhalte stattfinden
10. Zum Abschluss musst du als FFK mit deinem Mitarbeiter die besprochenen Punkte in den entsprechenden Textfeldern zusammenfassen und auf "Unterzeichnen" klicken

Zielvereinbarungen während des Jahresgespräch mit Leapsome

Währenddessen ihr in eurem Jahresgespräch seid und die Zielerreichung aus dem letzten Jahr besprecht, vereinbart ihr auch direkt die neue Ziele für das neue Jahr.

1. Zur Gesprächsvorbereitung erstellt ihr als FFK mit „Quick Actions/ Neues Ziel” bei „Worum geht es” das Ziel Briefing (S.M.A.R.T.) für eurem Mitarbeiter (Details in Miro).
2. Im Anschluss bittet ihr euren Mitarbeiter, sich für euer Gespräch Gedanken über seine konkrete, messbare Zielerreichung zu machen.
3. In eurem Jahresgespräch vereinbart ihr dann unter „Wie wird Fortschritt gemessen?/ Beschreibung” das konkret zu erreichende Ziel (S.M.A.R.T.).

Sofort Gespräch / Instant Feedback 
auslösen (Ehemals Eindrücke)

Wie Dokumentiere ich ein 
AdHoc Feedback Talk, Eindruck o.ä.

Am unteren Rand auf "Quick Actions" gehen und auswählen zwischen:

• Feedback geben -> Nur Sichtbar für FK und Mitarbeiter
• Lob geben -> Für alle Sichtbar
• Feedback Anfragen -> Ebenfalls nur Sichtbar für FK und Mitarbeiter
• Private Notiz erstellen -> Dient als Notiz über einen späteren Review. 
Nur für die Person selbst Sichtbar

Siehe dazu auch Miro Board

Jour fixe mit Leapsome

Mit der "Meetings" Funktion könnt ihr schnell und Einfach Meetingprotokolle für einen Jour fixe Kundenmeeting o.ä. erstellen. Geht dazu auf den Reiter "Meetings" > "Aktionen" > "Neues Meeting erstellen", klickt auf "Google Calendar synchronisieren" und wählt den entsprechenden Termin aus. Leapsome fügt automatisch alle Teilnehmer des Termins hinzu. Wählt dann eine Vorlage aus. Aktuell gilt die Vorlage "General Meeting" als Best Practice. Vorlagen, kann HR gerne auf eure Bedürfnisse anpassen.

Sichtbarkeit von zyklischem Feedback- und Leistungsbeurteilungsgesprächen

Da uns Transparenz sehr wichtig ist, sind die Review-Ergebnisse ab einem gewissen Punkt immer für Dich als Teilnehmenden sichtbar.

Einen Unterschied in der Sichtbarkeit macht allerdings die Zyklus-Art.

Wir haben vier verschiedene Vorlagen:

1. First Month Checkout:
   1. Wann? Einen Monat nach Anstellung
   2. Was? Freiwillige Selbsteinschätzung ohne Manager-Review
   3. Sichtbarkeit? Selbsteinschätzung sichtbar für Führungskraft
2. Feedback nach dem dritten Monat/Bergfest:
   1. Wann? Drei Monate nach Anstellung
   2. Was? Selbsteinschätzung, Manager-Review und Peer-Review
   3. Sichtbarkeit? Error creating thumbnail: File missing
3. Probezeit-Endgespräch nach dem 5. Monat:
   1. Wann? Fünf Monate nach Anstellung
   2. Was? Selbsteinschätzung, Manager-Review
   3. Sichtbarkeit? Error creating thumbnail: File missing
4. Mitarbeiter-Feedback Gespräch (alle 12 Monate)
   1. Wann? Nach Beendigung der Probezeit alle 12 Monate
   2. Was? Selbsteinschätzung, Manager-Review und Peer-Review
   3. Sichtbarkeit? Error creating thumbnail: File missing

Q&A

Was passiert mit MISSION?

Wird vorerst ausgesetzt und soll in Zukunft in veränderter Form weiterbestehen.

Gibt es eine Schnittstelle zu Personio?

Die Konfiguration von Leapsome erfolgt und verantwortet HR.

Was passiert bei Zielerreichung?

Das muss die jeweiligen Führungskräfte in der Ziel Formulierung festlegen.

Wann sollen Ziele formuliert werden?

Am besten so früh wie möglich. Ansonsten im Laufe des Jahres.

Haben wir die Eindrucksfunktion noch?

Nein, Eindrücke werden in Zukunft in Leapsome via „Instant Feedback” gegeben.

Was ist mit bestehenden Zielen?

Alle Ziele aus „Mission” wurden in Leapsome übertragen und sind natürlich Gegenstand bzw. Grundlage des Leapsome Jahresgesprächs.

Was ist mit bestehenden Feedbacks?

Bestehende Feedbacks aus „Mission" wurden als „Instant Feedback” in Leapsome übertragen.

Bestehende Feedbacks/Leistungsnotizen aus „Personio" wurden nicht übertragen. Dies bitte als FFK vor/bei dem ersten Gespräch mit Deinem MA als „Instant Feedback” nach Leapsome übertragen.

Was ist mit vergangenen Gesprächen?

Vergangene Gespräche aus „Personio" wurden nicht übertragen. Diese müsst ihr bitte „manuell” berücksichtigen.

Wohin gehören Notizen, die der/die MA nicht, aber die HR/GF sehen soll.

Diese Notizen gehören in Personio unter Performance (Performance-Noitzen).

Wie führe ich ein außer zyklisches, spontanes Feedback- und Leistungsbeurteilungsgespräche mit Leapsome

Über die Funktion "Instant Feedback". Beachte hierbei, dass die Person um die es geht das Feedback immer sehen kann.

Wie/wo kann ich den Status der Reviews/ Feedback- und Leistungsbeurteilungsgespräche in meinem Team kontrollieren?

Auf den Bereich Reviews gehen, unter Team Fortschritt.

Peer - Was ist das? Wer sieht meine Bewertung?

Ein Peer-Feedback ist ein Feedback von einer weiteren Person die nicht unbedingt ein Teammitglied oder Führungskraft ist. Wenn du ein Feedback als Peer ausfüllen musst sieht dein Feedback welches du gibst immer nur die Führungskraft der jeweiligen Person und Admins. Sonst niemand. Es werden hier auch keine Notifications ausgelöst.

Wer sieht hier gerade was?

Es gibt mehrere Personenkreise die einen Review ausfüllen können, seie es als Peer, als Führungskraft oder als Selbsteinschätzung. Damit du immer weißt, wer hier was Lesen kann, gibt es ganz unten eine kleine Legende bei der ihr immer die wichtigsten Notes angezeigt bekommt. Error creating thumbnail: File missing

Instant Feedback

Hier wird ausschließlich Feedback wie Lob oder Kritik nach persönlicher Ansprache hinterlegt. Die Private Notiz ist hierbei völlig ungeeignet, da der Mitarbeiter dies nicht sieht und folglich im Fall der Fälle auch keine Dokumentation zur persönlichen Verbesserung sieht. Deswegen ist es wichtig, dass solch ein Feedback immer zeitnah erfolgt. Das Feedback, welches ihr Dokumentieren wollt ist immer für die jeweilige Person sichtbar um die es geht und der Führungskraft. Auch hier gibt es eine Legende:

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How to zyklische Jahresgespräche - Videoerklärung

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